Geen producten in je winkelwagen.
Je HR processen digitaliseren bespaart tijd, vermindert fouten, verhoogt efficiëntie en neemt frustratie weg bij je medewerkers. Maar hoe is het gesteld met de digitale maturiteit van HR in kmo’s? Voor een antwoord op die vraag steken we ons licht op bij Tim Fransen, Director Product Management, en Sofie Michiels, Head of Product Management bij Acerta.
Twee keer per jaar bevraagt Acerta in samenwerking met de werkgeversorganisaties Etion en VKW Limburg KMO 488 werkgevers. Dat resulteert in de KMO-werkbarometer. Bij elke editie wordt gewerkt met een vaste en een extra vragenset, waarbij ingezoomd wordt op een specifiek thema. In de vierde editie lag de focus op de digitalisering van HR processen. Ook dit jaar werden 488 respondenten bevraagd uit kmo’s met 5 tot 9 en tot 100 medewerkers. We overlopen de drie voornaamste trends.
Trend 1: Vooral payroll is al gedigitaliseerd
“Payroll is het meest gedigitaliseerde HR proces in kmo’s, zowel in de kleinere als grotere kmo’s”, constateert Tim Fransen. “Dat mag niet verbazen, want meer dan 80% van de bevraagde kmo’s maakt gebruik van een payroll tool die ter beschikking gesteld wordt door het sociaal secretariaat.”
Sofie Michiels vult aan: “Niettemin verloopt bij 16% van de kmo’s de verwerking nog altijd via mail of op papier. Het gaat om eerder kleine organisaties en we zien dat percentage wel verder afnemen. Ook in kleinere kmo’s wordt digitaal dus steeds meer het nieuwe normaal.
Sociale secretariaten maken intuïtieve tools die eenvoudig in gebruik zijn en de digitalisering bij kleine kmo’s faciliteren. Zo heeft Acerta een tool gemaakt voor kmo’s die zich puur focust op de kalender (Connect Easy). De personeelsplanning, inclusief aan- en afwezigheden, wijzigt elke maand en deze tool is dan een eenvoudige opstap van papier naar digitalisatie. Je ziet geleidelijk aan ook meer tools verschijnen die de focus voor HR administratie verleggen naar de werknemer (employee self service).
“Daar is er echt sprake van een win-win: de werkgever bespaart er tijd mee en de werknemer moet geen omslachtige procedures volgen om wijzigingen door te geven of verlof aan te vragen.”
<<>>
Trend 2: Automatisatie van HR processen is ingezet, vooral in grotere kmo’s
“Naast payroll zijn ook de meest voorkomende administratieve HR processen geautomatiseerd”, vervolgt Tim Fransen. “Het gaat dan in de eerste plaats om het beheren van prestaties, de planning of de persoonsgegevens. Vaak kan je deze gegevens ook gewoon beheren in de payroll tool bij je sociaal secretariaat. Hier zien we wel grote verschillen tussen de kleinere en grotere kmo’s.”
“Bij de vier meest gedigitaliseerde processen zie je een digitalisatiegraad van 56% bij de kleine kmo’s en 82% bij de grote kmo’s”, stipt Sofie Michiels aan. “Ook dat is niet onlogisch: hoe minder werknemers, hoe minder administratie én hoe lager de nood aan automatisatie en digitalisatie. Data worden in kleine kmo’s doorgaans bijgehouden in Excel en lokaal opgeslagen.
Zodra een bedrijf groeit in aantal medewerkers, hebben meer stakeholders toegang nodig tot die data: boekhouding, fleet, facility, meerdere HR collega’s,… Die groeispurt gaat gepaard met groeipijn. Het is moeilijk om de Excel-files up to date te houden met verschillende partijen, informatie blijft in mailboxen steken. Op dat moment gaan ook deze kmo’s op zoek naar digitale ondersteuning.”
Goede digitale ondersteuning voor kmo’s is evenwel niet zo evident.
In het verleden werd de meeste HR software ontwikkeld op maat van grotere ondernemingen. Deze software was dan niet aangepast aan kmo’s en was vaak veel te complex, zowel in opzet als gebruik. Vandaag hebben ook kmo’s nood aan HR software, maar dan wel een software die eenvoudig in gebruik en in opzet is. Al is er ook hiervoor een oplossing…
Connect HR Office, een HR tool die meegroeit met de kmo
“Bij Acerta hebben we die nood aan HR software voor kmo’s snel gedetecteerd”, legt Sofie Michiels uit. “We hebben een HR tool gebouwd op maat van kmo’s in groei: Connect HR Office. Het is een intuïtieve tool die de HR administratie van kmo’s vereenvoudigt. Eenvoudig in gebruik, zowel voor HR als voor werknemers en modulair opgebouwd: een digitaal personeelsdossier, aan- en afwezigheden, onkosten, persoonsgegevens, opleidingen, evaluaties en assets.
Als kmo kies je zelf met welke modules je start en de tool groeit mee met het bedrijf. Starten met digitalisering hoeft dus helemaal niet moeilijk te zijn en kost minder dan 3 euro per werknemer per maand, verwaarloosbaar ten opzichte van de efficiëntiewinst die je ermee boekt.
