5 sleutels voor een geëngageerd (wieler)team

Een verrassende zigzag-carrière, zeg dat wel: Elke Weylandt startte als assistent bij de vakgroep Taalkunde aan de Universiteit Gent, specialiseerde zich in communicatie en is sinds begin 2020 Operations Manager van de wielerploeg Trek-Segafredo. Die rol combineert ze met twee eigen bedrijven. Hoe houdt ze al die ballen in de lucht? En hoe engageer je medewerkers in een internationale topwielerploeg? Elke Weylandt reikt vijf sleutels aan om te bouwen aan een geëngageerd team, sleutels die ook voor HR zeer bruikbaar zijn.

“Elke dag is anders. Gelukkig maar. Als Operations Manager bij Trek-Segafredo ben ik verantwoordelijk voor alles behalve het sportieve, dus ook voor HR. Ik beslis bijvoorbeeld niet welke renners aangeworven worden, maar ik zorg er wel voor dat ze een contract hebben en dat ze goed verzekerd zijn. Ik laat me niet in met de wedstrijdtactiek en evenmin met de planning van trainingskampen, wel met het budget en alle reisbewegingen die daarbij komen kijken. Dat doe ik samen met een fantastisch team: mijn rechterhand, een Travel Manager, een team van soigneurs (de mensen die je onderweg ziet staan met bidons, die ervoor zorgen dat de renners na de wedstrijd een massage krijgen en hen ontzorgen als ze ‘s avonds in een alweer andere hotelkamer aankomen), een team van mechaniekers (die mee in de volgwagen van de sportdirecteur zitten tijdens de wedstrijd), het communicatieteam (waar ik vroeger zelf deel van uitmaakte) en het team dat verantwoordelijk is voor sponsors en VIP’s. Daarnaast kan ik ook rekenen op ondersteuning vanuit Trek UK en de hoofdzetel in Waterloo, Wisconsin (VS).”

We krijgen meteen een duidelijke schets van Elke Weylandt, die als geen andere het belang inziet van geregeld over het professionele muurtje kijken om te blijven leren: “Je kan ook wel leren van andere wielerteams of gelijkaardige organisaties, maar de grootste opportuniteit zit in het bijleren van mensen die in een fundamenteel andere sector werken. In mijn zoektocht naar efficiëntie, bijvoorbeeld, leer ik van IT. Ook uit mijn vorige jobs én de combinatie met mijn andere professionele rollen haal ik inspiratie. Hoewel mijn loopbaan voor een buitenstaander misschien een grillig parcours lijkt, ben ik doorheen de jaren gewoon doorgegroeid naar een andere, meer uitdagende rol in een omgeving waar ik me thuis voel, telkens in het verlengde van mijn competenties. Mijn huidige job bij Trek-Segafredo brengt alles samen wat ik van een job verwacht, dat gééft energie.”

In dat wielerteam vinden we toppers als Jasper Stuyven, Mads Pedersen en Vincenzo Nibali. Bij de vrouwenploeg koersen onder andere voormalig wereldkampioene op de weg Lizzie Deignan en wereldkampioene in het veldrijden Lucinda Brand.

Drie jobs tegelijk

Elke Weylandt studeerde Romaanse Talen aan de Universiteit Gent en vervolgens Communiceren voor Organisaties aan Ufsia. “Omdat er voor een praktijkassistent geen fulltime job beschikbaar was aan de universiteit, heb ik die opdracht gecombineerd met een job als docent Spaans en Frans in het universitair talencentrum”, zo blikt ze terug op haar eerste werkjaren.

“Door mijn achtergrond ben ik daar doorgegroeid tot communicatiemanager, wat ik combineerde met de rol van teamcoördinator van de docenten Romaanse Talen. Zo heb ik het lesgeven geleidelijk aan afgebouwd. Talen, leidinggeven en communicatie liepen en lopen nog steeds als een rode draad doorheen mijn loopbaan en alles wat ik doe.”

De wielerwereld leerde ze kennen via haar broer Wouter, een spurter die bij Quick Step en later bij Trek reed. Op 9 mei 2011 kwam hij om het leven bij een val tijdens de Ronde van Italië. Hij was amper 26. Het drama wordt beschreven in Het Scheldepeloton, de zesdelige humaninterestreeks op Canvas, waarvoor Lieven Van Gils zich liet inspireren door het boek De val van Matthias Declercq – allebei even meesterlijk ontroerende als aangrijpend rauwe werken, die zeker niet alleen bij wielerfans beklijven.

