Geen producten in je winkelwagen.
Regelmatig laten we gastbloggers aan het woord. Deze keer kroop Cyriel Kortleven in zijn pen. Over Corona, ladders en HR. Miljoenen ouders en kinderen zijn begonnen met thuisscholing in slechts een paar dagen. Gepensioneerde verplegers zijn opnieuw aan de slag als flexibel medisch personeel om in ziekenhuizen en bejaardentehuizen te helpen. Alcohol-fabrieken worden producenten van hand ontsmettingsmiddelen. Dit zijn enkele mooie innovaties die we gezien hebben in de voorbije weken en maanden.
De mens kan veranderen wanneer nodig. Hetzelfde geldt voor organisaties.
Veel organisaties gaan die uitdaging ook aan en dragen zorg voor hun werknemers door het bieden van gratis therapie lessen (Starbucks), extra fondsen voor werknemers in financiële zorgen (Amazon), en veel organisaties draaien verder met het personeel dat vanuit huis werkt.
De corona crisis en de verandering voorgoed
Veilig en gezond blijven is prioriteit nummer 1. We bevinden ons nu in een wereldwijd experiment. Dit is een tijd waarin de meeste mensen zich in een (geforceerde) verander-modus bevinden. Dit betekent dat het een beetje makkelijker is om nieuwe manieren van werken te omarmen. Wanneer patronen onderbroken worden, is een mens bereid om nieuw gedrag te accepteren.
Zou het niet geweldig zijn om Covid19 te gebruiken als momentum om nieuwe manieren van werken te stimuleren en een meer flexibele cultuur in jouw organisatie te ontwikkelen?
Dit is het ideale moment voor HR om de kans te grijpen om enkele oude, inefficiënte werkpatronen te elimineren en deze te vervangen met productievere, mens-gecentreerde procedures & systemen. Het begint allemaal met de motivatie om te veranderen. We kunnen mensen niet veranderen als ze niet willen veranderen, maar we kunnen wel een omgeving creëren waarin het ‘veranderings’ gedachtengoed gestimuleerd wordt.
Een succesvolle strategie is om inefficiënte processen en systemen nu aan te pakken. Wanneer een systeem in werking is, is het moeilijk om alles te pauzeren en aanpassingen te maken. Echter, de afgelopen maanden stonden veel systemen op ‘pauze’. Een gouden kans!
Wat zou er gebeuren als we evoloueren van:
- Command & control naar ondersteuning & vertrouwen?
- Een focus op het controleren van input naar het belonen van output?
- Planning & voorspelling naar experimenten & aanpassing?
Weg met de ladders – Het is nu de tijd!
Het plaatsen van een ladder over een bananenschil om ervoor te zorgen dat mensen er niet langer over uitglijden is niet de meest efficiënte oplossing. Vreemd genoeg hebben veel organisaties (zeker de grotere) een overvloed van ladders gebouwd in de structuren en systemen.
Een ‘ladder’ in deze context is een inefficiënte procedure of systeem. Het is een patroon dat we blijven herhalen omdat het succesvol is geweest in het verleden. We blijven het gebruiken, ondanks dat het inefficiënt is en tot sub-optimale resultaten leidt.
Misschien hebben we een procedure 10 jaar geleden geïnstalleerd om een bepaald probleem op te lossen, en hoewel die situatie niet meer voorkomt, de procedure wordt nog steeds gevolgd. Dit is een voorbeeld van hoe ladders nadelig kunnen zijn voor de voortgang van een bedrijf.
HR professionals, zijn jullie klaar om de leiding te nemen?
Ik geloof dat HR de leiding moet nemen, omdat HR professionals uitgerust zijn met het beste gereedschap om deze problemen te bestrijden- dankzij het diepere begrip in menselijk gedrag. Ze zijn ook bewust van de variatie aan procedures & protocollen die voor kunnen komen. U kunt deze kans gebruiken om andere leiders binnen uw bedrijf te beïnvloeden om een groter bereik te hebben.
