Sterke start, blijvend verschil: de impact van onboarding

In de huidige, nog altijd concurrerende arbeidsmarkt is het aantrekken en behouden van talent belangrijker dan ooit. Uit het recente KMO barometer-onderzoek van Exact blijkt dat 36% van de kmo’s kampt met een personeelstekorten. Dit leidt tot verhoogde werkdruk en stress op de werkvloer. Geen verassing dus dat het vinden en behouden voor bijna een derde van de ondernemers een topprioriteit is.

Waarom onboarding het verschil maakt

Volgens Lotte de Burlet, Chief HR Officer bij Exact, en Stefaan Janssen, Sales Manager bij Exact, is onboarding niet alleen een efficiënt hulpmiddel voor HR, maar draagt het ook uit waar een organisatie voor staat en welke ervaring ze nieuwe collega’s wil meegeven. Een goed onboarding-proces zorgt er namelijk voor dat medewerkers zich snel welkom voelen, efficiënt aan de slag kunnen en zich verbonden voelen met de organisatie.

Bij Exact weerspiegelt het onboarding-proces onze kernwaarde ‘Welcome Everyone’, zodat elke nieuwe collega zich vanaf dag één écht welkom voelt. Hun traject start met het kickstart-event: een driedaags programma waarin ze het bedrijf, waarden en elkaar leren kennen — het begin van een spannend avontuur. Na drie maanden wordt het volledige onboarding-traject afgerond. Daarnaast organiseert elke afdeling een eigen, decentrale onboarding, begeleid door learning enablers en andere teamvertegenwoordiger

Een vliegende start voor nieuw talent

Flashback! Denk eens terug aan je allereerste werkdag van jouw loopbaan. Werd je warm ontvangen? Kon je rustig wennen of werd je meteen in het diepe gegooid? Die eerste indruk is cruciaal – You never get a second chance to make a first impression. Zeker niet als bedrijf. Je bent niet de enige die het potentieel van je medewerkers ziet. Een doordacht proces is dan ook essentieel.

Zodra je nieuw talent binnenhaalt, begint de uitdaging om hen niet alleen goed te laten landen, maar ook blijvend betrokken te houden. Stefaan benadrukt dat onboarding bij Exact draait om duidelijke en interactieve communicatie. Lange presentaties met slides? Die laten ze achterwege. In plaats daarvan zetten ze in op een interactieve onboarding, waarbij nieuwe medewerkers soepel kunnen instromen.”

Wat levert een goede onboarding je op?

Een effectief onboarding-proces zorgt voor:

• Snellere productiviteit: Je helpt nieuwe medewerkers om sneller productief te worden. In organisaties met gestructureerde introductieprogramma’s zijn medewerkers vlugger inzetbaar.
• Sterkere cultuurintegratie: Door vanaf dag één ondergedompeld te worden in de bedrijfscultuur, voelen medewerkers zich sneller thuis en integreren ze sneller in het team.
• Hoger engagement: Betrokkenheid vanaf het begin vergroot de kans dat medewerkers blijven en zich verder ontwikkelen binnen de organisatie.

Digitale tools maken het verschil

Hoe harder je groeit en nieuwe mensen laat instromen, hoe belangrijker het wordt dat je als HR-afdeling beschikt over strakke processen en ondersteunende technologie om nieuwe medewerkers vlot en persoonlijk te onboarden.

Voor HR betekent dit: grip houden op het proces, tijd besparen en consistentie garanderen. Een goed onboarding-proces vraagt om zowel structuur en flexibiliteit; daarom is het essentieel om de workflow te systematiseren en te automatiseren waar mogelijk.

Met de HR-software Exact Officient stel je eenvoudig gepersonaliseerde workflows samen die beide perspectieven ondersteunen. Denk aan:

• Taken toewijzen aan collega’s (bv. buddy’s of teamleiders)
• Herinneringen instellen voor deadlines of kennismakingsmomenten
• Templates creëren voor verschillende rollen of afdelingen

Zo wordt onboarding niet alleen efficiënter voor HR, maar ook impactvoller voor nieuwe collega’s doordat ze zich sneller welkom, betrokken en goed voorbereid voelen.

Meer weten? Beluister de podcast De bouwstenen van een frictieloze onboarding met Stefaan Janssen en Alexandra Ranke.

Kortom, onboarding is een belangrijk en onmisbaar proces voor zowel de nieuwe collega, het team als het bedrijf. Wil je ontdekken hoe onboarding een strategisch HR-instrument kan zijn? En welke bouwstenen je zeker niet mag vergeten?