“Toen mijn broer overleden is, werd onze familie heel warm opgevangen door Trek”, blikt Elke Weylandt terug. “Daar heb ik de persverantwoordelijke leren kennen, die mij in 2014 heeft gevraagd om aan te sluiten bij het communicatieteam. Ik wilde al langer in het wielrennen aan de slag, maar de timing was voordien nooit optimaal en ik wilde aanvankelijk niet in mijn broer zijn wereld binnendringen. Ik ben als freelance press officer gestart via loopbaanonderbreking aan de universiteit en het is me zo goed bevallen, dat ik mijn job aan de universiteit ben beginnen afbouwen tot ik de knoop definitief heb doorgehakt. Toen de vorige Operations Manager terugkeerde naar de VS, heb ik aangegeven dat ik me klaar voelde voor zijn job.”

Die baan combineert ze nu met nog twee zelfstandige activiteiten. “Ik kan het iedereen aanraden om verschillende jobs te combineren binnen één expertisedomein of zelfs over verschillende expertisedomeinen heen”, adviseert ze. “Planningsgewijs is dat soms een uitdaging, maar het zorgt evengoed voor kruisbestuiving. Met collega-ondernemer Bjorn Cocquyt heb ik het marketing- en communicatiebureau Sparkling Arrow opgericht. We zijn vooral elkaars sparringpartner, we besteden onze opdrachten grotendeels uit aan freelancers, die we opleiden door hen te laten brainpicken van ons. Ook bij het vertaal- en communicatiebureau Centotto Communications, mijn andere onderneming, heb ik het afgelopen jaar zo goed als al mijn klantenwerk uitbesteed. Ik stel me daarbij altijd de vraag: moet ik dit zélf doen en moet ik dit nú doen?”

Vijf sleutels voor een geëngageerd team

Sleutel 1: Een divers team dat elkaar respecteert

Naast haar eigen diverse activiteiten, wordt Elke Weylandt ook bij Trek-Segafredo geconfronteerd met een enorme diversiteit aan taken, maar ook aan type medewerkers (administratieve profielen, soigneurs, mechaniekers,…) en nationaliteiten. Ze ziet het alleen maar als een voordeel: “Het verruimt je horizon en het verhoogt het besef dat iedereen anders is en vanuit zijn of haar eigen denkkader kijkt naar de beslissingen die we nemen. Dat is enorm verrijkend, maar het gaat natuurlijk gepaard met een aantal uitdagingen. En ja, soms botst het. Maar dan zoeken we uit of we dat hadden kunnen vermijden en wat we daaruit kunnen leren. Die diversiteit is ook op persoonlijk vlak een grote meerwaarde, omdat we buiten het werk doorgaans mensen opzoeken die heel erg op onszelf lijken. Op zich is dat logisch, maar dat verengt je wereld. Ik ben ervan overtuigd dat ons team zo stabiel is en zo goed op elkaar ingewerkt is dankzij die complementariteit en diversiteit.”

Sleutel 2: Ken ál je mensen

“Omdat ik in mijn vorige functie als communicatieverantwoordelijke zelf veel heb gereisd, ken ik de mensen goed. Ik weet hoe mooi het is om bij een wielerploeg te werken, maar ook hoe zwaar het kan zijn om 24/7 on the road te zijn en op elkaars lip te leven. Dat zorgt voor een stevig fundament als het gaat over vertrouwen”, getuigt Elke Weylandt.

Hoewel ze nu werkt voor een Amerikaans sportteam, is de uitvalsbasis haar vertrouwde Leiestad Deinze, een bewuste keuze wegens de centrale ligging, dicht bij een aantal belangrijke (auto)wegen en in de buurt van andere standplaatsen die te maken hebben met wielrennen. “Hier staat onze vloot wagens, de frames van de wielrenners, hier werken onze administratieve medewerkers en ikzelf”, schetst ze. “De deur staat altijd open.

Maar hoe houd je de connectie en hou je hen geëngageerd als iedereen over de wereld verspreid zit? Daarom ga ik regelmatig naar de wedstrijden. Niet iedereen komt immers langs in ons logistiek centrum. Ik zou het slecht aanpakken als Operations Manager en HR verantwoordelijke als ik slechts 20 dagen per jaar – tijdens onze trainingskampen – met onze medewerkers connecteer en voor de rest van het jaar in Deinze blijf. Hoe kan je mensen evalueren als je hen slechts twee keer per jaar een paar dagen ziet? Je moet hen allemaal echt kennen.”

Sleutel 3: Coaching in the moment en feedback

Eén keer per jaar is er een formeel evaluatiegesprek. “En alle 364 andere dagen van het jaar ben ik maar een bericht, mail of call away”, legt Elke Weylandt uit. “Doorheen het jaar is er een open feedbackcultuur. Alles moet gezegd kunnen worden – op een respectvolle manier. Heel geëngageerde mensen geven ook veel feedback, omdat ze het team beter willen maken, dat is heel waardevol. Hoewel we niet hiërarchisch ingesteld zijn, houdt het sommige (vaak oudere) werknemers tegen om gewoon even binnen te lopen. Zij voelen zich meer comfortabel op een formeel evaluatiemoment. Ik luister altijd en neem ook altijd nota van al die gesprekken. Eén keer per jaar deel ik dat verslag met de general manager als we de prioriteiten bepalen. De medewerkers laat ik dan weten wat er gebeurd is met hun suggesties. Dat is ook belangrijk om het engagement hoog te houden. Dat betekent niet dat we op alle suggesties ingaan, maar iedereen heeft wel een gelijkwaardige kans tot inbreng.”

