Online vergaderen: level-up! Gebarentaal en 10 andere tips

Sedert een paar weken werken mensen massaal van thuis. Vergaderingen, evenementen en (informele) meet-ups worden digitaal georganiseerd. Thuiswerken brengt op zichzelf al heel wat praktische, technische en psychologische uitdagingen met zich mee. En de eerste twee weken is het charmant dat mensen vergeten te (un)muten, maar het ziet ernaar uit dat we het nog een poos op deze manier zullen moeten doen. Level up dus!

Hoe zorg je ervoor dat die online vergaderingen ook effectief en efficiënt georganiseerd worden? Hoe neem je beslissingen? Hoe toets je ideeën af en doe je aan kennisdelen zonder in een chaos te belanden of waarbij wie luidst roept, beslist?

Op zoek naar best & next practices hebben we de afgelopen weken al heel wat online meetings bijgewoond en hebben we ons ingelezen want in mei organiseren we onze #ZigZagHR Rond-De-Tafels noodgedwongen ook virtueel. De blog van Dette van Zeeland waarin ze 11 tips deelt voor online vergaderen met meer impact, voldoening en resultaat is wat ons betreft een leestip voor iedereen die online vergaderingen graag wat effectiever en efficiënter wil laten verlopen. We hebben hieronder haar 11 tips samengevat:

Tip 1: Zorg voor een goede voorbereiding

Stel vooraf én in samenspraak een agenda op;
Informeer wie er agenda-topics heeft;
Communiceer duidelijk of en welke voorbereiding er gevraagd wordt aan de deelnemers;
Spreek per agenda item een tijdsduur af en wie het item zal brengen.
Koppel aan elk item een doel: welke volgende stap, actie of beslissing wil je nemen?

Tip 2: Spreek een rolverdeling af zowel vooraf, tijdens als na de online vergadering

De host: zorgt ervoor dat de praktische zaken geregeld zijn: agenda, link naar online meeting, IT-support
De agendabouwer: inventariseert, stelt in samenspraak de agenda op en zorgt ervoor dat alle nodige voorbereiding gebeurt.
De facilitator: leidt de vergadering, hij/zij begeleidt het proces en de vorm, NIET de inhoud; de facilitator vat samen zonder eigen toevoegingen; zorgt dat iedereen aan het woord komt; zorgt dat het proces gevolgd wordt en dat er per item een afspraak of vervolgstap wordt gemaakt. Indien de facilitator ook zelf deelneemt, is het belangrijk dat hij/zij duidelijk maakt vanuit welke rol hij/zij spreekt bijvoorbeeld via een online gebaar.
De timekeeper: geeft een seintje als de tijd (bijna) voorbij is.
De visualist: zorgt dat het scherm gedeeld wordt zodat iedereen hetzelfde ziet en het proces kan volgen.
De notulist: zorgt voor (live) verslaggeving (door bvb met een google document te werken). Vaak is het voldoende om afspraken en to do’s te noteren en te visualiseren wat ‘geparkeerd’ wordt (datgene wat buiten de meeting opgenomen zal worden en/of wat voor de meeting niet prioritair is).
Tip: rollen kunnen gedeeld en/of afgewisseld worden

Tip 3: Start met een check-in

Door in te checken meet je figuurlijk de temperatuur: het zorgt ervoor dat alle deelnemers zaken kunnen uiten die spelen (zelfs volledig los van de vergadering) of die hen bezighouden (gerelateerd aan de vergadering). Vergeet op het einde niet weer uit te checken!

Tip 4: Gebruik het principe van consent

Het uitgangspunt van deze werkwijze is dat de wijsheid verspreid zit onder alle deelnemers, en bij uitbreiding onder alle leden van de organisatie. Niemand heeft het volledige zicht op een probleem of uitdaging, daarom is het van belang om de verschillende perspectieven samen leggen op een constructieve manier. Dit gebeurt door te vragen naar mogelijke bezwaren en bezorgdheden op een voorstel. Vooraleer er naar oplossingen gezocht wordt op bezwaren, is het belangrijk om eerst na te gaan bij de deelnemers of het bezwaar of de bezorgdheid relevant is. Dit principe kan je doorheen de volledige vergadering toepassen en doe je best ook bij aanvang.

