Je verzuimfactuur: weet jij waarover je spreekt?

In 2024 ging in België voor het eerst meer dan 10% van alle werkdagen verloren aan verzuim. Voor organisaties vertaalt dat zich in substantiële kosten. Toch hebben veel HR-managers geen zicht op het totale kostenplaatje van verzuim in hun organisatie. Dat reikt namelijk veel verder dan de niet-gepresteerde uren.

Directe verzuimkosten: de basiscomponent

De directe kosten omvatten de loonkosten van niet-gepresteerde uren. Volgens SD Worx kost het kortverzuim werkgevers 1.580 euro per werknemer per jaar (bron: verzuimrapport 2024). Voor een kmo met 100 medewerkers komt dit neer op een bedrag van bijna 160.000 euro.

Het gaat hier over een gemiddelde over alle sectoren heen. Wil je je directe verzuimkosten nauwkeuriger berekenen, vermenigvuldig dan het aantal niet-gepresteerde uren (door verzuim) met het gemiddelde uurloon in jouw organisatie.

Indirecte kosten: structureel maar minder zichtbaar

Naast directe kosten zijn er indirecte kosten die vaak minder opvallen, maar een groot effect hebben op de totale verzuimfactuur.

Concreet:

• meer overuren die je moet uitbetalen,
• kosten voor tijdelijke vervanging (bv. interimmers, freelancers),
• structurele overcapaciteit.

Organisatorische gevolgen

Hoewel sommige effecten niet exact kunnen worden becijferd, zijn ze wel relevant in de evaluatie van de totale impact van verzuim. Vooral bij frequent kortverzuim kunnen deze gevolgen zich sterk laten voelen.

Denk aan:

• gebrek aan continuïteit,
• lagere productiviteit,
• hogere interne werkdruk,
• risico op service- of kwaliteitsvermindering,
• mogelijk verloop.

Omdat deze kosten heel moeilijk meetbaar zijn, wordt soms deze formule gehanteerd:
totale verzuimkosten = directe kosten × 2,5. Een organisatie die bijvoorbeeld 160.000 euro directe kosten noteert, komt zo uit op een totale kost van ongeveer 400.000 euro per jaar – een hallucinant bedrag.

Bijkomende financiële verplichtingen vanaf 2026

Het regeerakkoord voorziet in een aantal extra maatregelen vanaf 2026. De belangrijkste is de zogeheten solidariteitsbijdrage: werkgevers met minstens 50 medewerkers betalen 30% van de ziekte-uitkering (RIZIV-kosten) van medewerkers die langer dan 30 dagen arbeidsongeschikt zijn.

Volgens het begrotingsakkoord zou dat voor de 2e tot en met de 5e maand van de afwezigheid zijn. Voor veel organisaties betekent dat ongeveer 800 euro per langdurig zieke per maand. Info over de precieze timing ontbreekt nog, want deze afspraak in het begrotingsakkoord moet nog in wetgeving worden omgezet. (Bron: SD Worx).

Laat je verzuimkosten niet ontsporen!

Een correcte raming van de verzuimkosten is dus een noodzakelijke voorwaarde om de juiste beleidskeuzes te maken. Door zowel directe, indirecte als toekomstige wettelijke kosten in kaart te brengen, krijg je een inzicht in de werkelijke impact en heb je een solide basis om een gefundeerde businesscase op te bouwen.

Benieuwd hoe hoog jouw verzuimkosten oplopen?

Je komt het te weten tijdens dit webinar. Bart Teuwen, verzuimexpert bij Mensura en Diederik Benders, CEO van Otherside At Work, leggen haarfijn uit hoe je zelf je verzuimfactuur berekent. Maar ook: wat je kan besparen met een geïntegreerde verzuimaanpak.