Job crafting? Aanpassing arbeidsovereenkomst nodig!

Het is vandaag niet alleen een uitdaging voor werkgevers om de juiste werknemers te vinden, maar ook om ze geëngageerd te houden en op lange termijn aan de organisatie te binden. Daarvoor is een goede employee experience van groot belang. Dit zorgt voor meer betrokkenheid, motivatie en productiviteit én voor minder ongewenst verloop. Wat is daarbij belangrijk? Hoe houd je getalenteerde medewerkers aan boord? En welke sociaaljuridische aspecten mag je zeker niet uit het oog verliezen?

Pre- en onboarding

Een persoonlijke en vlotte pre- en onboarding verlaagt het uitstroomrisico en zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich van bij de start goed voelen in hun job. Een goed onthaal is niet alleen wenselijk maar ook wettelijk verplicht op basis van de nationale collectieve arbeidsovereenkomst nummer 22. Elke werkgever moet een aantal maatregelen nemen om het onthaal en de aanpassing van nieuw aangeworven werknemers in de onderneming te verzekeren. Hoe dit concreet moet gebeuren, hangt af van de grootte en de aard van de onderneming en van de functie van de werknemer.

Tijdens de onthaalperiode moet de nieuwe werknemer alle voor hem/haar noodzakelijke inlichtingen ontvangen en vooral die inlichtingen die de integratie, aanpassing en ontplooiing in de onderneming kunnen bevorderen (bijvoorbeeld informatie over de arbeidsvoorwaarden, de bedrijvigheid en de structuur van de onderneming, de juiste rol en dergelijke meer). Dit kan bijvoorbeeld via een duidelijke onthaalbrochure of introductiesessies. Dit komt bovenop de verplichting om een kopie van het arbeidsreglement te overhandigen.

In de aanloop naar de eerste werkdag is ook preboarding van belang. Zo kan je in de periode tussen de ondertekening van het contract en de effectieve indiensttreding het enthousiasme warm houden via een onboarding app, een welkomstkaartje, een uitnodiging voor een kennismakingslunch,…

Dankzij een doordachte onboarding voelt nieuw talent zich sneller onderdeel van het bedrijf en wordt de betrokkenheid gestimuleerd vanaf dag één.

Job crafting

Om employee engagement te bevorderen, moet een job voldoening geven en inhoudelijk uitdagend zijn. Werknemers hebben nood aan een zekere verantwoordelijkheid en afwisseling in hun job. Autonomie verlenen is daarom belangrijk: wie meer verantwoordelijkheden krijgt, wordt zich sterker bewust van zijn bijdrage aan het team en de hele organisatie. Dit kan bijvoorbeeld door de werknemer inspraak te geven in het plannen van zijn werk en tijd. Denk hierbij aan de mogelijkheid van glijdende uurroosters, structureel telewerk (cao 85) en dergelijke meer. Dit leidt tot meer werkbaar werk, wat eveneens belangrijk is voor het welzijn van de werknemers.
Een belangrijke tendens is job crafting, waarbij de werknemer op eigen initiatief, proactief kleine aanpassingen in zijn/haar job aanbrengt, die ervoor zorgen dat zijn/haar werk meer energie geeft.

Waar het bepalen van de functie-inhoud vroeger veeleer als een exclusieve verantwoordelijkheid van de onderneming of HR afdeling werd gezien, beseft men steeds vaker dat werknemers hierin ook een actieve rol kunnen spelen.

Job crafting kan uiteenlopende vormen aannemen en hoeft niet per se tot grootse veranderingen te leiden. Het kan gaan om beperkte aanpassingen aan bijvoorbeeld de aard van de taken die men uitoefent, interacties en relaties op het werk met collega’s en/of derden, verandering van de fysieke werkomgeving en dergelijke aanpassingen.
Uiteraard kan individuele job crafting een impact hebben op de bedrijfscontext en collega’s. Daarom is het aangewezen om dit op teamniveau toe te passen, zodat rekening kan worden gehouden met de doelen van het team en de persoonlijke voorkeuren van de andere teamleden. Hoewel job crafting in principe op initiatief van werknemers gebeurt, spelen leidinggevenden een belangrijke rol in het stimuleren hiervan. De manager dient bovendien aan te geven wat de medewerkers al dan niet zelf kunnen en mogen aanpassen aan hun functie, wat onder meer zal afhangen van de aard en het niveau van de functie. Voor belangrijke wijzigingen zal uiteraard een aanpassing van de arbeidsovereenkomst nodig zijn.