Tip 5: Neem de facilitatorrol serieus

Als facilitator heb je (ook bij offline vergaderingen) veel impact op de groep. Je bewaakt de gelijkwaardigheid, je scheidt het proces van de inhoud, je zorgt ervoor dat het afgesproken proces gevolgd wordt en dat iedereen mee is en de stappen begrijpt. Ook waak je erover dat iedereen zich veilig genoeg voelt om bezwaren of bezorgdheden naar voren te brengen.
Online faciliteren is uiteraard lastiger. Daarom schrijf je best van iedereen de namen op, zodat je bij elk rondje kunt noteren wie er aan het woord is geweest. Je spreekt iedereen ook persoonlijk aan ook al zie je niet iedereen tegelijk in je scherm. Het is belangrijk om heel duidelijk te zijn in je vraagstelling, één vraag tegelijk te stellen en deelnemers erop te wijzen als ze het proces niet volgen of de spreektijd van anderen innemen.
Bij langere online meetings is een vijf minuten pauze tussendoor zeker aangewezen. We dreigen onze basisbehoeften en ons lichaam te vergeten in deze digitale corona-tijden.

Tip 6: Doe gelijkwaardige rondjes

Rondjes doen is een heel effectieve manier om verschillende perspectieven te beluisteren. Door om beurten ieders visie op een onderwerp te horen, bouwen mensen verder op elkaars ideeën en dient de oplossing zich soms ‘als vanzelf’ aan.
Let er als facilitator wel op dat je niet steeds hetzelfde rondje doet, wissel af wie er begint en geef duidelijke richtlijnen mee waar je gedurende het rondje aan blijft herinneren.

Tip 7: Organiseer slimme vormen van uitwisseling

Een gemakkelijke manier van informatie uitwisselen is het beantwoorden van deze drie vragen:

Wat heb ik de afgelopen periode (dag/week/…) gedaan?
Wat ga ik de komende periode doen?
Wat heb ik nog nodig? Waar loop ik tegenaan?

Dit is een techniek die vaak bij korte stand-up meetings gebruikt wordt, maar die evengoed vanop afstand ingezet kan worden. Je kan bijvoorbeeld afspreken dat elk teamlid dagelijks vóór een bepaald tijdstip deze informatie doorgeeft of je kan regelmatig een korte online meeting inplannen, waarbij eventuele één-op-één gesprekken achteraf in dezelfde call gebeuren of in online ‘break-outs’ plaatsvinden.

Tip 8: Artful participation, digitale etiquette en vergaderhygiëne

Artful participation is een techniek die uitnodigt tot zelfreflectie en je laat nagaan wat jouw beste bijdrage is aan de samenwerking en aan de meeting. Bij online vergaderen kun je dan alvast denken aan deze dingen:

Zorg ervoor dat je voordat de meeting begint je techniek en technologie op orde hebt. Dat kan door het juiste programma te downloaden, de link te testen, je audio en je video te controleren. Op die manier kan de meeting stipt starten.
Zorg dat je gezicht zichtbaar is en dat je er netjes bij zit, dit is een vorm van digitale etiquette
Zet jezelf op ‘mute’ als je niet spreekt, om onnodige achtergrondgeluiden te vermijden.
Volg de aanwijzingen van de facilitator op.
Onderbreek anderen niet tenzij het een meerwaarde is voor het gesprek.