Trek-Segafredo gelooft in coaching in the moment. “Feedback wordt dus niet opgespaard”, legt Elke Weylandt uit. “Dat heeft ook geen zin omdat de persoon na een jaar misschien niet meer weet waarover het precies gaat en het vermijdt ook dat mensen platgeslagen zouden worden. De bedoeling van feedback is om eruit te leren en zo de beste versie van zichzelf te worden. Dat kan alleen als je onmiddellijk feedback geeft als er iets misgaat én als er iets voortreffelijk gaat. Dat zorgt ervoor dat mensen voelen dat we met hen begaan zijn, ook al zitten we niet in één ruimte.”

Sleutel 4: Een open en veilige cultuur

“Take the blame and give credit – dat typeert Trek Bikes en bij uitbreiding ook Trek-Segafredo”, aldus Elke Weylandt. “We bedanken de staf doorlopend, maar als er iets misgaat, is het mijn schuld. Dat zorgt voor geborgenheid en veiligheid. Ook tijdens de coronapandemie bleven we op die manier werken. Remote samenwerken was voor ons trouwens geen uitdaging, we doen dat doorheen het jaar. Wat wel een uitdaging was? Mensen die anders 200 dagen per jaar onderweg zijn, moesten plots een lange tijd thuisblijven. We hebben maandelijks met iedereen videocalls gedaan, gewoon om te praten. Zo hielden we de vinger aan de pols.”

“Een cultuur van veiligheid gaat ook over financiële veiligheid”, vindt ze. “Wielerteams hangen af van sponsoring. Dus als er niet gereden wordt, betaalt de sponsor misschien niet, want er is geen visibiliteit. Veel teams zaten daardoor met de handen in het haar. Bij ons hebben we iedereen wel doorbetaald. Niet alleen is Trek-Segafredo een solide bedrijf, we zijn ook minder afhankelijk van sponsors omdat Trek zelf eigenaar is van het team. Bovendien is de verkoop van fietsen al een tijd aan het boomen, dus waren we ook in staat om de renners door te betalen.”

“Dus nee, een professionele wielerploeg functioneert niet in een parallelle wereld, maar lijkt heel erg op het reguliere bedrijfsleven”, lacht Elke Weylandt. “Net als elk ander bedrijf, streven we ook naar een team waarop we 100% kunnen vertrouwen. Daarom nemen we autonome mensen in dienst die we effectief vertrouwen geven, zodat we niet moeten micromanagen, zodat we ook geen tijd moeten besteden om aan het bedrijf in plaats van in het bedrijf te werken.”

Sleutel 5: positieve energie

“Als bedrijfsleider, Operations Manager of HR verantwoordelijke moet je jezelf twee vragen stellen om te zorgen dat je team geëngageerd blijft”, vindt Elke Weylandt. “En dat is des te belangrijker als collega’s op elkaars lip leven, zoals dat bij een wielerteam gedurende 200 dagen per jaar het geval is”. Haar twee vragen:

1. Zijn de medewerkers goed in hun job?
2. Brengen ze positieve energie?

“Je moet te allen tijde vermijden dat collega’s klagen tegen elkaar”, meent ze. “Dat zorgt voor negatieve energie én het lost niets op, het brengt het team in een vicieuze cirkel van negativiteit. Dat betekent dat je afscheid moet durven nemen van mensen als ze ondanks de nodige feedback en coaching niet (meer) tot die positiviteit komen. Ontslag mag echter nooit een verrassing zijn, anders heb je je job als leidinggevende niet goed gedaan.”

“Als ik hier ooit stop, hoop ik dat ik een impact heb kunnen maken en dat ik het team, dat al fantastisch was voor ik hier kwam, nog beter is geworden”, besluit ze. “Om dat te realiseren, moet je ook zelf geëngageerd zijn en openstaan om continu bij te leren – van alles en iedereen.”

+++

KEY TAKE AWAYS

1. De grootste opportuniteit zit in het bijleren van mensen uit een andere sector.
2. Vertrouwen, complementariteit en diversiteit zijn de pijlers van een sterk team.
3. Geëngageerde mensen geven veel feedback, omdat ze het team beter willen maken.
4. Spaar feedback niet op, wacht niet tot een formeel evaluatiegesprek.
5. Take the blame and give credit: dank de medewerkers en neem schuld van missers op jou.
6. Autonomie en vertrouwen voorkomen dat je moet micromanagen.