Terug naar kantoor? Overtuig je medewerkers met een betere werkplekbeleving

Het gedwongen thuiswerk-experiment van 2020 is nog niet helemaal achter de rug, maar het heeft ons in elk geval doen inzien dat dit een geschikte oplossing is voor heel wat functies en taken. Zeker voor werknemers die beschikken over een rustig plekje thuis lijkt een terugkeer naar het oude kantoor-normaal weinig aanlokkelijk.

Deze verwachting wordt bevestigd door een recente studie van het bureau Leesman, internationale experts in werkplekbeleving en -productiviteit. Van maart tot eind augustus werden 130.000 werknemers in 83 landen bevraagd over hun ervaringen met thuiswerken. De resultaten werden afgezet tegen de benchmarkcijfers die Leesman al sinds 2010 verzamelt. De cijfers zijn niet mis te verstaan: 82% van de ondervraagden is het eens met de stelling dat ze thuis productief kunnen werken. Voor het kantoor is dat gemiddeld slechts 63%!

De studie wijst ook uit dat werknemers positief zijn over de technische middelen en ondersteuning die ze krijgen van hun werkgever, waardoor taken als vergaderen en informatie verzamelen hoger scoren in de thuissetting dan op kantoor. Tel daarbij de tijd-, milieu- en stresswinst van de uitgespaarde verplaatsingen, en we mogen er wel van uitgaan dat de salariswagen in de toekomst vaker voor de deur zal blijven staan, ook na covid-19.

Toch nog naar kantoor?

Productiviteit is belangrijk, maar natuurlijk niet alles. Klanten ontvangen, nieuwe medewerkers onboarden, sociale contacten onderhouden, leren van anderen, brainstormen – het zijn allemaal zaken die slechter scoren thuis dan op kantoor. Uit de cijfers van Leesman blijkt bovendien dat er grote verschillen bestaan tussen werknemers naargelang van hun thuissituatie en dat ook 20% van de medewerkers ronduit negatief zijn over thuiswerk. In menig huishouden wordt dan ook uitgekeken naar de dag dat we weer gewoon naar kantoor mogen als we daar zin in of nood aan hebben.

Dat kantoor is ook altijd méér geweest dan zomaar een werkplek, het is de plaats waar je samen met je collega’s het bedrijf bent, waar de identiteit en de cultuur van de onderneming vorm krijgen. Je hoeft er niet elke dag te komen om er deel van uit te maken, maar het is wel de beste plek om de eigenheid van een organisatie aan te voelen en te begrijpen. Het is de plek om te zien en gezien te worden, en te voelen dat je meedraait in een groter geheel.

Als er post-covid vaker flexibel en mobiel zal worden gewerkt, zullen er op termijn wellicht minder m² kantoor nodig zijn. Die zullen echter aan een hogere standaard moeten voldoen en een steeds betere werkplekbeleving bieden. Om dit te bereiken, slaan HR en Facility Management best de handen in elkaar.

4 must-haves voor een betere kantoorbeleving

1. In eerste instantie zal de werkplek veilig moeten zijn én veilig aanvoelen.

Mensen zullen thuis blijven als ze niet overtuigd zijn dat hun werkgever of gastheer hun welzijn au sérieux neemt. Voorzie ontsmettingsmiddelen in sanitair, kitchenettes, cafetaria, vergaderzalen, inkom en doorgangen. Laat een deel van het schoonmaak- en ontsmettingswerk zichtbaar overdag gebeuren door hygiënestewards. Laat periodiek hygiënemetingen uitvoeren en communiceer de resultaten. Laat medewerkers thuis weten wat je doet om de nieuwe kantooromgeving veilig te maken.

Op termijn: investeer in aanraakvrije apparaten en deuren in sanitair en verkeersruimtes.

2. Door de positieve ervaring van het thuiswerken is de norm voor geconcentreerd werken verhoogd.

Kantoren zullen ook een antwoord op moeten bieden inzake stilteregels, akoestiek, temperatuur, zitcomfort en ergonomie. Het kantoor dient daarnaast een uitstekende infrastructuur te bieden voor vergaderingen, trainingen en workshops. Herdenk de regels omtrent rondlopen, luidop spreken en telefoneren in open ruimtes. Creëer stille zones en extra spreek- en telefoneerruimtes. Maak het mogelijk om de indeling en infrastructuur van vergaderruimtes dynamisch aan te passen.

Op termijn: schakel sensoren en IoT-technologie in om de reële bezetting van werkplekken en vergaderzalen in kaart te brengen, en de indeling van het kantoor verder aan te passen.

3. Daarnaast moeten er plekken zijn voor informeel contact, uitwisseling en ontspanning.

Daar kunnen medewerkers hun sociale contacten onderhouden en hun netwerk binnen het bedrijf uitbouwen. Omdat de klassieke werktijden minder relevant zijn, graag ook een aantrekkelijk en ecologisch verantwoord aanbod van voedsel en drank, de hele dag door. Creëer multifunctionele ruimtes die dynamisch kunnen worden ingericht en voldoende ruimte bieden voor veilig sociaal contact. Maak het mogelijk om de indeling en infrastructuur van vergaderruimtes dynamisch aan te passen.

Op termijn: bekijk de mogelijkheden om het klassieke bedrijfsrestaurant te laten evolueren naar een gemengde selfservice, smart fridge en vending-oplossing.

4. Bovenal zal het kantoor de weerspiegeling zijn van de waarden en prioriteiten van de onderneming, de plek om klanten, sollicitanten en zakelijke partners gastvrij te onthalen.

Upgrade de receptie. Schakel technologie in om bezoekers vooraf te registreren, zodat de administratie vlot verloopt. Leid je front-of-house medewerkers op in persoonlijke gastvrijheid en hospitality. Creëer een open omgeving, waarbinnen zakelijke partners welkom zijn om je infrastructuur te gebruiken voor seminaries en workshops. Geef je gastvrijheid een extra boost door wanneer het past een beroep te doen op een gespecialiseerde cateraar of fine dining oplossing.