fbpx

Van controlearts naar strategische partner in verzuimbeleid

  • Wellbeing in HR
  • >
  • Van controlearts naar strategische partner in verzuimbeleid

Stuur je een controlearts of niet wanneer een medewerker zich ziek meldt? Dat hangt af van je verzuimbeleid. Of heb je dat niet? Of kennen je medewerkers het niet? Zonder verzuimbeleid wordt het koorddansen en is de kans niet gering dat je eraf dondert. Hoe je het wél doelmatig kan aanpakken? Dat vernemen we van Bart Teuwen, Algemeen Directeur van Certimed (Groep Mensura). Hij zorgt voor een masterclass over de hedendaagse, effectieve en efficiënte aanpak van verzuim.

Gezonde werknemers maken een gezonde onderneming. En gezonde ondernemingen maken een gezond land. Maar België is ziek, zo kopte een recent onderzoek van Randstad. Ruim een kwart van de Belgen tussen 20 en 65 jaar is niet professioneel actief en een kwart van hen is ziek of invalide. Waarom dat aandeel hier zo hoog ligt? Het meest waarschijnlijke is dat andere landen de poortwachtersfunctie van het stelsel ziekte en invaliditeit beter hebben bewaakt dan België.

De grootste slachtoffers van het systeem zijn de betrokken mensen zelf natuurlijk. Maar ook de vele actoren (artsen, mutualiteiten, vakbonden, werkgevers, preventiediensten,…) zitten met de handen in het haar. Wat is er aan de hand? En hoe kan dit in betere banen geleid worden? We gaan te rade bij Bart Teuwen, Algemeen Directeur van Certimed.
Certimed maakt deel uit van de Groep Mensura, markleider in België op het vlak van gezondheid op het werk in de meest brede zin van het woord, en is gespecialiseerd in werkverzuim en medische controle van werknemers. Certimed werkt hiervoor met ongeveer 250 zelfstandige artsen. Naast deze controlefunctie adviseert Certimed bedrijven om werkverzuim te vermijden.

Kort verzuim is in veel gevallen een keuze, weet Bart Teuwen: “Als je ‘s morgens beslist om je ziek te melden, wordt dat vaak mee beïnvloed door hoe je je voelt, hoe goed je relatie met de collega’s is, hoe geëngageerd je bent,… Vaak spelen er allerhande factoren mee die niet bepaald medisch van aard zijn. Door dat bespreekbaar te maken, kan je dikwijls al dingen in beweging krijgen.” Dat is alvast de eerste van vele waardevolle aanbevelingen die Bart Teuwen in dit Spotlight-dossier deelt.

Misvatting: het sturen van een controlearts is een blijk van wantrouwen
Rechtzetting: dat is het niet als het deel uitmaakt van een transparant verzuimbeleid

Een werkgever heeft het recht om de arbeidsongeschiktheid van zijn medewerker te laten onderzoeken door een controlearts. Dat kan gedurende de volledige periode van arbeidsongeschiktheid. De controlearts gaat na of je medewerker werkelijk arbeidsongeschikt is en verifieert de waarschijnlijke duur van de ongeschiktheid en andere medische gegevens die eventueel noodzakelijk zijn. De expertise van Certimed bestaat in de eerste plaats uit het uitvoeren van dergelijke medische controles op arbeidsongeschiktheid.

Dilemma: controle sturen stuit op een obstakel. Zo maakt de werkgever zich immers niet populair. Meer nog, de werknemer interpreteert het wellicht als een (grove) vorm van wantrouwen. Terecht? Wanneer stuur je beter geen controlearts? En kan je dat besluit wel ombuigen naar een positieve actie?

