Samenwerking is niet vanzelfsprekendheid. Ook niet aan de top

Het Belgische familiebedrijf Vyncke, met hoofdzetel in Harelbeke en vestigingen over de hele wereld, bouwt duurzame energiecentrales die reststromen uit biomassa en afval omzetten in warmte en energie. Hun installaties draaien in meer dan negentig landen, en overal is dezelfde Vyncke-spirit voelbaar: ondernemerschap, nuchterheid en teamwork. Een installatie verkopen of bouwen doe je nooit alleen. Bij Vyncke is samenwerken dan ook de kern van hun bestaan. Toch besefte het managementteam dat zelfs een waarde die zo diep in hun DNA verankerd zit, haar betekenis kan verliezen als je ze niet actief blijft voeden. Daarom lieten ze zich ondersteunen door Smart Mind, die teams begeleidt vanuit inzichten uit sportpsychologie en leiderschapsontwikkeling.

Het managementteam van Vyncke bestaat uit zeven directors die het bedrijf dagelijks leiden. Mensen die elkaar al jaren kennen, met een sterke onderlinge band en een gemeenschappelijke ambitie. Toch voelde Petra Dhondt, HR-director bij Vyncke, dat de vanzelfsprekendheid van die samenwerking een valkuil kon zijn. “Je kunt bij Vyncke niets alleen. Maar zelfs als samenwerken je tweede natuur is, moet je erover waken dat het niet hol wordt. Als je niet blijft investeren, verliest het betekenis.” Samenwerking is bij Vyncke niet enkel een waarde, het is letterlijk een voorwaarde om te slagen. En precies daarom wilde het directieteam er opnieuw bewust tijd voor maken.

Een klik op waarden, niet op papier

Petra had Ellen Schouppe, oprichter van Smart Mind ontmoet op een HR-event. Haar metafoor om leiderschap te verbinden met de sportwereld en de nadruk op attitudes die teams succesvol maken sprak haar meteen aan. Bij Vyncke, waar ambitie en competitiedrang samengaan met familiale warmte, voelde dat als een natuurlijke match. “We zijn een bedrijf met ingenieurs, met een competitieve drive,” vertelt Petra. “De sportmetaforen van Smart Mind sloegen meteen aan en daarnaast was er ook een persoonlijke klik.

Een traject zoals in topsport: coachen, reflecteren, groeien

Het traject loopt ondertussen anderhalf jaar. Geen klassiek trainingsprogramma, maar een begeleid groeiproces met tijd en ruimte om te reflecteren. Smart Mind werkt in duo: Tara Kuklis en Ellen Schouppe begeleiden samen de sessies. Dat duo-model is een bewuste keuze. “Het laat ons toe om tegelijk inhoud en proces te bewaken,” vertelt Tara. “De ene brengt kennis en structuur, de andere observeert de dynamiek. En we geven elkaar voortdurend feedback, net zoals we dat van onze teams vragen.” Elke sessie had de vorm van een workshop-coachingdag en werd afgestemd op wat het team nodig had. Soms verschoof de focus spontaan wanneer een ander thema plots urgent werd. “We kiezen bewust voor relevantie boven structuur,” zegt Tara. Tussen de sessies door kreeg het team home joy mee: geen huiswerk, maar kleine acties om nieuwe inzichten in de praktijk te brengen. “Dat hielp om het levend te houden,” zegt Petra. “Het maakte het concreet.”

Confronterende thema’s: van conflict tot feedback

De sessies volgden de zeven attitudes van Smart Mind, telkens vertaald naar actuele businessuitdagingen die om samenwerking vroegen:

Teamperformantie

Een eerste oefening draaide rond een concreet doel: de duurzame groei van Vyncke in Azië. Het team werkte dat doel uit als één geheel, niet vanuit ieders eigen verantwoordelijkheden. Dat bleek meteen confronterend. “Het verplicht je om te denken als collectief,” zegt Petra. “Je kunt niet langer redeneren vanuit jouw silo. Je moet samen beslissen.”

Conflicten en verschillen

Een volgende stap ging over omgaan met conflict. Elk teamlid reflecteerde over wat een conflict voor hem of haar betekent en hoe hij of zij reageert op spanning. Door die verschillen te delen en te visualiseren, ontstond begrip én een gedeelde taal. “We ontdekten dat we vaak de woorden missen om te benoemen wat er gebeurt,” zegt Petra. “Door daar taal aan te geven, kunnen we respectvoller met elkaar in gesprek gaan.”

Feedback

Ook feedback werd onder de loep genomen. Elk teamlid beschreef hoe hij of zij liefst feedback geeft én ontvangt. Wat vanzelfsprekend leek, bleek dat niet te zijn. Sommige collega’s houden van directe feedback, anderen hebben tijd nodig om te verwerken. “Het klinkt eenvoudig, maar het was een eyeopener,” vertelt Petra. “Bewust zijn van die verschillen is een pure vorm van respect.”

