Wat zijn de juridische aandachtspunten voor 2024 voor HR ?

Dat de Belgische regelgeving op HR-vlak niet stilstaat, is een understatement. Ook in 2023 werden we om de oren geslagen met nieuwe wetgeving op sociaal vlak. Naar aanleiding van de aanstaande jaarwissel naar 2024 maken we de balans op over de juridische aandachtspunten waarmee we in de komende weken en maanden rekening moeten houden. We belichten enkele hiervan samen met Olivier Wouters, advocaat-vennoot bij Claeys & Engels.

Op veel HR-departementen is het binnenkort alle hens aan dek voor de sociale verkiezingen. Wat is jouw top drie van aandachtspunten?

OLIVIER WOUTERS: “In de eerste plaats moeten werkgevers nagaan of ze naast hun werknemers ook stemgerechtigde uitzendkrachten tewerkstellen. Uitzendkrachten mogen bij de gebruiker stemmen als ze in de periode van 1 november 2023 tot en met 31 januari 2024 gedurende 32 arbeidsdagen hebben gepresteerd, ook als die dagen elkaar niet opvolgen.

Daarnaast valt de toename van de digitalisering van het verkiezingsproces op, met in deze verkiezingsronde als belangrijkste nieuwigheid de mogelijkheid om de kiezers per e-mail op te roepen. Hiervoor is een unaniem akkoord nodig van de ondernemingsraad en het preventiecomité (of bij afwezigheid hiervan, de vakbondsafvaardiging) tegen dag X. Dit kan dus niet in ondernemingen zonder overlegorganen. Bovendien moeten de werknemers beschikken over een professioneel e-mailadres bij de werkgever en toegang hebben tot een computer van de werkgever.

Als derde punt denk ik aan de start van de occulte beschermingsperiode voor de kandidaten half januari 2024. HR-verantwoordelijken wijzen dus best hun collega’s van de business op het belang van de timing voor eventuele ontslagen.”

Over ontslag gesproken, welke recente wijzigingen zijn hierover te melden?

OLIVIER WOUTERS: “Het gaat om een tweevoudige wetswijziging. Sinds eind oktober 2023 bedraagt de opzeggingstermijn voor alle werknemers die ontslag nemen maximum 13 weken. Dit geldt ook wanneer de arbeidsovereenkomst al vóór 1 januari 2014 van start gegaan is. Voor hen valt de dubbele fotoregeling dus weg. Wel houdt men rekening met de volledige anciënniteit bij de werkgever om de opzeggingstermijn te bepalen, weliswaar tot aan het plafond van 13 weken.

De andere wetswijziging sinds eind oktober gaat over de situatie waarin de werkgever een einde stelt aan een arbeidsovereenkomst die gestart is vóór 1 januari 2014. De werkgever moet nog steeds de “dubbele fotoregeling” hanteren maar de wet bepaalt nu uitdrukkelijk dat wanneer op 31 december 2013 een geldige opzeggingsclausule bestond, deze clausule voor de berekening van het eerste deel van de opzeggingstermijn nageleefd moet worden. De wet verankert hiermee de rechtspraak van het Grondwettelijk Hof in dit verband. Opvallend is wel dat de wetgever geen onderscheid maakt tussen de clausules die in het voordeel zijn van de werknemer of de werkgever. Het volstaat dat de clausule geldig was en nog bestond op 31 december 2013.”

Hoe heeft de wetgever de administratieve last bij het invoeren van een cao nr. 90-bonus verlicht?

OLIVIER WOUTERS: “Er is voor de invoering van de cao nr. 90-bonus een vereenvoudiging van de procedure voor werkgevers zonder vakbondsafvaardiging. Deze bedrijven hebben de keuze om de bonus toe te kennen via een cao of via een toetredingsakte. Wanneer de werkgever opteert voor de toetredingsakte, moet hij aan alle werknemers het ontwerp van het bonusplan bezorgen en een opmerkingenregister voorzien, dat bestemd is voor de externe directie van het Toezicht op de Sociale Wetten. Sinds februari 2023 moet de werkgever het register enkel nog bezorgen als het opmerkingen bevat. Voor een blanco opmerkingenregister is deze verplichting dus weggevallen. Daarnaast heeft de wetgever duidelijkere geldigheidsvoorwaarden bepaald om de toetredingsakte neer te leggen. Het was immers niet altijd duidelijk op basis van welke elementen de FOD WASO de neerlegging kon weigeren. De wet biedt sinds februari 2023 meer houvast.

Er kan voortaan sprake zijn van meervoudige, associatieve en vermeende discriminatie. Kan je dit even duiden?

OLIVIER WOUTERS: In juli 2023 werd de anti-discriminatiewet aanzienlijk uitgebreid. Zo erkent de wetgever het concept van de meervoudige discriminatie. Het gaat enerzijds om een cumulatieve discriminatie, d.w.z. discriminatie op grond van meerdere beschermde criteria die bij elkaar worden opgeteld, maar die scheidbaar blijven. Daarnaast kan er voortaan sprake zijn van intersectionele discriminatie, d.w.z. discriminatie op grond van meerdere criteria die op elkaar inwerken en onscheidbaar worden. De verruiming zal er toe leiden dat bijkomende situaties als discriminatoir kunnen worden beschouwd. Ook de sancties werden verruimd doordat een rechter de schadevergoeding meermaals kan opleggen naar gelang het aantal geschonden beschermde criteria.

Er is ook een nieuw beschermd discriminatiecriterium “gezinsverantwoordelijkheden”. Waarover gaat het?

