Offboarding is even belangrijk als onboarding!

Talentretentie is dé focus voor HR in 2024. Uit een recente studie van de internationale wervingsspecialist Robert Walters blijkt dat 44% van de ondervraagde werkgevers het afgelopen jaar al toptalent heeft zien vertrekken. 

Wanneer werknemers vertrekken, richten organisaties hun aandacht uiteraard op het aanwerven van nieuw personeel. Het is echter belangrijk om ook het offboardingproces niet uit het oog te verliezen. Een gebrekkige offboarding kan ernstige schade toebrengen aan de employer brand van de organisatie, wat mogelijk leidt tot een daling van het aantal kandidaten.   

Evi Melkenbeke, HR Manager bij internationaal rekruteringskantoor Robert Walters:

“Reputatieschade is echter niet het enige gevolg. Door de werknemer in kwestie geen positieve exit te bieden, verlaag je de kans dat deze in een later stadium terug aan boord komt als boemerangwerknemer. Offboarding is op die manier dus in feite een onderdeel van het retentiebeleid.” 

Waarom is offboarding even belangrijk als onboarding? 

Eerst en vooral dient offboarding om alle praktische zaken correct af te ronden. Aan het einde van de opzegtermijn moet alles juridisch en financieel in orde zijn gebracht, alle materialen teruggegeven en alle online accounts afgesloten zijn. 

Het offboardingproces houdt ook een grondige overdracht in, hetzij naar de collega’s, hetzij naar de opvolger. Zo kunt u ervoor zorgen dat kennis en knowhow niet verdwijnen met de uittredende werknemer, en dat de productiviteit binnen het team behouden blijft. 

Evi: “Het exitgesprek is de laatste stap van het offboardingproces en mag nooit overgeslagen worden. Luisteren naar de redenen waarom een werknemer wil vertrekken, levert waardevolle inzichten op om processen in de toekomst te verbeteren. Even belangrijk: de werknemer voelt zich gehoord en gewaardeerd, waardoor het afscheid in een positieve sfeer kan plaatsvinden. Een doordachte offboarding kan de deur openlaten voor een eventuele heraanwerving in de toekomst.” 

Wat zijn veelgemaakte fouten in het offboardingproces? 

“Een van de meest gemaakte fouten van werkgevers is het negeren van hun werknemer zodra deze zijn ontslagbrief heeft ingeleverd. Dit creëert een onaangename sfeer op de werkvloer en kan mogelijk leiden tot verlies van productiviteit en motivatie tijdens de opzegtermijn”, zegt Evi. 

“Een andere veel voorkomende fout is het achterwege laten van een exitgesprek. Dit voorkomt niet alleen dat er tegenvoorstellen worden gedaan of geaccepteerd, maar beperkt ook de kans op een open gesprek of feedback.   

Door niet te informeren naar de redenen waarom een werknemer wil vertrekken, mist de organisatie de kans om verbeteringen aan te brengen op gebieden waar zij mogelijk nog niet aan dachten te veranderen.” 

Wat is het doel van offboarding? 

In een ideale situatie doe je een tegenbod waarmee je de werknemer overtuigt om te blijven en vind je als organisatie een oplossing voor de problemen die in de procedure zijn aangekaart. Dit alles leidt tot belangrijke interne verbeteringen en een verbeterd bedrijfsimago.   

“Zelfs als de werknemer toch besluit om te vertrekken, zal hij of zij dit doen met een positieve ingesteldheid. De teamleden zullen voelen dat ze in een ondersteunende omgeving werken, waar ze openlijk met hun werkgever kunnen praten over eventuele problemen. Bovendien zet je dankzij een goede offboarding de deur open voor terugkeer van toptalent als boemerangwerknemers, hetgeen je over een iets langere termijn een groot concurrentieel voordeel kan opleveren,” besluit Evi.