Remote teamwork lukt niet zomaar

Remote teamwork komt steeds vaker voor. Veel medewerkers werken gewoon thuis of op een andere locatie (sommigen zelfs op heel andere tijdstippen). De globalisering zorgde al voor de felle uitbreiding van die constellatie en de coronapandemie heeft voor een even abrupte als grandioze veralgemening ervan gezorgd. Meer dan twee decennia academisch onderzoek over virtuele en verspreide teams heeft aangetoond dat remote teamwerk wel degelijk mogelijk is, maar dat face-to-face ontmoetingen ook in die nieuwe context cruciaal blijven voor de effectiviteit van het teamwerk.

Uiteraard betekent dat niet dat de teams dan toch beter zoals vanouds de hele tijd samenzitten, wel dat ze efficiënter werken wanneer ze de kans krijgen om elkaar te leren kennen en dat ze best ook wel eens samenkomen, bijvoorbeeld bij het begin of gedurende het project. In sommige teams valt dat momenteel nog wel mee, omdat de meeste teamleden elkaar al kenden vooraleer de covid-crisis losbarstte. Ondertussen werden echter vaak al nieuwe teamleden aangeworven die nog nauwelijks of helemaal niet aanwezig waren op kantoor. Dat impliceert dat je samenwerkt met mensen die je nog nooit ontmoet hebt.

Zelfs medewerkers die vroeger al remote werkten of op een andere, verre locatie zaten, kwamen wel even kennismaken bij het begin. Er was de onboarding, waarbij er met zoveel mogelijk mensen een ontmoeting geregeld werd. Ook daarna kwamen al die medewerkers nog geregeld samen. De pandemie heeft echter een dikke streep getrokken door die evidentie.

De uitdagingen

De vele evidence-based studies over teamwerk wijzen op enkele fundamentele succesfactoren, zoals doel, vertrouwen, betrokkenheid, verantwoordelijkheid, conflictbeheersing, expertise en netwerken.

Teams zijn echter niet monolithisch, elk team is uniek in zijn samenstelling. Elk team stuit dus ook op andere uitdagingen inzake teamdynamiek, die dan ook anders opgelost dienen te worden. Er bestaat simpelweg geen one-size-fits-all teamdynamiek.

De uitdagingen die een team waarschijnlijk zal tegenkomen en moeten overwinnen, zijn afhankelijk van de volgende factoren:

Het type team: crossfunctioneel, op dezelfde locatie, globaal, zelfsturing, agile, project, proces, SWAT, natuurlijke werkgroep en dergelijke kenmerken hebben allemaal hun eigen specifieke voor- en nadelen.
De teamconfiguratie: de grootte, samenstelling, locatie en taal hebben allemaal hun impact op de effectiviteit van het team.
Achtergrond van de teamleden: teamleden brengen op zijn minst drie verschillende achtergronden naar het team in termen van hun persoonlijkheid, culturele waardedimensies en rol (hoe ze bijdragen aan het team, met welke sterktes en aanvaardbare zwaktes).

De efficiëntie

Alsof teamwork nog niet uitdagend genoeg is, voegen de verschillen in locatie en mogelijk ook in tijdzone van de externe en virtuele teamleden extra lagen van complexiteit toe aan de teamdynamiek. Na met wereldwijde teams te hebben gewerkt, hun uitdagingen te hebben bestudeerd en veel teams te hebben gecoacht, vertel ik projectmanagers vaak dat ze niet kunnen verwachten dat een team de verschillende uitdagingen overwint zonder een goed begrip van de unieke teamdynamische challenges die ze ongetwijfeld tegenkomen. Daarenboven dienen ze de nodige adequate training, tools en ondersteuning te krijgen van hun manager en bedrijf.

Sinds het thuiswerken plots opgelegd werd als verweer tegen de pandemie (maart 2020), heb ik mijn academische kennis over teamwork en mijn eigen ervaring met wereldwijde teamprojecten uitgebreid met de praktische ervaring van anderen die remote werken. Mijn favoriete expert op dat vlak is Liam Martin uit Montreal, een IT-ondernemer en medeoprichter van Time Doctor, staff.com en Running Remote, gespecialiseerd in de werking van remote teams. Ik heb al bijna net zoveel van zijn podcasts bekeken als ik #ZigZagHR-podcasts heb gevolgd (bekijk Running Remote op YouTube). Er is ook een zeer actieve Running Remote online community.