Tip 9: Zet online consent besluitvorming in

De basishouding van consent besluitvorming is dat ideeën gebracht worden als een voorstel dat verder verbeterd kan worden. Als facilitator volg je een vast patroon en leg je bij elke stap uit wat je vraagt aan de deelnemers. Hier zijn een paar tips:

Gebruik rondjes en vraag om bondige antwoorden.
Begin met consent te zoeken over de probleemstelling zelf: Is het voor iedereen duidelijk, moet de probleemstelling nog verfijnd worden, moet er nog iets aan toegevoegd worden?
Laat bij voorkeur ‘de eigenaar’ zelf het voorstel presenteren. Nodig de deelnemers één voor één uit om korte, verduidelijkende vragen te stellen over het voorstel.
Als het voorstel duidelijk is laat je vervolgens iedereen een korte reactie op het voorstel geven in een rondje. Dit zorgt voor ontlading.
Dan ga je over tot het zoeken van consent. Laat iedereen tegelijk een reactie tonen via de handgebaren (zie verder). Vraag tijd om te noteren wat de reacties zijn, zodat je geen bezwaar of bezorgdheid mist.
Bij bezwaren: Maak als facilitator een duidelijk onderscheid tussen argumenten en oplossingen. We zijn vaak zo oplossingsgericht dat we onze persoonlijke strategie direct naar voren brengen, maar het is belangrijk om eerst draagvlak te vinden in de groep voor de reden waarom het zo niet goed genoeg is, en het bezwaar dus goed te kwalificeren.
Vraag na kwalificering aan degene die het bezwaar uitte of zij/hij al een oplossing heeft, zo niet kun je het in de groep vragen.
Zoek consent op de voorgestelde aanpassingen en zoom daarna terug uit naar het geheel om te ontdekken of er nog bezwaren van andere aard zijn en zoek daar op dezelfde manier samen consent op.
Als er meerdere mogelijke bezwaren zijn, zijn er twee opties. Ofwel beluister je ze eerst allemaal en bepaal je welk bezwaar het meest fundamenteel is en best eerst behandeld wordt. Ofwel start je met één bezwaar, waarmee mogelijk ook andere bezwaren worden weggenomen.

Tip 10: Gebruik online gebarentaal

Met gebarentaal kan je snel een reactie tonen zonder de microfoon over te nemen. Vijf veelgebruikte gebaren in online meetings zijn:

Knikken met wijsvinger: bingo, vind ik ook.
Opgestoken hand: ik wil iets zeggen.
Duim omhoog: goed genoeg voor nu, veilig genoeg om te proberen.
Platte hand met handpalm open naar boven: ik heb een mogelijk bezwaar.
Handpalm naar beneden, schuddende beweging: ik heb een bezorgdheid.

Ongetwijfeld zullen hier nog heel wat variaties op gevonden worden de komende weken 🙂

Tip 11: Evalueer elke online vergadering

Als je beter wil worden in online vergaderingen, bouw dan zeker voldoende feedback loops in. Reserveer aan het eind van elke online bijeenkomst even tijd om de vergadering te evalueren.
Hier zijn twee eenvoudige formats die dit kunnen faciliteren:

Start-stop-keep: Vraag elke deelnemer: “Waar wil je dat we mee starten in onze manier van vergaderen/samenwerken? Waar wil je dat we mee stoppen? Wat wil je behouden van onze manier van vergaderen/samenwerken?”
Peer Review: Een rondje waarderingen, een rondje verbetersuggesties en een rondje met concrete ontwikkelacties en/of afspraken.

Zorg dat de evaluaties bewaard en gedeeld worden zodat je hierop kunt terugkijken.

Om te groeien in een bepaalde rol, zoals die van facilitator, kun je bovenstaande of andere evaluatiemethoden ook toepassen en vragen aan je mede deelnemers om jou hierin te evalueren.

Wist je dat deze tips om online te vergaderen voortkomen uit de principes van Sociocratie 3.0? Omdat er nu zoveel online wordt samengewerkt, bundelde Dette Van Zeeland, zelf sociocratie coach, haar expertise in een uitgebreide blogpost op linkedin. Dit artikel is daar een samenvatting van. Je leest het origineel artikel van Dette van Zeeland hier

Zo moet het alvast niet 🙂