OLIVIER WOUTERS: “De wet ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen vervangt het criterium “geslacht” door 11 beschermde criteria. Volledig nieuw is het criterium “gezinsverantwoordelijkheden”. Het gaat om de zorgtaken die ouders hebben ten aanzien van kinderen en de verloven die zij daarvoor kunnen opnemen. Ook elke vorm van zorg of steun voor familieleden die nood hebben aan sociale, familiale of emotionele bijstand valt onder dit criterium. De wetgever wil hiermee personen die dergelijk verlof wensen op te nemen beschermen tegen een nadelige behandeling omwille van de zorg of steun die zij verlenen.

Over de responsabilisering in het kader van de terugkeer van langdurige zieke werknemers is al veel inkt gevloeid. Hoe zit dit juist?

OLIVIER WOUTERS: “Sinds januari 2023 geldt een financiële sanctie voor werknemers die niet reageren op de oproepen van de “terug-naar-werk-coördinator”. Daarnaast moet de werkgever die te maken heeft met een buitensporige instroom van werknemers in invaliditeit elk kwartaal een responsabiliseringsbijdrage aan de RSZ betalen. Dit geldt voor werkgevers met gemiddeld minstens 50 werknemers. Om de betaling van deze bijdrage te vermijden of te beperken, is het raadzaam dat een werkgever de snelle terugkeer naar het werk van arbeidsongeschikte werknemers stimuleert. Eventueel zou dit kunnen via het re-integratietraject voorzien in de Codex over het welzijn op het werk. Als een dergelijke terugkeer onmogelijk lijkt, kan onder bepaalde voorwaarden ook de procedure voor een beëindiging van de arbeidsovereenkomst wegens medische overmacht worden overwogen.”

Er is veel recente wetgeving die ook gevolgen heeft voor de tekst van het arbeidsreglement en de arbeidsovereenkomst. Wat moet er aangepast worden?

OLIVIER WOUTERS: “Ja dat klopt. Naast de reeds bestaande verplichte vermeldingen, moeten in het kader van de vorig jaar in werking getreden Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden, de Arbeidsdeal en de Wet over de arbeidsongeschiktheid, de teksten van het arbeidsreglement en de individuele arbeidsovereenkomst aangepast worden. Veel van onze cliënten zijn dan ook de voorbije weken bezig geweest om deze teksten in lijn te brengen van de nieuwe wetgeving. Dit is niet onbelangrijk omdat er strafsancties opgelegd kunnen worden wanneer bepaalde informatie onvolledig, onjuist, niet-tijdig of gewoonweg niet wordt meegedeeld.”

En er zijn ook nieuwe regels over opeenvolgende arbeidsovereenkomsten?

OLIVIER WOUTERS: “Ja dat klopt. Voorheen kon je stellen dat het wettelijk niet verboden was om arbeidsovereenkomsten voor bepaalde duur en vervangingsovereenkomsten te doen opvolgen. Het Grondwettelijk Hof verwierp deze stelling echter in 2021, en de wetgever heeft daarom moeten ingrijpen. Sinds begin mei 2023 beperkt een nieuw artikel in de Arbeidsovereenkomstenwet voortaan de totale duur van de opeenvolging van een of meerdere overeenkomsten voor bepaalde duur of voor een duidelijk omschreven werk en een of meerdere vervangingsovereenkomsten tot twee jaar. Indien deze periode overschreden wordt, zullen de regels van de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur van toepassing zijn.

Hierop bestaan twee uitzonderingen. De eerste gaat over de situatie waarin de onderbreking tussen de opeenvolging van overeenkomsten te wijten is aan de werknemer. De tweede gaat over de situatie waarin de vervangingsovereenkomst volgt op een opeenvolging van overeenkomsten voor bepaalde duur of voor een duidelijk omschreven werk die door de aard van het werk of door een andere wettige redenen zijn gerechtvaardigd. In dit geval wordt deze vervangingsovereenkomst eenmalig buiten beschouwing gelaten, en mag de totale duur maximum drie jaar bedragen.”

Voor wie ziek valt tijdens zijn vakantie gelden binnenkort ook nieuwe regels. Hoe behoudt de werknemer zijn recht op vakantie?

OLIVIER WOUTERS: “Tot eind 2023 is het zo dat wanneer een werknemer ziek wordt tijdens zijn vakantie, de vakantiedagen niet omgezet worden in ziektedagen. De werknemer is deze vakantiedagen dus kwijt. Vanaf vakantiejaar 2024 verandert dit. Dagen van arbeidsonderbreking omwille van gewone ziekte, een beroepsziekte, een (arbeids)ongeval, moederschapsrust of vaderschapsverlof, geboorteverlof, profylactisch verlof, adoptieverlof of pleegouderverlof of pleegzorgverlof, zullen niet meer als jaarlijkse vakantiedagen aangerekend mogen worden. Wie geconfronteerd wordt met één van deze schorsingsgronden tijdens zijn vakantie, zal geen vakantiedagen meer verliezen. De werknemer zal de verloren vakantiedagen op een later tijdstip kunnen opnemen. Hij moet hiervoor een aantal formaliteiten naleven die de werkgever moet opnemen in het arbeidsreglement. Bovendien geldt vanaf vakantiejaar 2024 dat werknemers niet-opgenomen vakantiedagen tot 24 maanden na het einde van het vakantiejaar kunnen opnemen wanneer de oorzaak van de niet-opgenomen vakantie te wijten is aan één van die schorsingsgronden. Het enkel vakantiegeld voor de overgedragen vakantiedagen zal in het vakantiejaar uitbetaald worden. Dit betekent dat de werknemer op het ogenblik van de opname van de overgedragen vakantiedagen geen vakantiegeld ontvangen.”