Stakeholder-engagement in plaats van stakeholdermanagement

Of je nu een nieuw recruitmentproces opstart of de arbeidsdeal vertaalt naar de werkvloer: je moet je pappenheimers kennen. Hoe kan je als HR-professional hoger inzetten op stakeholdermanagement en welke vaardigheden zijn daarvoor vereist? Wij spraken met Koen Dierckx, learning architect bij NCOI Learning en Katia Van Belle, trainer bij Propellor en NCOI Learning, over het belang van stakeholdermanagement.

Op welke momenten is stakeholdermanagement binnen HR cruciaal?

Katia: “Zijn er nog momenten waarop je niét aan stakeholdermanagement moet doen? We zijn allemaal voortdurend geconnecteerd. Specifiek voor HR zie ik enerzijds de eigen projecten. Anderzijds zit je in een positie waarop je sneller dan anderen beseft wat er leeft.”

Staat stakeholdermanagement hoog genoeg op de prioriteitenlijst van een HR-professional?

Katia: “Veel HR-professionals hebben de maturiteit om in te schatten hoeveel tijd en energie zo’n proces kost. Ik krijg hartzeer van strategische projecten die de directie lanceert en waarin HR niet meteen betrokken wordt. Zo’n project wordt technisch uitgewerkt en op het einde van de rit denken ze: ‘Oh ja, we moeten onze mensen nog meekrijgen! HR, dat is jullie verantwoordelijkheid.’ Dat is veel te laat natuurlijk. Het is aan een HR-professional om in die rol van trusted advisor te geraken.”

Koen: “De arbeidsdeal is een mooi voorbeeld daarvan. De Wetstraat beslist, de directieteams krijgen een paniekaanval en kijken integraal naar de HR- of L&D-manager. Zo werkt het niet. HR-professionals moeten zich opstellen als business partners en uit hun ivoren toren komen. Sluit aan op teammeetings, claim een stoel op het managementoverleg. HR-projecten zoals remote working worden meestal over heel de organisatie uitgerold. Dat betekent dat je steeds met alle departementen en functiegroepen moet praten.”

Welke stakeholders worden soms over het hoofd gezien?

Koen: “Vaak wordt er meteen gekeken naar de managers. Dan vraag ik: ‘En die afdeling zelf?’ De teamleden geven die kleur geven. Wanneer je op weerstand botst, is dat vaak omdat mensen zich niet gehoord voelen. Je kan geen project lanceren zonder voorbereidend kneedwerk.”

Katia: “Omgekeerd merk ik dat mensen soms bang zijn om op de directie af te stappen. Wanneer zij bijvoorbeeld de knoop niet doorhakken over een leverancier, mag je dat gerust op tafel leggen. ‘Ik had beloofd om dit in orde te krijgen tegen die datum, maar als jullie niet beslissen, schuift dat op’. Door dat soort transparantie wordt een directie zich bewuster van haar impact.”

Vaak is er binnen HR meer kennis van de interne business dan van de externe realiteit. Hoe kan je de aandacht gelijk verdelen?

Koen: “Stakeholdermanagement begint logischerwijs binnenshuis, maar is niet alleen maar een intern verhaal. Wanneer je bijvoorbeeld een groepsverzekering moet afsluiten, selecteer je een partner die de beste voorwaarden heeft én die aansluit bij je bedrijfscultuur. Door slim in te zetten op een extern netwerk, leer je van anderen. Zo blijf je scherp en kan je anticiperen op de continue uitdagingen binnen HR.”

Over welke vaardigheden moet je beschikken wanneer je omgaat met belanghebbenden?

Katia: “In de eerste plaats luisteren! En dingen helder kunnen verwoorden. Veel mensen zijn bezig met stakeholdermanagement vanuit hun buikgevoel, maar vinden het bijvoorbeeld moeilijk om aan hun collega’s uit te leggen waarop ze vastlopen. Een belangrijke vaardigheid is om dat inzichtelijk te maken via storytelling of visuals.”

Koen: “Treed niet op als cavalier seul, maar durf in dialoog gaan en doorvragen. Wees niet tevreden met dat eerste sociaal wenselijke antwoord. En vergeet na een gesprek met een stakeholder niet terug te koppelen over de acties die je onderneemt, anders verlies je je geloofwaardigheid. Doordat HR-professionals in een uitvoerende rol zitten, vergeten ze soms om een strategische bril op te zetten. Je moet goed weten welke koers je organisatie vaart en hoe jij daar wekelijks aan bijdraagt.”

Bij stakeholdermanagement ben je bezig met het belang van anderen. Hoe stel je je eigen grenzen?

Koen: “Voor mij gaat het niet over het verhaal van anderen maar over ‘wij’. We willen allemaal die vlag bereiken. Daarom vind ik het belangrijk om je pappenheimers te kennen, hen te respecteren in hun rol. We vragen stakeholders te weinig hoe we hen nog beter kunnen ondersteunen om een project samen naar een hoger niveau te tillen.”

Katia: “En natuurlijk moet je daarbij je eigen waarden centraal stellen. Luister naar de noden van anderen, maar ook naar die van jezelf. Wanneer je iets doet vanuit bezieling, zal je ook meer impact hebben op je stakeholders. Eigenlijk moet je aan stakeholder-engagement doen in plaats van stakeholdermanagement. Het gaat niet over iets beheersen, het gaat over mensen en hun betrokkenheid.”

+++

>> Wil je stakeholdermanagement succesvol inzetten in je HR-team zodat cocreatie met de business een new habit wordt?
>> Neem contact op met Katia of Koen via [email protected]