Dit is wat ik heb geleerd over de effectiviteit en efficiëntie van remote teams. Naast de kritische succesfactoren die nodig zijn voor elk team, vormen een aantal andere factoren (connectie, communicatie, structurele processen en procedures, efficiëntie, technologie, flexibiliteit en uiteindelijk ook wellbeing) extra uitdagingen, die dan ook extra aandacht vergen:

Connectie: remote teams moeten het gebrek aan persoonlijke verbinding compenseren om innovatie en creativiteit te stimuleren en sociaal isolement te reduceren.
Communicatie: er zijn verschillende niveaus van communicatie, van langzaam tot snel, en van asynchroon tot synchroon. Liam Martin tekent de communicatiepiramide als volgt: face-to-face prijkt helemaal bovenaan en is dus beter dan video. Daarna volgen audio, instant messaging en e-mail.
Structurele processen en procedures: remote teams dienen te werken volgens een reeks bedrijfsverwachtingen en zich houden aan vooraf bepaalde procedures.
Efficiëntie: werkinput en -output worden gemeten en teamleden worden verantwoordelijk gehouden voor de resultaten.
Technologie: teams hebben geschikte informatie- en communicatietechnologie en software nodig om hun (synchrone en asynchrone) communicatie en werk vlot te ondersteunen.
Flexibiliteit: hoewel tijdflexibiliteit wenselijk is om het diepe werk van werknemers te verbeteren, moeten teamleden evengoed beschikbaar zijn om regelmatig de vooraf geplande (korte) synchrone vergaderingen te volgen.
Wellbeing: effecten vanuit zowel werk als privésfeer hebben een grote invloed op de betrokkenheid en productiviteit.

TIP: In het magazine deelt Lisbeth tal van best & next practices op gebied van remote work

Het profiel

Door zo vaak te werken met remote teams ben ik gaan beseffen dat remote teamwerk niet vanzelf goed loopt. Remote teamwork lukt niet zomaar. Echte connectie met alle teamleden vereist wel degelijk inspanning van elk individueel teamlid én van de manager én van de organisatie. Bovendien beschikken succesvolle teams over het talent met de juiste mindset om remote te kunnen werken.

Misschien hebben sommige mensen juist niet de geschikte persoonlijkheid en vaardigheden om goed te functioneren in een remote team.

Hoewel er nu stilaan een profiel van de succesvolle remote medewerker ontstaat, is er nog meer onderzoek nodig om de kenmerken van die medewerker in kaart te brengen.

Een voorlopig profiel van die geschikte kandidaat wijst op een veeleer introvert, detailgericht, gedisciplineerd, zelfgemotiveerd persoon, die ook initiatief durft te neemt, beslissingen kan maken in een onzekere context en een goed timemanagement heeft.

Ten slotte heeft het remote team ook verscheidene, voldoende sterke IT-softwaretools en -platformen nodig om het werk te ondersteunen. Dat brengt wel aanzienlijke overheadkosten (IT en support) mee. Reken maar op een kleine 20.000 tot 30.000 euro per tool.

>> Wat is jouw ervaring met remote teamwork?

>> Laat aan Lisbeth weten of je het eens of oneens bent met deze kritische succesfactoren en deel je best & next practices op dit vlak. Mail naar: [email protected]

Lisbeth Claus is professor emerita Management & Global HR aan Willamette University (MBA) in Salem, Oregon (VS) en visiting professor aan Pforzheim University (Duitsland). Samen met Lesley Arens schreef ze #ZigZagHR – Waarom de beste HR geen HR meer is. Haar nieuwste boek én (online) masterclass: Be(Come) an Awesome Manager: The Essential Toolkit for Impact Leadership. Meer info én inschrijven kan met een bericht naar Lisbeth via: https://www.linkedin.com/in/lisbeth-claus/