Inger Verhelst (Claeys & Engels): “Welzijn en Wellbeing: meer dan ooit een prioriteit”

Tekst Inger Verhelst, advocaat-vennoot Claeys & Engels

Het coronadebat vestigt de aandacht meer dan ooit op zorg. Niet alleen zorg voor de fysieke, maar ook die voor de mentale gezondheid van werknemers komt centraal te staan. Na een jaar waarin we er vaak alleen voor stonden – op social distance van elkaar – is het cruciaal om voldoende aandacht te schenken aan wellbeing op het werk en dit centraal te stellen in het welzijnsbeleid voor 2021. We zetten de juridische verplichtingen en aandachtspunten op een rij.

TO DO
Wat zijn je juridische verplichtingen als werkgever in het kader van psychosociaal welzijn?

Aanstelling van een preventieadviseur psychosociale aspecten en/of een vertrouwenspersoon

Werkgevers laten zich in het kader van hun algemeen welzijnsbeleid bijstaan door een interne of externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Voor de verplichtingen met betrekking tot het psychosociale welzijn moeten ze een expert aanstellen, de preventieadviseur gespecialiseerd in psychosociale aspecten, afgekort de PaPsy of PAPA. Omwille van het specifieke takenpakket en de vereiste skills, zijn de meeste PaPsy’s extern aan de organisatie, hoewel dat geen vereiste is.

Daarnaast mogen organisaties een vertrouwenspersoon aanstellen om de PaPsy bij te staan, maar dat is geen verplichting (tenzij de meerderheid van de werknemersvertegenwoordigers het zou vragen). Het is zeker aanbevolen om, naast de externe PaPsy, een interne vertrouwenspersoon aan te duiden, die de organisatie kent en bij wie werknemers terecht kunnen met klachten of bezorgdheden waarmee ze niet meteen bij hun leidinggevende of HR terecht kunnen.

Belangrijk om op te merken is dat zowel de PaPsy als de vertrouwenspersoon een louter adviserende taak heeft. De uiteindelijke verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid berust bij de werkgever. Neem als werkgever die verantwoordelijkheid ter harte en toon aan werknemers dat psychosociaal welzijn een bekommernis vormt door zelf het initiatief te nemen en je niet te verschuilen achter de externe preventiedienst.

Uitwerken van een preventiebeleid dat niet alleen focust op arbeidsveiligheid en (fysieke) gezondheid, maar ook op het mentale welzijn

De werkgever heeft een duty of care ten opzichte van de werknemers die hij tewerkstelt: hij moet zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving. Daaruit volgt de verplichting een preventiebeleid uit te werken om risico’s op het werk te vermijden. De preventieve maatregelen worden vastgelegd in een globaal preventieplan en een jaarlijks actieplan.

Dit preventiebeleid moet zich niet alleen toespitsen op de arbeidsveiligheid en de gezondheid van de werknemers, maar ook op hun wellbeing. Er moeten specifieke maatregelen uitgewerkt worden ter preventie van psychosociale risico’s op het werk. Onder psychosociale risico’s verstaat de wet “de kans dat één of meerdere werknemers psychische schade ondervinden, al dan niet gepaard gaand met lichamelijke schade, als gevolg van één van de ‘vijf A’s’, met name de arbeidsorganisatie, de arbeidsinhoud, de arbeidsvoorwaarden, de arbeidsomstandigheden en de arbeidsrelaties.”

De werkgever is wel maar verplicht maatregelen te nemen wanneer hij er zelf een impact op kan hebben en voor zover het risico objectief een gevaar vormt. Hiermee heeft de wetgever willen benadrukken dat het om objectiveerbare risico’s moet gaan en dat niet de subjectieve beleving van de werknemer leidend kan zijn.

“De werkgever heeft een duty of care ten opzichte van de werknemers die hij tewerkstelt.”

Onder schade ten gevolge van psychosociale risico’s vallen angst, depressie, stress en burn-out, maar ook lichamelijke klachten zoals ademhalingsproblemen of een verhoogde bloeddruk. Ook collectieve problemen zoals een verhoogd absenteïsme, spanningen en een negatieve werksfeer vallen onder het begrip.