Bart Teuwen “Bedrijven die een controlearts sturen, ingegeven vanuit wantrouwen, doen dat doorgaans omdat er een hele historiek aan voorafgaat. Zo’n aanpak an sich resulteert evenwel zelden in het gewenste effect. Als het sturen van een controlearts daarentegen deel uitmaakt van een transparant en globaal verzuimbeleid, waarbij de afspraken door iedereen gekend zijn en voor iedereen helder en gelijk zijn, hoeft het sturen van een controlearts helemaal geen blijk van wantrouwen te zijn.
Regelmatige communicatie én transparantie in procedures, beleid en aanpak zijn dus cruciaal. Tevens adviseren wij dat je als werkgever best zelf contact opneemt met de medewerker om aan te kondigen dat er een controlearts zal komen. Controle heeft zeker zijn plek als één van de middelen om de verzuimdrempel te verhogen, maar dan wel in combinatie met een verzuimgesprek door de leidinggevende. Je kent als bedrijf ongetwijfeld je pappenheimers. Focus je controlebeleid daarom op die groep waar je gedragsverandering wil creëren, zo maak je tegelijkertijd ook aan andere medewerkers duidelijk dat je dit ongewenst gedrag wel degelijk aanpakt.
Wat echter niet werkt, is willekeurig – bijvoorbeeld telkens bij de tiende ziekmelding – een controlearts te sturen. Het zal je maar gebeuren dat je voor het eerst in je carrière ziek bent en al meteen een controlearts op bezoek krijgt. Je hoeft niet te raden wat dat zelfs met de meest gemotiveerde medewerker doet…”

Principe: voorkomen is altijd beter dan genezen
Uitvoering: zet in op preventie met een geïntegreerd verzuimbeleid

Slechts één op de drie ondernemingen legt procedures en afspraken over verzuim vast, zo blijkt uit cijfers van Mensura. Binnen die groep heeft nog eens amper een derde een visie op verzuim uitgewerkt. Nochtans is dat essentieel om vermijdbaar verzuim zo laag mogelijk te houden. Een verzuimbeleid is met andere woorden de basis om preventief te kunnen optreden. In combinatie met gerichte acties helpt het om verzuim te voorkomen en als het zich toch voordoet, helpt het op zijn minst om de duur ervan te beperken. Tegelijkertijd levert het een kostenbesparing op en komt het de werksfeer ten goede.

Merkwaardig: als je als bedrijf het wantrouwen wil wegnemen, zet je dus best in op preventie. Mooi advies, maar daarmee ondergraaf je vreemd genoeg de corebusiness van Certimed…

Bart Teuwen “Medische controles, zoals ze momenteel door de wet vormgegeven worden, zijn niet meer van deze tijd. Dat is te veel een zwart-witverhaal: arbeidsgeschikt of ongeschikt. We zetten beter in op wat mensen wél nog kunnen. Met Certimed willen we sowieso evolueren van de rol van controlearts naar een 360 graden aanpak, waarbij we de rol van consultant opnemen, digitale oplossingen aanbieden om het voor werkgevers makkelijker te maken om hun verzuim in real time op te volgen én meer in te zetten op preventie (onder andere via meer aandacht voor ergonomie en andere klassieke klachten die een groot deel uitmaken van verzuim).
We merken dat de meeste bedrijven wel een procedure hebben als het gaat over verzuim, maar vreemd genoegd nog geen beleid. Dat manifesteert zich in het type vragen naar interventies die we krijgen: bijvoorbeeld om een training op te zetten voor leidinggevenden over verzuimgesprekken. Bedrijven realiseren zich dus wel dat de regie bij de lijn gelegd moet worden en dat leidinggevenden daarin opgeleid moeten worden. Maar als dat niet kadert in een geïntegreerd beleid of geen deel uitmaakt van een geïntegreerde visie waar je als bedrijf naartoe wil met de gezondheid van je medewerkers, dan heeft die opleiding weinig of zeker geen duurzaam effect. Waarom vind je het als bedrijf zo belangrijk dat je medewerkers gelukkig en gezond zijn? Dát moet je duidelijk kenbaar maken vanaf het moment dat medewerkers in dienst komen en bij elke gelegenheid die zich daartoe leent.”

Vertwijfeling: de aandacht gaat naar wie vaak afwezig is (wat tijd en geld vreet)
Oplossing: ga in gesprek met individuen én verwaarloos de overgrote meerderheid niet

“Er gaat in verhouding te veel tijd, geld en aandacht naar mensen die vaak afwezig zijn”, stelt Bart Teuwen vast. Uiteindelijk blijft het een moeilijke evenwichtsoefening: je kan niet geen belangstelling hebben voor verzuim, maar elke actie die je onderneemt, ligt gevoelig, delicaat en ongemakkelijk. De weerbots lijkt nooit ver weg. Voor en achter, links en rechts is het pad bezaaid met landmijnen en boobytraps…

Verzuchting: eigenlijk ligt alles delicaat. Kan je verzuim wel goed aanpakken? Hoe kan een werkgever of leidinggevende best contact houden met een arbeidsongeschikte medewerker zonder dat dit overkomt als wantrouwen of zelfs als een inmenging in de privacy?