Een mobiel aanbod is hier heel belangrijk. Niet alle werknemers hebben toegang tot een pc om bijvoorbeeld hun onkosten in te dienen of om verlof aan te vragen. Zoek dus zeker een tool die je werknemers mobiel kan ondersteunen.”
Wat houdt kmo’s tegen om te digitaliseren?
Digitalisering kan het werk van HR en het leven van werknemers eenvoudiger maken, en toch zetten nog niet alle kmo’s hierop in. “Begrijpelijk, ze willen vooral bezig zijn met hun business”, knikt Sofie Michiels.
“Digitalisering vraagt een investering in middelen, maar ook in tijd. Hoewel dat vaak overschat wordt.”
Ze raadt aan om stapsgewijs te werken: “Je hoeft niet alles te digitaliseren. Breng eerst in kaart welke processen vaak voorkomen zoals afwezigheidsaanvragen of wijzigingen in de persoonlijke situatie van medewerkers. Begin eerst daarmee. Idealiter kies je voor een oplossing die geconnecteerd is met je sociaal secretariaat en die met je organisatie kan meegroeien.
Je sociaal secretariaat zal je begeleiden bij de opstart ervan. Vergeet ook niet dat je je medewerkers zelf aan het stuur kan zetten, door bijvoorbeeld hen zelf hun verlof- en vakantiedagen te laten aanvragen. Hierdoor verbeter je trouwens ook de employee experience, want je HR processen worden minder omslachtig.”
“Een ander euvel is dat tools niet altijd geconnecteerd zijn met elkaar en dat is een gemiste kans”, voegt Sofie Michiels er nog aan toe. “Vroeger was dat dan misschien louter weggelegd voor grotere bedrijven, maar vandaag is het zeker al mogelijk om verschillende tools te laten connecteren. Bijvoorbeeld payroll, HR en personeelsplanning. Dat vraagt een kleine investering, maar met een kleine businesscase wordt de meerwaarde snel zichtbaar.”
<<>>
Trend 3: Ook digitalisatie van feedback, opleiding, evaluatie en welzijn?
“Bij kmo’s worden zachtere HR processen nog niet zo vaak gedigitaliseerd (20 tot 25%)”, wijst Tim Fransen aan. “Welzijn staat het hoogst op de radar, zeker bij bedrijven met meer dan 20 werknemers (38 tot 40% wil hier verdere stappen in nemen). Welzijn heeft aan belang gewonnen sinds de coronapandemie, maar ook de krapte op de arbeidsmarkt maakt dat kmo’s hier meer op inzetten. Inzetten op welzijn zorgt ervoor dat je langer mensen aan boord kan houden.”
Sofie Michiels waarschuwt: “Het is niet omdat er tooling is, dat een persoonlijke aanpak niet meer nodig zou zijn. Het is een middel om objectief informatie te verzamelen, maar je moet er wel mee aan de slag.”
En nu stap voor stap
Om alles in goede banen te leiden, is het best de digitalisering stap voor stap aan te pakken, op het ritme van de organisatie. Sofie Michiels en Tim Fransen schuiven alvast het volgende stappenplan naar voren, met de nodige uitleg:
+++
OVER CONNECT HR
Connect HR Office maakt de HR administratie van kmo’s performanter met meer automatisatie en minder manueel werk voor HR, leidinggevenden en medewerkers.
>> Meer info
+++
Maak kennis met Alix, de digitale assistent(e) van Acerta
Payroll is een complexe materie met strakke deadlines. Alix, de digitale assistent(e) van Acerta, voorziet proactieve dienstverlening. Zo geeft Alix je een seintje wanneer je actie(s) moet ondernemen en informeert je over de wettelijke implicaties.
Op 1 april 2023 wordt Alix 1 jaar. Sofie Michiels stond mee aan de wieg en licht toe: “Kmo’s willen gemoedsrust en complete ontzorging, zodat ze kunnen blijven focussen op hun eigen zaak. Hiervoor zoeken ze een sociaal secretariaat dat proactief met hen meedenkt. Voor hen is personeelsadministratie iets wat erbij komt. Het moet correct verlopen, maar mag geen tijd kosten.”
Met Alix willen we daaraan tegemoetkomen, niet ter vervanging van onze dossierbeheerders – want een persoonlijke aanpak dragen we hoog in het vaandel – maar aanvullend.
“De meeste sociale secretariaten slagen er goed in om klanten te servicen op het moment dat een kmo naar hen uitreikt, maar met Alix willen we een stap verder gaan door kmo’s proactief te ondersteunen.”
Ze geeft een voorbeeld: “Je hebt iemand in dienst met een contract van bepaalde duur, Alix detecteert wanneer het contract afloopt en stuurt op voorhand een melding en vraagt meteen ook welke actie je wil nemen: wil je het contract verlengen met bepaalde duur, wil je het contract stopzetten of wil je het omzetten naar een contract van onbepaalde duur? Afhankelijk van je keuze, zal Alix meer informatie geven over de wetgeving én je tonen hoe je dat in de tool moet doen.
Let wel, Alix is geen chatbot, je kan geen vragen stellen. In een volgende fase zullen we de mogelijkheden inzake AI verkennen.”
Schrijf je in op de wekelijkse HR-nieuwsbrief
Jouw verhaal lanceren bij #ZigZagHR?
Bespreek met ons de opties om jouw branded content op onze site te zetten.