Voor het uitwerken van het preventiebeleid volgen werkgevers het volgende stappenplan:

• Vooreerst moeten ze de risico’s analyseren, rekening houdend met de grootte van de onderneming, de activiteiten, processen, sociale contacten,… en dit toegespitst op het psychosociaal welzijn.
• Op basis van de risicoanalyse moeten concrete maatregelen uitgewerkt worden die psychosociale risico’s vermijden, beperken en de eventuele schade beperken.
• De preventiemaatregelen gericht op psychosociale risico’s omvatten interne procedures die werknemers kunnen aanvatten en waarbij ze de vertrouwenspersoon en/of de PaPsy kunnen inschakelen.
• De werkgever moet over de preventiemaatregelen informatie en opleiding verstrekken.

De impact van de coronacrisis op de werkvloer is ongezien. Werknemers hebben te maken gehad met langdurige isolatie door het uitgebreide telewerken of zelfs de tijdelijke stopzetting of vermindering van hun activiteiten. Andere werknemers kenden dan weer een verhoogde werkdruk of hebben zich zorgen gemaakt om zieke of overleden collega’s, patiënten, leerlingen,…

Werkgevers zouden er dan ook goed aan doen om in hun preventiebeleid voor 2021 extra aandacht te besteden aan deze zorgen en gerichte maatregelen te nemen. Organisaties die werken aan een uitgebreid telewerkbeleid, mogen het preventiebeleid niet uit het oog verliezen. Denk daarbij aan ergonomie, de effecten van langdurig beeldschermwerk en arbeidsongevallen, maar zeker ook aan de wellbeing van de telewerker.

Informatie en opleiding: wees creatief

Het sensibiliseren en verstrekken van opleidingen maakt deel uit van het verplichte preventiebeleid. Werkgevers mogen hier best creatief in zijn. Een video met testimonials, een interactieve workshop op maat van verschillende werknemersgroepen of een teambuilding met uitwisseling van ideeën kunnen helpen om de psychosociale problematiek bespreekbaar te maken op de werkvloer.
Besteed hierbij ook de nodige aandacht aan opleidingen die zich specifiek richten op leidinggevenden. Leer hen signalen op te vangen, psychosociale issues te bespreken en ook daadwerkelijk aan te pakken.

DON’T
Juridische aandachtspunten

Verbod van discriminatie op basis van gezondheid en handicap

Burn-out lijkt de kwaal van deze eeuw. Werkgevers worden meer en meer geconfronteerd met werknemers die een tijdje out zijn omwille van mentale problemen. In het beste geval kunnen deze werknemers hervatten, al dan niet in het kader van een re-integratietraject. Vaak zijn aanpassingen aan de arbeidsvoorwaarden van deze medewerkers nodig om de operationele noodwendigheden van de organisatie niet in het gedrang te brengen.

Organisaties moeten hierbij voor ogen te houden dat ze geen nadelige handelingen mogen stellen op basis van de gezondheid of een handicap van de werknemer. Deze vormen immers beschermde criteria in het kader van de discriminatiewetgeving. Ingevolge Europese rechtspraak wordt handicap trouwens zeer ruim geïnterpreteerd. Het gaat om elke langdurige medische aandoening, zowel lichamelijk als psychisch, waardoor de professionele capaciteiten van de werknemer verminderd zijn. In geval van een handicap heeft de werkgever bovendien een verplichting om redelijke aanpassingen aan het werk te voorzien om de werknemer aan de slag te kunnen houden. Wat moet worden verstaan onder een redelijke aanpassing, hangt af van de concrete omstandigheden: de grootte en de (financiële) mogelijkheden van de organisatie spelen daarbij een rol.

Inzetten van technologie in je welzijnsbeleid: opgelet voor het verwerken van gezondheidsgegevens

De digitalisering heeft ook zijn intrede gedaan in het wellbeingbeleid. Er worden apps aangeboden om de gezondheid van werknemers te monitoren, de inhoud van coaching-gesprekken worden opgeslagen in een databestand. Er zijn zelfs AI-toepassingen om werknemers te screenen en werkgevers te alarmeren wie at risk is om voortijdig de organisatie te verlaten. Wees je er echter van bewust dat vele van deze technologische ontwikkelingen, zelfs ingezet met de beste bedoelingen, niet in lijn zijn met de strenge principes van het gegevensbeschermingsrecht waaronder de GDPR. Dit geldt des te meer wanneer gezondheidsgegevens – een gevoelige categorie onder de GDPR – verwerkt worden.

Besluit

2021 lijkt het uitgelezen jaar voor ondernemingen om wellbeing centraal te stellen in hun preventiebeleid. Houd echter voldoende rekening met de juridische do’s-and-don’ts.