Digital employee experience: HR & IT moeten samenwerken

Een positieve digitale employee experience is belangrijk om nieuwe talenten aan te trekken en goede medewerkers te behouden. In de meeste bedrijven is HR daarvoor sterk afhankelijk van IT. Beide afdelingen spreken echter niet steeds dezelfde taal.

IT en HR zijn heel verschillende afdelingen, maar dienen eenzelfde doel: het ondersteunen van de werknemers in hun werk. HR is daarbij echter ook afhankelijk van IT, bijvoorbeeld bij de onboarding van nieuwe werknemers. Kan een nieuwe werknemer niet bij de juiste data, informatie of heeft de werknemer nog geen laptop of e-mailadres op zijn eerste werkdag, dan heeft dat direct effect op het enthousiasme en de productiviteit.

En ook bij andere HR-taken is IT onmisbaar, van het recruitmentproces tot aan de systemen voor de persoonlijke ontwikkeling van nieuw personeel en de loonadministratie vertelt Eddy Aerts, Partner Alliance Manager BeLux bij OutSystems. Bovendien is het voor HR ook belangrijk dat werknemers hun taken goed kunnen uitvoeren met ondersteuning van technologie, dus dat de zogeheten ‘digital employee experience’ goed is. De kans bestaat anders immers dat een werknemer snel weer vertrekt.

Hoe leer je elkaar begrijpen?

In de praktijk zie ik drie concrete uitdagingen in deze samenwerking, te beginnen met het feit dat IT en HR compleet verschillende werelden zijn. Elkaar weten te vinden, kan dan dus best lastig zijn, zeker als je niet altijd veel kennis hebt over het domein van de ander.

Het eerste instinct is misschien om HR dan maar te laten vertellen wat ze nodig hebben, zodat IT dat kan bouwen. Maar dat is niet altijd de beste oplossing want ook binnen HR kunnen verschillende visies bestaan, waardoor er verschillende – en soms zelfs tegenstrijdige – wensen bij IT terecht kunnen komen. Wordt aan alles gehoor gegeven, dan bestaat de kans dat de resulterende tool niet gebruiksvriendelijk of überhaupt bruikbaar is.

IT of HR leidende rol?

Moet IT dan een leidende rol nemen? Waarschijnlijk ook niet, want IT weet niet precies wat HR nodig heeft. Maar IT heeft wel inzicht in wat de markt aan nieuwe, nuttige innovaties te bieden heeft, waar HR ook weer zijn voordeel mee kan doen. De truc is om de middenweg te vinden en daarin te investeren. En dat begint met het leren spreken van dezelfde taal. Een goede tip is ervoor te zorgen dat beide afdelingen één aanspreekpunt hebben.

Het HR-aanspreekpunt kan binnen de afdeling vragen naar wat functioneel nodig is en wat men eigenlijk zoekt. Het IT-aanspreekpunt verzamelt bij het HR-aanspreekpunt de informatie die IT nodig heeft om in de aanwezige behoeften te voorzien en vertaalt dat voor IT naar taken en inzichten waar zij verder mee aan de slag kunnen.

Communicatie zorgt voor betere adoptie

Communicatie tussen de beide afdelingen is dus van enorm belang. Niet alleen om te zorgen dat daadwerkelijk in de behoeften van HR wordt voorzien, maar ook bij de verdere adoptie van nieuwe tools en functies. Het grootste probleem van ieder IT-project is immers adoptie. Vaak wordt de gebruiker gewoon vergeten terwijl je het project draait. Men let op budget, op de projecttijd en op de rest van de implementatie, maar niet op de gebruiker.

Dat terwijl de eindgebruiker er natuurlijk uiteindelijk mee aan de slag moet. Een gebruiker – dus de HR-afdeling of andere eindgebruikers in het bedrijf – meenemen in het ontwikkelproces kan dus helpen om betrokkenheid te creëren en de adoptie te vergemakkelijken. Maar niet iedereen heeft daar behoefte aan of voldoende IT-kennis voor. Daarom is het goed om gebruikers in een vroeg stadium te vragen of ze mee willen denken of niet. Zo ja, dan ligt de rode loper voor ze uit. Zo niet, dan vraag je hen best welke criteria het meest cruciaal zijn.

Daarnaast kan het helpen om samen te overleggen over de adoptie van nieuwe tools en functies. Neem dus de tijd om samen te gaan zitten en te bespreken wat er nodig is.

Tips en adviezen

• Probeer de middenweg te zoeken en investeer daarin. Dat begint met het leren spreken van dezelfde taal.
• Zet een tussenpersoon in, in de vorm van analisten.
• Vergeet vooral de gebruiker niet. Betrek deze in een vroeg stadium.
• Overleg over de adoptie van nieuwe tools en functies.
• Manage verwachtingen: maak gebruik van barometers op de schermen, organiseer lunchsessies, zet filmpjes in de nieuwsbrief, hang posters op en zorg voor inloopuren.
• Stel prioriteiten: Als het aan IT is om die te bepalen, kun je het ze makkelijker maken door als HR IT op tijd in te lichten over bijvoorbeeld het aantal medewerkers dat op een bepaald moment gaat starten. Of als het aan de businesszijde van het bedrijf is om te besluiten wat prioriteit heeft, kan dat betekenen dat HR en finance met elkaar in gesprek moeten over wie als eerste mag. Pas als de business er echt niet uitkomt of ze het echt niet willen beslissen, maakt IT de keuze.

Goede digitale employee experience

Een goede digital employee experience is enorm belangrijk voor het behoud van werknemers, aldus 45% van de HR-professionals uit een onderzoek dat OutSystems in Nederland deed. Gelukkig gaat dit bij veel organisaties al goed: 73% vindt dat de huidige organisatie een goede employee experience biedt. Dat zag je ook in de coronatijd wel: het omschakelen naar thuiswerken ging bij de meeste bedrijven even met pijn en moeite, maar uiteindelijk ging het best goed.

Toch zijn er zeker nog verbeteringen mogelijk. We hebben de afgelopen jaren ook gezien dat veel IT-organisaties vooral systemen in de lucht aan het houden waren. Dus die hadden het moeilijk om proactief en innovatief te zijn, want eigenlijk konden ze het niet aan. We herkennen dus ook dat bij veel organisaties veel verbetering mogelijk is en dat de organisaties dat zelf ook wel zien. Vooral de IT-organisaties en IT-leiders nemen het voortouw in het nadenken over hoe ze de business kunnen ondersteunen en ervoor kunnen zorgen dat werknemers hun werk beter en gemakkelijker kunnen doen. De focus ligt dan heel erg op productiviteit, maar ook op gemak en geluk binnen het werk.

Bovendien is de digitale wereld constant in beweging, net als organisaties zelf. De digitale ervaring moet dus constant bijgesteld worden om efficiënt te blijven. Hoewel 73% van de ondervraagden in Nederland aangeeft nu een goede digital employee experience te bieden, moet dit dus goed onderhouden worden. Zeker gezien het feit dat een slechte employee experience uitstroom kan verhogen. Door dit goed in te richten en bij te houden, behoud je personeel in tijden van schaarste en verhoog je de productiviteit van medewerkers.

Gastblog door Eddy Aerts – Senior Account Executive BeLux bij OutSystems