Modern performance management

In modern performance management is de leidinggevende niet meer degene die bepaalt en stuurt, hij/zij faciliteert het ontwikkelingsproces van zijn/haar medewerkers en helpt waar nodig. Uiteraard heeft de leidinggevende wel degelijk een rol in het bewaken van de organisatiedoelen, maar de dialoog tussen medewerker en organisatie staat centraal. Een eerlijke en constructieve evaluatie heeft een positieve uitwerking op de moraal en het zelfvertrouwen van medewerkers.

Vandaag wordt aangenomen dat het voor een efficiënt prestatiemanagement belangrijk is om voortdurende feedback te geven in plaats van dit te beperken tot jaarlijkse of halfjaarlijkse functioneringsgesprekken. Regelmatige informele feedbackgesprekken kunnen leiden tot meer betrokkenheid, en op die manier kan de leidinggevende ook sneller en gericht bijsturen waar nodig.

Juridisch gezien is het wel belangrijk niet enkel informele gesprekken te houden, maar ook regelmatig een schriftelijke, formele neerslag te maken hiervan. Dit is nodig indien de samenwerking in bepaalde gevallen toch stroef zou verlopen of er functioneringsproblemen zouden zijn. In geval van ontslag, bijvoorbeeld, moet de werkgever kunnen bewijzen welke reden hiervoor aan de basis ligt.

Performance management moet zeker niet alleen gericht zijn op individuele doelstellingen. Duidelijke collectieve doelstellingen kunnen eveneens een verhoogde betrokkenheid creëren. Hieraan kan een beloning worden gekoppeld via niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen op basis van de cao 90, die (para)fiscaal voordelig worden behandeld.

Compensation & benefits

Uit onderzoek is al meermaals gebleken dat loonmaatregelen op zich geen garantie bieden op betrokkenheid. Het omgekeerde geldt wel: een zwak loonbeleid heeft een negatieve impact. Een Comp & Ben-beleid is dus wel degelijk nuttig om de retentie te verhogen. In de huidige oorlog om talent draagt flexibel verlonen bij om op te vallen als aantrekkelijke werkgever. Met flexibele verloningsplannen zoals een cafetariaplan kan de werkgever inspelen op de individuele behoeften van de werknemers.

De term cafetariaplan verwijst naar de mogelijkheid voor de werknemer om à la carte enkele loonvoordelen te kiezen en dit binnen een toegekend budget. Dit geeft de werknemer meer autonomie doordat hij/zij zelf (deels) zijn/haar verloning kan bepalen.

Voor de implementatie van een cafetariaplan is het wel belangrijk dat de werkgever dit doet binnen de juridische krijtlijnen om financiële risico’s te vermijden.

Offboarding

Afscheid nemen van een medewerker is nooit leuk, of hij/zij nu ontslagen werd of zelf besloot om te vertrekken. Een afscheid hoeft echter niet altijd definitief te zijn. Uit de praktijk blijkt dat wanneer je op goede voet uit elkaar gaat en contact onderhoudt met ex-medewerkers, het gebeurt dat zij nog terugkeren (wat bekendstaat als boomerang recruitment).

Een goede en transparante vertrekregeling, bij voorkeur opgenomen in een dading, kan hier ook toe bijdragen. Zelfs als het afscheid wel definitief is, loont het de moeite om met een positief gevoel afscheid te nemen.

Zo zijn zelfs ex-medewerkers ambassadeurs voor de onderneming. Besteed dus voldoende tijd aan een goede offboarding, bijvoorbeeld door het voeren van exit-gesprekken en het begeleiden van medewerkers die het einde van hun loopbaan naderen.