Snelheid en efficiëntie grootste uitdagingen in payrollverwerking

Slechts zeven procent van de Belgische werkgevers beheert zijn salarisadministratie zelfstandig en vertrouwt daarbij op zijn eigen experts en software. Meer dan acht op de tien Belgische bedrijven (84%) kiezen ervoor om hun payrolladministratie deels uit te besteden en deels intern te beheren met eigen experts of software. Acht procent besteedt het geheel uit. Werkgevers in België en het Verenigd Koninkrijk vertrouwen het meest op een gespecialiseerde payrolldienstenleverancier. Dat blijkt uit een grootschalig onderzoek uitgevoerd in februari 2024 door SD Worx.

Bijna zeven op tien (68%) van de werkgevers zijn tevreden over de algehele payrollverwerking binnen hun bedrijf. Toch worstelen organisaties nog met verschillende uitdagingen, waaronder snelheid en efficiëntie van de payrollverwerking. Het aantal werkgevers met problemen met payrolladministratie is op 3 jaar tijd gevoelig gedaald tot minder dan een op tien. Hoe pakken Belgische bedrijven hun payroll aan en wat zijn de grootste uitdagingen? Een overzicht:

Slechts zeven procent van de Belgische bedrijven regelt zijn payroll volledig zelf en vertrouwt hiervoor op eigen experts en software. Hiermee zit België bij de laagste drie van Europa samen met Italië (4%) en Noorwegen (6%). Daartegenover staat acht procent dat het payrollproces volledig uitbesteedt aan een externe partij. De meest populaire keuze is een hybride model (84%) dat het evenwicht houdt tussen payroll gedeeltelijk zelf uitvoeren en deels de hulp inroepen van een externe partij. Dat blijkt uit onderzoek door SD Worx, de toonaangevende Europese HR-dienstenverlener, uitgevoerd bij meer dan vijfduizend bedrijven uit achttien Europese landen, waaronder ook 300 Belgische werkgevers.

Slechts een op drie Belgische werkgevers (34%) zegt zelf actief en intens betrokken te zijn bij de payrolltaken en -deelprocessen. Dat is het laagste cijfer in Europa, samen met Italië (35%), Roemenië (59%), Slovenië (57%) en Kroatië (54%) nemen zelf behoorlijk wat in handen als het gaat om de payrollverwerking en –administratie. Algemeen genomen zijn het eerder grote bedrijven die intensief bij de payroll betrokken zijn.

Minder dan een kwart gebruikt zelfgebouwde software voor hun payroll

Minder dan een kwart van de Belgische werkgevers (24%) gebruikt zelfgebouwde software voor de payrollverwerking en -administratie. Enkel in Noorwegen is dit cijfer nog lager (21%). Het gaat daarbij lang niet altijd om gespecialiseerde software, want vooral kleinere bedrijven gebruiken bijvoorbeeld toepassingen zoals Excel als basis om zelf loonberekeningen te verwerken. Ongeveer een op vijf (21%) van de Belgische organisaties gebruikt een payrolloplossing door de leverancier gehost in de cloud (het zogenaamde SaaS-model), terwijl nog een kwart (28%) externe payrollsoftware heeft draaien op de eigen servers of in de private cloud. Ten slotte gebruikt 27% van de bedrijven zelf geen payrollsoftware; dit wordt volledig uitbesteed aan een externe partij.

Werkgevers in België en Verenigd Koninkrijk vertrouwen het meest op een gespecialiseerde payrolldienstenleverancier

Werkgevers in België en het Verenigd Koninkrijk scoren het hoogst als het gaat om het inschakelen van een gespecialiseerde payrolldienstenleverancier, nl. 44%. Gemiddeld schakelt 27% van de Europese bedrijven, vooral middelgrote en iets grotere, hulp in van een gespecialiseerde payrolldienstenleverancier. 37% van de Europese werkgevers besteden hun payroll (al dan niet gedeeltelijk) uit aan accountants of financiële experts, met name in Oost-Europese landen zoals Servië (51%), Polen, Roemenië en Slovenië (alle drie 44%) maar ook in bijvoorbeeld Duitsland (47%). Dit geldt vooral voor kleinere bedrijven. In België is dit slechts 22%, meteen het laagste cijfers van Europa.

Aantal werkgevers met problemen daalt op 3 jaar tijd

Goed nieuws: steeds minder Belgische bedrijven ondervinden problemen met hun payrolladministratie. In 2021 worstelde nog bijna 1 op de 5 bedrijven hiermee, terwijl dit in 2024 daalde naar minder dan 1 op de 10 werkgevers. Deze trend zien we ook in de andere Europese landen. Momenteel zijn werkgevers vooral bezorgd over de snelheid en efficiëntie van payrollverwerking (43%), gegevensbeveiliging zoals het voorkomen van datalekken, ransomware-aanvallen en dergelijke (35%), en het onder controle houden van de kosten die met payroll te maken hebben (35%). Het gaat dan concreet om alle kosten die met de payrollafhandeling te maken hebben, zoals uitbestedingskosten, interne experts, software en dergelijke. Daarnaast vormt de naleving van voortdurend veranderende wetgeving een blijvende zorg voor bedrijven (34%). De nauwkeurigheid van de verwerking is in België minder een pijnpunt (voor 31% Belgische werkgevers t.o.v. 40% Europees gemiddelde).

Zeven op de tien tevreden over de payrollverwerking binnen het bedrijf

Ondanks de uitdagingen is 68% van de Belgische werkgevers positief over de algehele payrollverwerking. 76% is tevreden over de stiptheid waarmee de lonen worden uitbetaald, 70% over de correctheid en kwaliteit van de payrollverwerking en 57% over de snelheid waarmee het payrollproces verwerkt kan worden. Daar is nog ruimte voor verbetering en de toegenomen digitalisering maakt dit ook mogelijk. Met real-time payrollsystemen, bijvoorbeeld, kunnen bedrijven hun payroll nog sneller organiseren. De impact van last-minute aanpassingen wordt meteen zichtbaar. Ook integreren steeds meer bedrijven hun payrollprocessen met andere systemen, zoals HR en boekhouding, wat de efficiëntie van de bedrijfsvoering bevordert.

“Door voortdurende inspanningen op het gebied van innovatie en digitalisatie maken we het payrollproces nog efficiënter. De wetgeving wordt steeds complexer en verandert voortdurend, er komen nieuwe regels bij, soms met terugwerkende kracht, zowel op lokaal als Europees niveau. Daarom is het belangrijk om alert te blijven. We helpen onze lokale en internationale klanten hier op verschillende manieren bij: door hen te informeren, door het volledig van ze over te nemen, door online of fysieke trainingen op te zetten, maar ook door persoonlijk bereikbaar te zijn voor hen, mochten ze vragen hebben. Die menselijke factor verliezen we niet uit het oog”, zegt Jan Boden, Directeur shared business services SD Worx België. “We geloven in de balans tussen geautomatiseerde oplossingen en persoonlijke ondersteuning, zodat onze klanten, werkgevers en werknemers, kunnen genieten van een vlotte en nauwkeurige payrollverwerking.”