Bart Teuwen “Privacy wordt soms als makkelijk excuus gebruikt om geen contact te moeten opnemen met een zieke medewerker. Nochtans kan en mag het wel degelijk. Meer nog, ik zou het sterk aanbevelen, althans op voorwaarde dat er aan een aantal basisvoorwaarden voldaan is: zo moet er 100% vertrouwen zijn. Als zo’n aanpak ingebed is in de cultuur, is er geen enkel probleem.
Ook belangrijk is dat je als leidinggevende niet over het medische discussieert, want dat is je vakgebied niet. Dat zijn ook je zaken niet. Het is de werknemer die bepaalt hoever de werkgever daarin mag gaan.
Uit zo’n gesprek kan soms ook de echte reden van verzuim aan de oppervlakte komen. Zo kan bijvoorbeeld de financiële situatie een impact hebben op het welbevinden van een medewerker. Je zou ervan versteld staan hoeveel mensen verschillende jobs combineren om de eindjes aan elkaar te kunnen knopen. Als werkgever kan je de hand uitsteken, dit bespreekbaar maken, bij voorkeur ook bereidheid tonen om te helpen.
Dan hebben we het gehad over de individuele gesprekken, maar verlies dus nooit uit het oog dat alles moet kaderen in het globale beleid. En waak er in je algemene communicatie ook over dat je niet uitsluitend slecht nieuws brengt. Zet bijvoorbeeld die 93% medewerkers die er wel altijd zijn, eens in de bloemetjes. Wat je uiteindelijk wil, is dat het team onderling zijn verantwoordelijkheid opneemt. Men onderschat nog vaak de kracht van de leidinggevende, maar zeker ook van het team.”

Hoofdbrekens: verzuim aanpakken lijkt hachelijk, precair en complex
Handleiding: zo werk je een effectief en efficiënt verzuimbeleid uit

Na alle constateringen, statistieken en waarschuwingen lijkt een juiste aanpak van verzuim niet bepaald voor de hand te liggen. Dan dreigt het fenomeen de kop op te steken waarbij zowel de lijn als HR om de hete brij heen wil lopen. Hoe kan het dan wél?

Hamvraag: hoe werk je een succesvol verzuimbeleid uit? Wie wordt erbij betrokken? En welke rol is weggelegd voor HR?

Bart Teuwen “Het is eerst en vooral heel belangrijk dat je als werkgever geen enkele stap overslaat bij het uitwerken van een verzuimbeleid. Er zijn vier maturiteitsniveaus en je mag geen enkele fase overslaan.

In de eerste fase is er enkel een procedure en doe je uitsluitend wat wettelijk moet. In de tweede fase heb je al een beleid, maar zit HR nog in de driving seat. In de derde fase voert de leidinggevende mee de gesprekken en in de vierde fase is er een geïntegreerd verzuimbeleid, door iedereen gekend en gedragen. Dan ligt de regie bij de lijn.
Wat we merken, is dat bedrijven – goed bedoeld – initiatieven nemen die zich situeren op het derde niveau terwijl ze nog geen basis hebben. Het heeft geen zin om bijvoorbeeld kookworkshops te organiseren als je 10% verzuim hebt.

Bij zo’n beleid zijn ook heel wat actoren betrokken. De primaire rol ligt bij de medewerker zelf. Vervolgens is er de leidinggevende, hij of zij staat het dichtst bij de medewerker en herkent het snelst afwijkend gedrag. Verzuim is nog te veel het probleem van HR. De taak van HR bestaat er veeleer uit om te faciliteren. Ook de CEO en het managementteam hebben een rol te spelen, meer bepaald om het belang van een verzuimbeleid hoog op de agenda te zetten én een voorbeeldrol op te nemen.
Vergeet zeker ook de vakbond niet: verzuimbeleid is geen heksenjacht op zieke medewerkers. En dan zijn er nog de externe partners zoals de arbeidsarts. Neem ook hem of haar mee in jouw strategie en beleid om ziekteverzuim zo laag mogelijk te houden.