Besluitvorming

Een ander thema was transparantie in besluitvorming. Vyncke is sterk in horizontale samenwerking, maar dat maakt beslissen niet altijd eenvoudig. In de sessies werd onderzocht hoe beslissingen vandaag vallen, waar frustratie ontstaat en hoe dat vermeden kan worden. “Dat was wellicht het moeilijkste thema,” zegt Petra. “Omdat het raakt aan hoe je verantwoordelijkheid verdeelt.”

Eerst veiligheid, dan diepgang

Een rode draad doorheen het hele traject was veiligheid. Smart Mind weet dat openheid enkel ontstaat in een klimaat van vertrouwen. Daarom starten ze elk traject met individuele intakegesprekken. “Het is belangrijk dat iedereen begrijpt wat we komen doen,” legt Tara uit. “Een teamcoaching kan weerstand oproepen als het niet duidelijk is wat er gaat gebeuren. Door eerst met iedereen apart te spreken, kunnen we verwachtingen scherpstellen en vertrouwen opbouwen.”

Bij Vyncke bleek de openheid groot, iets wat Smart Mind niet als vanzelfsprekend ervaart. Petra zorgde er ook voor dat de afstemming over inhoud en timing rechtstreeks gebeurde tussen de begeleiders en de CEO. “Ik zit zelf in het team,” zegt ze. “Ik vond het belangrijk dat ik niet de spil was, maar deelnemer. Anders creëer je ruis.” Die aanpak werkte: de sessies werden plekken van eerlijkheid met ruimte voor twijfel, voor emoties, voor dingen die men zelden in een directiemeeting zegt.

Kwetsbaarheid zonder zweverigheid

Doorheen het traject groeide het vertrouwen. Teamleden durfden openlijk te zeggen waar ze onzeker over waren of wat hen raakte. “Er zijn momenten geweest van echte kwetsbaarheid,” zegt Petra. “Dat vraagt maturiteit, maar het versterkt de band.” Het resultaat was dat collega’s elkaar als het ware opnieuw leerden kennen. Mensen die al tien jaar samenwerken, ontdekten nieuwe kanten van elkaar. Dat zorgde voor een andere, zachtere energie in het team.

Wat aan de top verandert, stroomt door

De impact van het traject bleef niet beperkt tot het managementteam. De manier van samenwerken begon te weerklinken in de rest van de organisatie. Een concreet voorbeeld: recent startte Vyncke een oefening met twintig senior managers wereldwijd om businessplannen te schrijven voor de komende drie jaar. In plaats van een hiërarchische oefening, werd het een horizontaal co-creatief proces met duopartners over afdelingen en landen heen. Petra: “We hebben dat niet expliciet gekoppeld aan het traject, maar eigenlijk deden we precies wat we geleerd hadden: samenwerken over grenzen heen. Dat kwam vanzelf.” Tara noemt dat het cascade-effect. “Als je met een managementteam werkt, beïnvloed je de hele organisatie. Eén goed lopend overleg aan de top heeft een effect tot op de werkvloer.”

Zes lessen over samenwerken

1 – Samenwerking vraagt investering

Zelfs sterke teams moeten tijd maken om aan hun samenwerking te werken.

2 – Verschillen erkennen versterkt het team

Iedereen heeft een ander tempo, een andere stijl en een ander comfortniveau. Begrijpen hoe je collega denkt of reageert, is de basis voor wederzijds vertrouwen.

3 – Taal is een hefboom

Door een gemeenschappelijke taal te ontwikkelen rond feedback en conflict, wordt het makkelijker om spanningen te benoemen en samen te evolueren.

4 – Veiligheid is een voorwaarde voor groei

Kwetsbaarheid werkt alleen in een context van vertrouwen.

5 – Vier wat goed gaat

In de laatste sessie (die nog ingepland moet worden op het moment van het interview) zal het team stilstaan bij energie en successen, een moment van bewust vieren dat zelden vanzelf komt.

6 – Samenwerking is besmettelijk

Een managementteam dat goed samenwerkt, creëert een golf van verandering doorheen de hele organisatie.

Samenwerking heruitgevonden: respect als nieuwe taal

Zowel Smart Mind als Vyncke blikken terug op het traject als een proces van herontdekking. Petra ziet vooral hoe Smart Mind die cultuur versterkte met taal en structuur. “Ze voelen perfect aan wanneer iets dieper moet of net niet. En ze zorgen dat iedereen aan boord blijft.” “We hebben geleerd om taal te geven aan wat vroeger intuïtief was. Dat maakt ons sterker als team. De samenwerking met Smart Mind maakte duidelijk dat samenwerking niet vanzelfsprekend is. Ze groeit doordat mensen bereid zijn elkaar te begrijpen, naar elkaar te luisteren, en samen beter te worden. Dat vraagt aandacht, openheid en tijd.”