“Welzijn moet gevoeld worden”

Zorgen voor je medewerkers ís zorgen voor je business, weet Anna Smets, Director Business Solutions bij Workplace Options. In onze zoektocht naar Best & Next Practices connecteert ze ons deze keer met Nele Eeckhout, HR Director bij Volvo Trucks België, verantwoordelijk voor HR, safety en sociale relaties. Die mix van verantwoordelijkheden blijkt alvast één van de sleutels van hun breed gedragen welzijnsbeleid. “Welzijn moet gevoeld worden.”

We kunnen veel leren van de Zweden en al zeker op het gebied van welzijn op het werk. Elke dag drukken ze er even op de pauzeknop en genieten ze van elkaars gezelschap (fika). Gematigdheid (lagom) is er de sleutel tot een gelukkig leven. In Zweden zijn medewerkers zich erg bewust van een goede gezondheid en staat veiligheid voorop.

“En heel wat elementen van de Zweedse cultuur vind je terug bij Volvo Trucks Gent”, aldus HR Director Nele Eeckhout. Ze heeft het over de grootste vrachtwagenfabriek van de Volvo Group ter wereld en meteen ook over een belangrijke werkgever in ons land, goed voor ongeveer 5000 medewerkers. Safety, duurzaam ondernemen en productiviteit zijn topprioriteit.

“We hadden al een breed portfolio om zorg te dragen voor onze medewerkers en we hebben dat aanbod afgelopen jaar uitgebreid”, merkt Nele Eeckhout op. “Daar waren vier aanleidingen voor: onze medewerkers konden reeds voor heel wat zaken binnen Volvo terecht, maar de vraag oversteeg het aanbod, de abrupte productiestop door corona leidde tot grote onzekerheid, de oorlog in Oekraïne versterkte de onrust, en de materiaalcrisis maakte dat mensen heen en weer geslingerd werden tussen periodes van snel opschalen en tijdelijke werkloosheid door gebrek aan grondstoffen. De impact op het mentaal welzijn, de veiligheid en productiviteit werden voelbaar. Daarom hebben we beslist om het My Care-programma aan te vullen met een Employee Assistance Programma.”

Nele Eeckhout reikt alvast zeven sleutels aan om welzijn op de strategische agenda te plaatsen en een EAP succesvol te implementeren.

Sleutel 1
Maak het zo breed mogelijk

“Een EAP maak je best zo breed mogelijk”, adviseert Nele Eeckhout. “Enerzijds door het ook open te stellen voor tijdelijke werknemers (zoals uitzendkrachten), anderzijds door het gezin van de medewerkers mee te betrekken. Er kunnen zich tal van problemen voordoen die een impact hebben op het welbevinden en die stress veroorzaken die mensen meebrengen naar het werk.”

Sleutel 2
Maak het zo persoonlijk mogelijk

Brede infosessies zijn doorgaans weinig effectief: “Maak het daarom zo persoonlijk mogelijk: productiearbeiders, bedienden, leidinggevenden,…: ze hebben allemaal verschillende noden en worden daarom best persoonlijk aangesproken. Generieke infosessies zijn zelden het juiste antwoord.”

Sleutel 3
Zorg ervoor dat iedereen de weg vindt

Het EAP werd bij Volvo Trucks kort na de zomer gelanceerd, met een brief, zodat ook het gezin op de hoogte gebracht werd: “Nu geven we de info bij onboarding. Vertrek wel van de realiteit van wat medewerkers nodig hebben om werk en privé beter op elkaar af te stemmen. En verlies nooit de duidelijkheid uit het oog: iedereen moet makkelijk de weg vinden naar het EAP.”

Sleutel 4
Zorg ervoor dat er gebruik van gemaakt wordt

“Luister heel goed”, raadt Nele Eeckhout aan. “Weet wat de medewerkers echt nodig hebben én betrek hen bij het aanbod. Zo weet je dat ze er ook gebruik van zullen maken als het nodig is.”

Sleutel 5
Zorg ervoor dat er niet in hokjes gedacht wordt

Volvo Trucks vormde een crossfunctionele wellbeing-werkgroep waarin alle geledingen uit de business vertegenwoordigd zijn: “Ook de samenwerking tussen HR en Safety is een groot voordeel gebleken.”

Sleutel 6
Zorg voor stakeholder management

“Het betrekken van alle stakeholders zorgt voor goodwill”, weet Nele Eeckhout. “We doen het in de eerste plaats voor de medewerkers zelf natuurlijk. De expertise, het vertrouwelijk karakter en de laagdrempeligheid zijn de belangrijkste troeven. Maar het is essentieel dat alle stakeholders overtuigd zijn van het belang en de meerwaarde. Dat de top van onze organisatie erin gelooft, vertaalt zich in het feit dat we hier budget voor hebben. Ook van de syndicale partners hebben we veel steun gekregen, ook al omdat we psychologische ondersteuning konden bieden, terwijl er lange wachtrijen zijn in het reguliere circuit.”

Sleutel 7
Leidinggevenden, HR en sociale partners worden ook graag ondersteund

“Onze leidinggevenden, HR medewerkers, vertrouwenspersonen en sociale partners hebben uitgebreide informatie gekregen, zodat ze sneller alarmsignalen oppikken”, stipt Nele Eeckhout aan. “Daarnaast zetten we het EAP ook in om hen zelf te ondersteunen, zowel op vlak van adviesverlening, als in hun welzijn.”

Steeds meer organisaties bieden hun medewerkers én gezin een Employee Assistance Programma (EAP) aan. Nog nooit van gehoord? Een EAP is een dienstverlening die medewerkers en leidinggevenden ondersteunt in hun mentaal, emotioneel, fysiek en praktisch welzijn. Daarmee toon je als organisatie dat het welzijn van je medewerkers er echt toe doet. Het hele jaar door kunnen medewerkers de klok rond kosteloos terecht bij een team van professionals voor een luisterend oor of een helpende hand. De ondersteuning werkt zowel curatief als preventief, en wordt aangeboden voor werkgerelateerde problemen, stressbeheersing, gezonde voeding, maar evenzeer als men zich zorgen maakt over de kinderen of de partner, die ook zélf contact kunnen opnemen met het EAP. Op die manier ontzorgt het EAP tegelijkertijd het HR team en de interne dienstverlening, die nu eenmaal niet 24/7 beschikbaar kunnen zijn.