Heel belangrijk is ook dat verzuimbeleid op de agenda blijft staan. Door blijvend over de cijfers te communiceren, de evolutie in beeld te brengen, successen te delen, het effect concreet te maken. Vanuit Certimed willen we organisaties hierin ondersteunen met onze verzuimmanagement-software. Zodra iemand zich ziek meldt, krijgen alle betrokken actoren een signaal met concrete tools wat ze wanneer dienen op te nemen.”

Extra vraag: en wat als er geen probleem is? Heb je dan ook een verzuimbeleid nodig?

Bart Teuwen “Gelukkig zijn er heel wat bedrijven die het voortreffelijk doen en slechts 2% of 3% verzuim hebben. Ook zij hebben wel degelijk een verzuimbeleid nodig. Het is ook heel belangrijk om een zicht te hebben op hoe de arbeidsmarkt veroudert en evolueert én wat de impact daarvan is op jouw sector en bedrijf. Ook digitalisering en telewerk zullen een impact hebben, waarvan we het effect voorlopig nog niet zien. Een geïntegreerd verzuimbeleid is dus nodig, voor elke organisatie.”

Noodkreet: wat als het probleem niet opgelost geraakt, alle inspanningen ten spijt?

Bart Teuwen “Je hebt het niet altijd in de hand, mensen kunnen uitvallen om heel valabele medische redenen. Het is ook belangrijk om realistisch te blijven: in sommige sectoren evolueer je hoogstwaarschijnlijk nooit naar 2% verzuim. Weet ook dat een verzuimbeleid een werk van lange adem is. Je mag je niet blindstaren op de korte termijn. En tot slot, ik kan het niet genoeg beklemtonen: positieve aandacht is nooit verkeerd.”

3 tips voor een succesvol verzuimbeleid

  1. Zet in op gerichte preventie. Niet omdat het moet, maar omdat je het wil én gebaseerd op cijfers.
  2. Kom los van het zwart-witdenken dat re-integratie pas na 4 maanden opgestart kan worden door de arbeidsarts. Studies geven aan dat dit te laat is: de kans dat mensen nog terugkeren naar hun werkgever halveert zodra ze 3 maanden out zijn. De eerste ziektedag zou de eerste re-integratiedag moeten zijn. Denk niet dat aangepast werk geen optie is in jouw organisatie. Ook in kmo’s zijn er vaak meer mogelijkheden dan je op het eerste moment denkt. Durf voor een oplossing ook buiten de muren van je organisatie te kijken, overweeg om opleidingen voor te stellen. Denk ook niet te vlug dat taken niet thuis uitgevoerd kunnen worden (dat heeft de lockdown wel duidelijk gemaakt).
  3. Een tip voor de overheid: we moeten naast de wortel ook de stok durven hanteren. Als een medewerker het echt uithangt, moet je als werkgever de mogelijkheid hebben om in te grijpen. Je kan mensen hun gedrag niet veranderen door hen louter incentives aan te bieden, soms moet je ook ongewenst gedrag durven te sanctioneren.

Welke verzuimcijfers moet je kennen en opvolgen?

De vraag is of Belgische werkgevers hun verzuimcijfers wel kennen en of ze de juiste parameters monitoren. “Slechts één op de drie bedrijven volgt zijn verzuimcijfers op en vaak wordt er uitsluitend gekeken naar het algemeen verzuimpercentage en naar de Bradford-factor”, constateert Bart Teuwen. Hij lijst de nodige cijfers en parameters op:

  • Het verzuimpercentage: je bekijkt per werkdag hoeveel procent van je werknemers afwezig is door ziekte. Breng het algemeen verzuimpercentage ook in kaart per subcategorie, afdeling en functie.
  • De Bradford-factor: deze kent een groter gewicht toe aan de frequentie van afwezigheden (hoeveel keer per jaar meldt iemand zich ziek?) dan aan de duur van de afwezigheid (hoeveel dagen is iemand in totaal ziek geweest?). De formule: het totaal aantal ziektedagen vermenigvuldigd met het kwadraat van het aantal ziektemeldingen.
  • De verzuimfrequentie: het gemiddeld aantal ziekmeldingen per werknemer over een periode, want dat cijfer zegt veel over de cultuur en de verzuimdrempel.
  • Nulverzuim: weet wie er nooit verzuimt. Als deze medewerkers wel gaan verzuimen, is dat een indicatie dat er een probleem dreigt.
  • De gemiddelde verzuimduur: het gemiddeld aantal dagen dat een werknemer bij verzuim afwezig is.

