“Nee ‘k moet planeten gaan ontdekken, in de hoop dat daar iets leeft. Meester Frank, ‘t is de plicht, die elke ruimtevaarder heeft”, zingt Kommil Foo tegelijk teder, ironisch en breekbaar. Maar echt nu: hoe word ik astronaut? #ZigZagHR vroeg het aan Lucy van der Tas, Head of Talent Acquisition bij de Europese ruimtevaartorganisatie ESA. Zet je schrap voor een marathonselectie…

De werkomgeving is exceptioneel, extreem en ronduit vijandig voor om het even welke mens. Je bent actief op een benauwende locatie met een hoge stralingsgraad, je weet nog nauwelijks wat boven of onder is, je beendermassa en bloedvolume dalen traag maar zeker. Bovendien krijg je weken- of met wat geluk maandenlang louter verpakte droogvoeding en zelfs de meest banale activiteiten worden een uitdaging. En op die enge werkplek zit je voor lange tijd opgescheept met enkele mensen die je niet zelf gekozen hebt en van wie je op geen enkele manier kan ontsnappen…

De vereisten voor de baan zijn al even bandeloos: een masterdiploma in een exact vak bezitten (wetenschappers, ICT’ers, ingenieurs, artsen,…), vloeiend Engels spreken, ten minste drie jaar werkervaring hebben en jonger zijn dan 50.

Toch krijgt de vacature voor een job waarin die buitenissige omstandigheden niet eens omzwachteld worden, een overweldigende respons. Misschien stromen er wel 10.000 sollicitaties binnen uit 24 landen voor amper vier tot zes gegadigden. Komen uit één van de 24 landen die steun bieden aan de European Space Agency – allicht beter bekend als ESA – is nog een vereiste. België hoort er wel degelijk bij.

Voor het eerst in meer dan 10 jaar zoekt de Europese ruimtevaartorganisatie opnieuw astronauten. Naast de vier tot zes uitverkorenen komen een twintigtal kandidaten in een reservepool terecht. Sinds 31 maart 2021 staan de vacatures open, maar de selectie wordt pas eind volgend jaar afgerond. De job is extraordinair, de selectieprocedure is navenant – en wordt in goede banen geleid door Head of Talent Acquisition Lucy van der Tas, die in haar altijd drukke dagen toch tijd vrijmaakte voor een exclusieve babbel met #ZigZagHR. Wie gaat binnen een paar jaar de ruimte in?

Solliciteren dient snel, makkelijk en frictieloos te gebeuren, zo luiden de adviezen uit de huidige rekruteringswereld unisono. Daar trekt ESA zich blijkbaar niets van aan?

Lucy van der Tas “Naast de astronauten, zoeken we jaarlijks ook nog tal van andere profielen, waarvoor we uiteraard niet zo’n lange selectieprocedure hanteren – al ligt onze lat voor iedereen hoog. Voor astronauten kan de procedure moeilijk ingekort worden, omdat we rekening dienen te houden met tal van aspecten, die allemaal even essentieel van aard zijn. We hebben zelfs een open handboek online staan, dat gedetailleerd alle voorwaarden omschrijft om te kunnen solliciteren. In een eerste fase toetsen we dan ook al die toelatingscondities.
Wie beantwoordt aan alle eisen, gaat door naar de vijf selectiefasen. De eerste twee fasen bestaan uit psychologische, praktische en psychometrische testen. De kandidaten krijgen zowel individuele als groepsoefeningen. Daarna volgt een medische selectie, niet iedereen is immers fysiek in staat om een (lange) ruimtereis goed te doorstaan. Maar minstens even belangrijk als een gezond lichaam is een gezonde geest. Dat wordt tot het uiterste getest. Astronauten moeten niet alleen kalm kunnen blijven in extreme stress, ze moeten ook nog eens heel alert en doordacht beslissingen kunnen nemen in alle omstandigheden. Zoals in zowat elke sector, neemt ook in de ruimtevaart het belang van soft skills sterk toe. Kunnen werken in teamverband is niet iedereen gegeven, zeker niet als je zo lang met zo’n kleine groep mensen intensief moet samenwerken – en samenleven.

Na al die testen volgen nog twee interviewrondes: een panelinterview en tot slot een gesprek met de directeur-generaal. Op het einde van zo’n procedure kent de ESA jou beslist beter dan dat je jezelf kent…”

Op de website van ESA lezen we dat de organisatie streeft naar een gelijke hoeveelheid mannen en vrouwen, en naar culturele diversiteit. Toch telt ESA amper twee vrouwelijke astronauten sinds haar oprichting in 1975. In haar boek Diary of An Apprentice Astronaut meldt Samantha Cristoforetti, die zich momenteel voorbereidt op haar volgende ruimtemissie, fijntjes dat ze wel eens “discrimination that was subtle enough to have been ambiguous” ervaren heeft.

