Hoe Projinit haar HR-aanpak heruitvond: van versnippering naar strategische slagkracht

Projinit is al sinds 1997 een gevestigde waarde in de Belgische ICT-consultancy. De organisatie groeide de laatste jaren snel, onder meer via overnames, en versterkte haar positie binnen de BMC Tech Tribeholding. Maar naarmate de organisatie uitbreidde, werd de HR-werking steeds complexer.

Wanneer groei voor HR-ruis zorgt

Verlofaanvragen kwamen binnen via e-mail, onkostennota’s zwierven rond in Excel, contracten werden manueel opgesteld en managers hadden weinig zicht op de status van dossiers. De HR-dienst van Projinit verloor veel tijd aan zoeken, controleren en corrigeren; tijd die ze niet meer konden investeren in strategische projecten of persoonlijke opvolging. “De administratieve last nam te veel ruimte in,” zegt Kim Van De Voorde, People & Culture Manager. “We wilden vooruit, maar de manier van werken hield ons tegen.”

De nood aan een centrale HR-basis

Het HR-team – in essentie slechts twee personen – voelde dat de organisatie een digitale ruggengraat nodig had. Niet alleen om fouten te vermijden en efficiënter te werken, maar ook om medewerkers de professionele, betrouwbare ervaring te geven die ze als digitale profielen verwachten. Projinit beseft als ICT-organisatie dat het inconsequent is om extern digitale oplossingen te leveren, maar intern te blijven werken met losse documenten en manuele opvolging. Alles moest dus samenkomen in één systeem: dossiers, documenten, evaluaties, opleidingen, assets en alle dagelijkse administratieve flows.

Exact en Securex als solide basis voor slimme HR-processen

Projinit vond die centrale digitale basis in Exact, die bekendstaat om haar betrouwbaarheid en integratiekracht. Voor HR koos Projinit specifiek voor Exact Officient, een oplossing die alle HR-processen samenbrengt in één gebruiksvriendelijke omgeving.

De samenwerking met Securex als payrollpartner werd tegelijk geoptimaliseerd: gegevens stromen automatisch door, fouten verminderen drastisch en de maandafsluiting verloopt sneller en voorspelbaarder.

Voor HR betekent dat minder handmatig werk en meer zekerheid.

Kim benadrukt drie cruciale voordelen van deze samenwerking: één vaste dossierbeheerder bij Securex die ons bedrijf door en door kent, snelle en deskundige ondersteuning met diepgaande sociaaljuridische expertise, én een naadloze integratie met Exact Officient waardoor loonverwerking, onkostenbeheer, opleidingen en contracten vrijwel volledig geautomatiseerd verlopen.

Eén systeem, duidelijke processen

Waar HR-processen vroeger verspreid waren over mailboxen en spreadsheets, verlopen ze nu gestroomlijnd in één centrale omgeving. Evaluaties volgen via vaste stappen en alle verslagen blijven centraal beschikbaar. Opleidingen en certificeringen worden beter opgevolgd, wat cruciaal is in een omgeving waar expertise en technische kennis voortdurend evolueren.

Ook assetbeheer werd geprofessionaliseerd. Laptops, badges, licenties en andere middelen worden niet langer via losse lijstjes opgevolgd, maar via consistente workflows. Dat zorgt voor minder misverstanden en een veel betrouwbaardere inventaris. De samenwerking met de payrollpartner werd tegelijk efficiënter: gegevens stromen automatisch door, er zijn minder fouten en de maandafsluiting verloopt sneller en voorspelbaarder. Voor HR betekent dat opnieuw minder handwerk en meer zekerheid.

Selfservice als cultuuromslag

De echte cultuuromslag begon toen medewerkers zelf hun HR-zaken konden beheren: verlof aanvragen, ziekte registreren, onkosten indienen en documenten raadplegen of ondertekenen. De mobiele app maakte de drempel nog lager en gaf medewerkers direct inzicht in hun gegevens.

Volgens Kim was dat essentieel: “Selfservice is geen doe-het-zelf. Het is een professionele service-ervaring waarbij mensen weten waar ze aan toe zijn.” De impact was onmiddellijk zichtbaar: minder vragen, kortere doorlooptijden en vooral veel meer transparantie. Medewerkers kregen controle, HR kreeg ademruimte.

Van overzicht naar strategische slagkracht

Dankzij het centraliseren van alle data krijgt Projinit een veel duidelijker zicht op afwezigheden, verloop, skills, workload en teamgroei. HR kan daardoor beter anticiperen en sneller signalen oppikken die vroeger verborgen bleven in losse documenten. Kim ervaart dat als een fundamentele verschuiving.

“We kunnen nu écht doen waarvoor HR bedoeld is: mensen begeleiden, leren stimuleren, cultuur bouwen en investeren in de toekomst. We reageren niet langer alleen, we sturen.”

Kim Van De Voorde, People & Culture Manager Projinit

De cijfers spreken voor zich: 98% tijdswinst op administratie en 75 tot 95% minder fouten. “We kunnen ons eindelijk focussen op strategische projecten en persoonlijke opvolging,” vertelt Kim.

3 x de grootste winsten

De digitale transformatie bracht drie grote effecten teweeg, namelijk:

1. 1Efficiëntie: minder tijdverlies, minder fouten en veel minder ad hoc communicatie.
2. Employee experience: medewerkers krijgen duidelijkheid, autonomie en een gebruiksvriendelijke tool.
3. Strategische impact: HR kan zich focussen op groei, ontwikkeling en retentie in plaats van administratie.

Kim vat het krachtig samen: “Niet twijfelen, gewoon doen.” De stap naar digitalisering bleek minder zwaar dan gevreesd en veel impactvoller dan verwacht.