“Je moet naar buiten kijken om er binnen te blijven toe doen”

Samen, dat is hoe ze het doen in Port of Antwerp-Bruges. “Want alleen is geen optie meer”, vult Christien Van Vaerenberg, Chief Human Resources Officer Port of Antwerp-Bruges, spontaan aan. Ze benadrukt daarbij het woord meer. “Iedereen moet zich hier thuis voelen”, klinkt het, “de medewerkers, de klanten en de omgeving.” Hoe krijgt dat concreet vorm in het HR-model? En wie zijn de belangrijkste stakeholders?

Christien Van Vaerenberg is al sinds 1999 aan de slag in het Havenbedrijf, met een korte onderbreking van twee jaar als adviseur voor toenmalig federaal minister van Werk Monica De Coninck. In oktober 2014 keerde ze terug en belandde pas dan in HR.

Christiens focus lag de afgelopen vijf jaar noodgedwongen vooral intern. De komst van CEO Jacques Vandermeiren in 2017, de transformatie die daarmee gepaard ging en meer recent, het huwelijk met de Haven van Zeebrugge, zitten daar uiteraard voor iets tussen. De trap werd in 2017 geveegd van bovenaf, om het met de woorden van de CEO toe te lichten. Het directieteam werd kritisch herbekeken en opnieuw samengesteld. Eén derde van het bestaande team bleef. Eén derde stroomde intern door, en de laatste groep bestond uit externen, mensen met nieuwe ideeën en andere manieren van werken. De fusie in 2022 werd een mijlpaal voor een nieuwe visie en het opnieuw ijken van de waarden. “Een schip in beweging houden is niet evident, maar een schip in beweging krijgen, is nog veel lastiger”, blikt Christien terug. “Maar het is ons gelukt. Nu kunnen we weer meer uitzoomen en naar buiten kijken.”

Verbinding, durf en eenvoud

“Het Havenbedrijf heeft een belangrijke rol in de operationele werking van het havenplatform. In het Havenbedrijf zelf werken er zo’n 1.800 medewerkers dag en nacht aan een klantgerichte dienstverlening, een optimale infrastructuur, innovatieve projecten en de promotie van de haven in binnen- en buitenland. Zij zetten zich samen in om de rol van Port of Antwerp-Bruges als duurzame wereldhaven te verstevigen.

“Onze missie? ‘Port of Antwerp-Bruges, thuishaven als hefboom voor een duurzame toekomst.’ Verbinding, durf en eenvoud staan hier centraal. Verbinding omdat we als Havenbedrijf de haven verbinden met de wereld maar ook met de mensen die hier komen werken. Durf om nieuwe dingen op te nemen en te experimenteren. Een gezonde portie madness zelfs. En eenvoud. Zo ambitieus als we zijn in onze missie, zo praktisch zijn we op de werkvloer. Met een dosis gezond verstand en een kritische blik om dingen niet moeilijker te maken dan ze zijn.”

Mensen verbinden rond concrete projecten

“In een organisatie heb je eigenlijk niet zo veel hiërarchie en structuur nodig in de oude zin van het woord”, verrast Christien. “Je hebt beter een fluïde pannenkoekenmodel.” De CHRO laat zich daarvoor graag inspireren door corporate antropologe Jitske Kramer die onder andere De Corporate Tribe, Building Tribes en Werk heeft het gebouw verlaten heeft geschreven. “Je vertrekt van een uitdaging en dan ga je in je organisatie op zoek naar welke mensen je daarrond organisch kan verbinden, heel multidisciplinair. Nadien ga je weer uit elkaar. Je kan dat niet disruptief doen, maar op die manier zijn we geleidelijk aan het opschuiven naar een projectorganisatie, waarbij we telkens projecten opzetten met een coalition of the willing en ze daarna weer ontbinden.”

Excelleren in je HR-basisdienstverlening

“Vergis je niet. In de kernprocessen heb je die structuur wel nodig”, benadrukt Christien Van Vaerenbergh. “Core HR moet staan als een huis. Dat is onze license to operate. Alle HR-kernprocessen en kernsystemen zoals payroll, maar ook rekrutering en talentontwikkeling, moeten lean en compliant zijn. Hier geldt operational excellence. Met andere woorden: het excelleren in de basisdienstverlening naar onze interne stakeholders waarbij we constant op zoek gaan naar efficiëntiewinst en optimalisaties. We gaan voor een vlekkeloos parcours. Het moet in één keer goed zijn. De klant staat centraal. Structuur is cruciaal om de basis goed te zetten, maar voor innovatie moet je die structuur helemaal loslaten.”