LvdT “Samantha Cristoforetti zet zich ook in om meer vrouwen aan te spreken, net zoals wij dat in de huidige campagne expliciet doen. Als moeder van een 4 jaar oude dochter maakt ze ondertussen duidelijk dat ook moeders een even grote kans hebben om astronaut te worden. Bij de vorige zoektocht was 15,5% van de ongeveer 8400 kandidaten een vrouw. Dat aandeel hopen we nu gevoelig te verhogen. Bij ESA is 28% van de medewerkers momenteel een vrouw (in de rest van de ruimtevaartsector is dat 22%). Er is duidelijk nog werk aan de winkel en we doen er alles aan om dat aantal fors op te trekken.
Begrijp me echter niet verkeerd: competenties en beantwoorden aan alle voorwaarden zullen altijd op de eerste plaats komen. Gelukkig betekent dat niet dat je sowieso een superman of supervrouw moet zijn om astronaut te worden. Je hoeft niet de primus te zijn in alles en nog wat, je moet veeleer een voortreffelijke allrounder zijn, uitblinken op vele terreinen.
Deze keer kunnen voor het eerst ook mensen met een bepaalde fysieke beperking zich kandidaat stellen. Met een bepaalde beperking, omdat iedereen te allen tijde voor zichzelf moet kunnen instaan. Je moet in alle omstandigheden zelfstandig het ruimtestation kunnen verlaten, bijvoorbeeld. Je moet ook kunnen deelnemen aan de wetenschappelijke testen tijdens de missie. Het is dus niet altijd vanzelfsprekend, maar we openen nu de deur voor een veel groter aantal mensen om hun droom te kunnen verwezenlijken. Het was trouwens ook Samantha Cristoforetti die onlangs opmerkte: Als het om reizen door de ruimte gaat, zijn we allemaal beperkt.”

Je stipte al aan dat je ook voor de andere vacatures een streng selectieproces volgt. Welke profielen zoekt ESA nog, wie voelt zich geroepen en hoe verloopt die selectie?

LvdT “Bij ESA werken zo’n 2200 mensen, verspreid over de hoofdzetel in Parijs en verschillende sites in diverse landen, zoals het European Space Security and Education Centre (ESEC) in het Belgische Redu en het European Space Research and Technology Centre (ESTEC), zeg maar het technische en administratieve hart van de organisatie, in het Nederlandse Noordwijk. Het astronautenopleidingscentrum, onder leiding van de Belgische astronaut Frank De Winne, bevindt zich in Keulen.
Al onze medewerkers zijn hoogopgeleid en werkzaam als wetenschapper, ingenieur, IT-specialist of als administratief medewerker. Ons personeelsbestand is divers, maar 60% heeft wel een achtergrond in STEM of exacte vakken. Omdat de lidstaten een limiet leggen op het totaal aantal medewerkers, rekruteren we enkel als er een concrete vacature is. Dat neemt niet weg dat er meer dan 10.000 kandidaturen per jaar binnenstromen.

Een doorsnee selectieprocedure neemt ook voor de niet-astronauten toch al gauw 3 tot 6 maanden in beslag, van de vacature tot de indiensttreding. Vroeger lag de focus in de eerste fase uitsluitend op technische vaardigheden en pas in de tweede fase werd getest hoe kandidaten in teamverband werken en communiceren. Vandaag volstaat het niet meer om een technisch expert te zijn. Niemand is volmaakt natuurlijk, het blijft een afweging. We blijven mensen ondersteunen in de ontwikkeling van hun vaardigheden, zeker ook van hun soft skills. Teamwerk wordt gewoon belangrijker omdat er nog maar weinig functies bestaan die louter door een individu opgenomen kunnen worden.
We hechten ook veel belang aan ervaring in andere sectoren. Dat betekent niet dat we geen opening creëren voor beloftevolle jongeren. We hebben zelfs al 30 jaar een junior graduate trainee programma lopen voor wie net afgestudeerd is. We krijgen ruim 9000 sollicitaties voor die 130 beschikbare plaatsen. Jongeren die de selectie succesvol doorlopen, krijgen een jaarcontract en 25% krijgt nog een tweede jaarcontract. Maar het is wel de bedoeling dat ze daarna eerst opnieuw in de industrie gaan werken, zodat ze nadien kunnen terugkomen. We hebben namelijk geleerd dat je toch wel 6 jaar relevante ervaring nodig hebt in de industrie om hier toegevoegde waarde te kunnen hebben.
Daarnaast bereiden we een nieuw project voor dat, als het goedgekeurd wordt, begin 2022 van stapel loopt: het young professionals programma. Dat richt zich tot professionals met 2 tot 4 jaar industriële ervaring. Zij worden opgenomen in een opleidingstraject van 3 jaar om ze nadien operationeel te kunnen inzetten voor een specifieke vacature.”

Je zet nog weinig in op automatisering bij de werving en selectie. Komt daar vlug verandering in?

LvdT “We bereiden ons voor om meer in te zetten op automatisering, maar het menselijk element is volgens mij nooit uit het selectieproces te halen. We moeten erover waken dat door automatisering superkandidaten niet in aanmerking zouden komen omdat de machine hen om de een of andere reden onterecht niet weerhoudt. De technologie kan input geven, maar mag niet beslissen.”

4 uitdagingen voor HR bij ESA

• Het 60-koppige HR team staat voor de voortdurende uitdaging om te selecteren uit het enorme aantal kandidaten
• ESA staat voor een onwaarschijnlijke pensioengolf: 44% van de medewerkers gaat met pensioen tussen 2020 en 2030.
• ESA wil meer mensen van buiten de ruimtevaartindustrie aantrekken, omdat die ook getroffen wordt door de pensioengolf.
• ESA heeft ook een maatschappelijke rol te vervullen. Daarom werkt de organisatie uitdrukkelijk met rolmodellen.
• ESA heeft een heel hoge retentie. Vraag is of ook de millennials zo lang aan boord zullen willen blijven.

Bekijk of beluister ook zeker de podcast met Nancy Vermeule, die tijdens de vorige selectie net niet weerhouden werd…