Hoe managers de negatieve impact van administratief werk kunnen verminderen

Maar liefst 70% van leerkrachten in België geeft aan dat ze ‘te veel’ stress ervaren door hun werk. Daarmee staat België in de top 5 wereldwijd. De belangrijkste bron van die stress zijn de administratieve taken die leerkrachten dagelijks moeten vervullen. Te vaak ligt het verminderen van administratieve taken niet binnen de mogelijkheden van de directe manager. Juist dan is het van belang om te kijken naar factoren die wél te beïnvloeden zijn om de negatieve effecten van administratieve taken te verzachten. Ons onderzoek laat zien dat het betrekken van leerkrachten bij beslissingen in de organisatie ertoe leidt dat diezelfde administratieve taken resulteren in minder stress.

Aanhoudende, hoge werkstress wordt in wetenschappelijk onderzoek al lange tijd gelinkt aan burn-out en alle bijhorende symptomen. Ook in scholen is stress bij leerkrachten een groot probleem. Talloze leerkrachten staan dagelijks onder te grote druk voor de klas en zijn hierdoor ongelukkig met hun waardevolle baan. Omdat aanhoudende werkstress ook raakt aan de motivatie en capaciteiten van leerkrachten, komt stress de kwaliteit van onderwijs niet ten goede.

De OESO ondervraagt leerkrachten en schoolhoofden wereldwijd al jaren over hun werk. In de survey kunnen leerkrachten kiezen of zij ‘geen’, ‘een beetje’, ‘te veel’, of ‘erg veel’ stress ervaren. Gemiddeld geeft 18% van de leerkrachten aan erg veel stress door het werk te ervaren. Er zit echter veel variatie tussen landen. In Groot-Brittannië, Hongarije en Portugal ervaart meer dan 30% van de leerkrachten erg veel stress. België staat als vierde op dit lijstje. Maar liefst 28% van Vlaamse leerkrachten geeft aan ‘erg veel’ stress te ervaren. En 70% geeft aan ‘te veel’ stress te ervaren door het werk. Waar komt die stress vandaan?

Onderzoek bij meer dan 100.000 leerkrachten wereldwijd

Met diezelfde OESO-data van maar liefst 113,210 leerkrachten in 46 landen, onderzochten we de bron van die stress. De leerkrachten gaven aan dat het hebben van te veel administratieve taken de belangrijkste bron van werkgerelateerde stress is. Dit betreft de administratieve taken anders dan het verbeteren en verwerken van cijfers.

Natuurlijk zijn niet alle bureaucratische of administratieve taken te schrappen uit het dagelijks werk van leerkrachten. Daarnaast zien we trends die mogelijk juist méér administratieve taken met zich meebrengen, zoals de neiging tot meer transparantie en verantwoording over de kwaliteit van onderwijs, de ontwikkelingen rondom online leersystemen en hybride lesgeven.

Daarom keken wij in ons onderzoek naar de organisationele factoren die leerkrachten zouden kunnen helpen om beter om te gaan met dagelijkse administratieve lasten. Een belangrijke voorwaarde binnen ons onderzoek: deze factoren moesten binnen bereik van de directe manager liggen – op scholen vaak de schooldirecteur – zodat élke school hiermee aan de slag kan.

Aan de hand van het Job Demands-Resources model, zochten wij naar organisationele factoren die de negatieve impact van administratieve druk op werkgerelateerde stress kan verzachten. Wat blijkt: het actief betrekken van leerkrachten bij beslissingen binnen hun organisatie, helpt hen om minder stress te ervaren bij dezelfde hoeveelheid administratieve taken.

Betrek leerkrachten bij besluitvorming

Wij dragen drie verklaringen aan waarom het betrekken van leerkrachten bij besluitvorming zou helpen bij het ervaren van minder stress door administratieve taken.

Ten eerste vergroot een meer gedecentraliseerde manier van besluitvorming de informatiestromen door de verschillende niveaus van een organisatie. Betrokken partijen kunnen zowel de oorsprong als het doel van administratieve lasten leren kennen. Het zich bewust zijn van deze informatie kan leerkrachten helpen om het gedeelde doel (opnieuw) te verbinden met de taken en hierdoor het administratief werk als minder betekenisloos ervaren. Hierdoor raken zij minder ‘vervreemd’ van hun dagelijks werk.

Ten tweede dragen meer mogelijkheden voor participatie van leraren en belanghebbenden bij aan een gevoel van eigenaarschap en vergroot dit de mogelijkheden voor leraren om speciale zorgen te uiten. Aangezien het moeten doen van administratieve taken iemand makkelijk van haar/zijn job kan vervreemden, is het stimuleren van eigenaarschap met name relevant wanneer managers leerkrachten willen ondersteunen in hun job. Zo kan een gevoel van ‘grip’ en autonomie over de werkweek worden gecreëerd, wat de negatieve impact van administratieve taken dempt.

Ten derde kan ook de participatie van daadwerkelijke ‘cliënten’, zoals leerlingen en ouders op scholen, ertoe bijdragen dat de maatschappelijke relevantie voorop blijft staan bij organisatorische beslissingen – inclusief de beslissingen over administratief werk. Hierdoor is (opnieuw) meer ruimte voor gesprekken over ‘het waarom’ van bepaalde regels en kunnen gevoelens van maatschappelijke betekenisloosheid worden verminderd.

Wanneer het direct verminderen van administratieve druk niet binnen de mogelijkheden ligt, moeten managers op zoek naar manieren om hun medewerkers te helpen hier beter mee om te gaan. Het scheppen van mogelijkheden tot participatie binnen de organisatie kan helpen om beter om te gaan met de dagelijkse stress door administratieve taken.

Door doctoraal onderzoeker Maria Tiggelaar (Vakgroep Bestuurskunde en Publieke Management en professor Bert George (City University of Hong Kong, ex-UGent).

>> Lees meer over dit onderzoek in het gepubliceerde wetenschappelijke artikel.