“In een managementteam moeten deze parameters minstens maandelijks op de agenda staan”, dringt Bart Teuwen aan. “Het is geen goed idee om te kijken naar de verzuimcijfers per maand, want dat wordt te veel beïnvloed door seizoensfactoren. Beter is het om het voortschrijdend te bekijken, waarbij je steeds een heel jaar terugblikt. Hou er ook rekening mee dat er op verschillende manieren geregistreerd wordt: worden er bijvoorbeeld kalenderdagen of werkdagen in rekening genomen? Eigenlijk kan je best op bedrijfsniveau enkele parameters vastleggen. Je dient daarbij rekening te houden met de sector waarin je actief bent en met de samenstelling van je populatie.”

Wat kunnen we leren uit Nederland?

Vooraleer hij Algemeen Directeur werd bij Certimed, werkte Bart Teuwen een aantal jaar als bedrijfsarts bij Encare Arbozorg in Nederland. Onze noorderburen pakken verzuim fundamenteel anders aan. “Het verschil is groot”, stipt Teuwen aan. “In 2000 heeft toenmalig premier Lubbers net dezelfde noodkreet geslagen als Randstad dit voorjaar heeft gedaan voor België: Nederland is ziek. Het verzuim zat toen op hetzelfde niveau als vandaag in België. Naar aanleiding daarvan is de Wet Verbetering Poortwachter er gekomen met als uitgangspunt dat snel en effectief ingrijpen het verzuim korter maakt.”

In Nederland bestaat het ziektebriefje niet, de huisarts speelt er geen enkele rol bij het verzuimbeleid, je meldt je ziek bij het bedrijf. In Nederland moet de werkgever gedurende 2 jaar gewaarborgd loon uitbetalen (eerste jaar 100% en tweede jaar 70%). Tijdens die 2 jaar moet zowel de werkgever als de werknemer er alles aan doen om ervoor te zorgen dat de werknemer zo snel mogelijk geïntegreerd wordt.

“Beide partijen worden daarop gemonitord”, preciseert Teuwen. “Ze moeten kunnen aantonen dat alles in het werk gesteld is om de terugkeer te faciliteren, zoniet riskeer je als werkgever een derde jaar volledig loon te moeten betalen. En dát heeft gemaakt dat Nederland de verzuimcijfers gehalveerd heeft. De bedrijfsarts is daar de primair verantwoordelijke van arbeidsongeschikte werknemers. Dat was destijds mijn rol. Om de paar weken zag ik de inactieve medewerkers en samen met de werkgever werkte ik een plan uit om hen te activeren. We werkten hiervoor actief samen met tal van externe actoren zoals revalidatieartsen, multidisciplinaire teams, psychologen,… Voor kleinere werkgevers was dit systeem onbetaalbaar en zij waren verplicht zich te verzekeren.”

Nog drie learnings uit de Nederlandse aanpak:

  1. Aandacht vanaf dag 1.
  2. Vertrekken van wat er wél mogelijk is.
  3. Demedicaliseer (koppel het los van ziekte en verzuim).

Download hieronder het volledige Spotlight dossier in pdf

ZigZagHR-Magazine_JUNI21_P58-62

Share on facebook
Deel via Facebook
Share on twitter
Deel via Twitter
Share on linkedin
Deel via LinkedIn
Share on pocket
Opslaan in Pocket
Share on whatsapp
Deel via WhatsApp
Share on email
Verstuur per e-mail

Schrijf je in op de #ZigZagHR-nieuwsbrief

Gerelateerde artikels.

Wellbeing in HR

Daling van psychosociale dossiers op werkvloer

Co-Prev, de koepel van de Belgische externe diensten voor preventie en bescherming op het werk, noteerde het afgelopen jaar een lichte daling van het aantal dossiers rond psychosociale aspecten. De

© 2021 Alle rechten voorbehouden. Website gemaakt door Kreatix. In opdracht van LICEU BVBA

#ZigZagHR