De belangrijkste interne stakeholder

“We hebben ons HR-model ingedeeld op basis van onze drie interne stakeholders”, klinkt het. “Dat vertaalt zich in het perspectief van de medewerker, de organisatie en de klant. De belangrijkste interne stakeholder voor HR is de medewerker, maar we gaan op zoek naar de shared win tussen die drie. Er mogen geen verliezers zijn.”

Hoe vertaalt zich dat naar HR-rollen? “In het medewerkersperspectief zitten de basisprocessen met een HR Operational Excellence manager die alles aanstuurt. Cruciaal daarbij is een nieuwe manier van loopbaandenken waarbij we van medewerkers verwachten dat ze zelf aan het stuur zitten van hun loopbaan. HR zorgt ervoor dat de kaart waarop de mensen hun reis maken (lees: hun loopbaanpad uittekenen) continu up-to-date is. De medewerker bepaalt waarnaartoe, HR biedt het kompas en geeft mee richting aan, rekening houdend met het perspectief van klant en organisatie. Rond die klant hebben we een businesspartnermodel uitgebouwd met vier HR BP’s. Dat zijn generalisten die de nood van de organisatie verbinden met die van de medewerkers en de klant. Zij moeten challengen en partneren tegelijkertijd.”

“Tot slot zijn er binnen de organisatiepoot een Manager Organisation development & ontwikkeling, een Change manager en een Compensation & Benefits manager die het loonbeleid uitzet – uiteraard in sync met onze waarden en ons DNA én afgestemd op de organisatienood. Tal van triggers dagen ons uit om ons organisatiemodel onder de loep te nemen; kleine triggers, maar ook grote zoals de fusie en de komst van Jacques Vandermeiren destijds. Hoe vertalen we dergelijke veranderingen naar ons organisatiemodel? Welke processen hebben we (niet meer) nodig om zo efficiënt mogelijk te werken? Waar is er eventueel overlap? Organisatieontwikkeling gaat over de juiste vragen stellen op het juiste moment. Zijn we bijvoorbeeld op de juiste manier georganiseerd om onze ambities waar te maken? Structuur is altijd een middel, geen doel op zich, net zoals systemen en processen ook een middel zijn en geen doel op zich.”

Vergeet de vakbonden niet

“Een stakeholder die te vaak vergeten wordt, is de vakbond. Het is geen toeval dat je een goede relatie hebt met de vakbonden, je mag dat ook niet aan het toeval overlaten. Luisteren, je gesprekspartner au serieux nemen… Ook hier doe je het samen, ook hier is er geen winnaar.”

De blik naar buiten

“Externe stakeholders zijn essentieel om er binnen te blijven toe doen. Tegelijk mag die focus naar buiten de aandacht voor het interne niet doen verslappen. Het is moeilijk om te blijven bewegen en het is zeer verleidelijk om silo’s te vormen. Zeker in tijden van onzekerheid en verandering plooien we doorgaans het liefst terug op onszelf. Door meer naar buiten te kijken, kan je je toegevoegde waarde intern maximaliseren. Die connectie met externe partners is vandaag nog belangrijker dan vroeger, met kandidaten maar ook met leveranciers. Alle externe partners die HR-processen ondersteunen moeten ons DNA, onze storyline en ons duaal verhaal begrijpen. Anders zullen ze niet slagen in de verbinding met onze medewerkers. We moeten met andere woorden niet alleen inzetten op het uitbouwen van duurzame relaties met onze interne stakeholders, maar evenzeer met onze externe stakeholders.”

A seat and a voice at the table

“Het vertrouwen in HR is groot, we krijgen veel autonomie, de richting hebben we samen gezet”, legt Christien nog uit. “Als je weet dat autonomie de grootste hefboom is voor wellbeing en productiviteit, beschouw ik mezelf als bijzonder goed bediend. Dat wil evenwel niet zeggen dat ik niet uitgedaagd word.”

Haar ultieme droom? “Evolueren naar een echte netwerkorganisatie. Ik wil met HR nog meer de muren van onze organisatie slopen, nog meer samenwerken met HR-professionals van andere bedrijven, niet alleen binnen het havengebied, maar ver daarbuiten. We moeten leren van elkaar, want we kunnen veel voor elkaar betekenen als we vertrekken vanuit de gemeenschappelijke uitdagingen. Samen, dat is hoe we het willen doen.”