Tijdens de Covid-19 pandemie, zijn veel bedrijven geforceerd om een verandering te maken toen de werknemers productief moesten zijn vanuit huis. Dus, wat deden ze? ‘Ja, laten we exact doen wat we ervoor ook deden. Maar met digitale middelen.’
We hebben nog steeds onze inefficiënte maandagmorgen vergadering 9 uur ‘s ochtends, maar nu gebruiken we Zoom, Skype of MS teams.
Nochtans, dit is dé kans om de effectiviteit van vergaderingen te vergroten, deze misschien te vervangen met meer efficiënte oplossingen.
Ga van `het managen van de 3% naar het leiden van de 97%’
Wanneer je mensen aanneemt die de belangen van het bedrijf voorop stellen, zal 97% van de werknemers het juiste doen. De meeste bedrijven steken veel tijd en geld in het schrijven en het handhaven van HR beleid om met problemen om te gaan die door slechts 3% veroorzaakt worden. Dit leidt tot micro-management en het is verwoestend voor de betrokkenheid en vertrouwen op de lange termijn.
Laten we evolueren van het analyseren van mensen naar het analyseren voor de mensen. Analyses zijn goed, maar we moeten de output (het resultaat) analyseren in plaats van het aantal verzonden emails of de uren dat iemand in het kantoor spendeert.
Mensen hebben graag inzicht in data gerelateerd aan output, wat hen zal motiveren om het juiste gedrag te laten zien. Ik geloof niet dat de micro-analyses direct gerelateerd zijn aan productiviteit. Maar ik geloof wel dat er een directe relatie is tussen micro-management en de lage betrokkenheid van werknemers. Een voorbeeld kwam van een chirurg werkzaam in ICU die blij was dat hij, gedurende de crisis, eindelijk de professional kon zijn waarvoor hij was opgeleid. Hij kon beslissingen nemen, snel samenwerken met andere doktoren en verplegers zonder het invullen van bergen papierwerk, het volgen van vermoeiende protocollen, en andere bureaucratische zaken.
Hoe is dit zichtbaar in jouw organisatie?
Kijk met een kritische blik naar 10 van jouw HR procedures en je zal ontdekken dat ze te vaak gebaseerd zijn op wantrouwen. Ergens heeft iemand iets fout gedaan. Aangezien we onze mensen niet kunnen vertrouwen, installeren we een overvloed aan protocollen om te zorgen dat het nooit meer zal gebeuren.
Enkele alternatieve routes
(1) Reis- & uitgave beleid
Werknemers moeten toestemming vragen om iets te kopen, een document laten tekenen door hun baas, de bonnetjes bewaren, iemand moet de uitgaven beheren, een controleur kijkt of alles correct is, … Dit kost allemaal veel tijd, energie en geld.
Het reis & uitgave beleid van Netflix is: “Handel in het belang van Netflix.” Klaar. En ja, het zal af en toe voorkomen dat teamleiders een gesprek moeten hebben met een werknemer die in een te duur restaurant heeft gegeten.
Als de regels duidelijk worden gemaakt zal 97% van de werknemers zich hieraan houden
(2) Jaarlijkse prestatie beoordelingen.
Is deze jaarlijkse routine de beste oplossing om mensen te evalueren?
Stel drie simpele vragen over wat een persoon zou stoppen, starten of blijven doen.
En vanuit daar heb je een vertrouwensbasis om op te bouwen. Dit vereist dat leiders open en eerlijke gesprekken hebben met hun teamleden. Dat is waar HR leidinggevenden en werknemers kan ondersteunen.
(3) Wat te denken van een vervaldatum voor regels en procedures?
Je kan een nieuwe procedure installeren, maar als de context veranderd of na verloop van tijd, vereist het een her-beoordeling om te kijken of het nog steeds de meest efficiënte manier is om het doel te bereiken. Zo ja, dan zal de procedure blijven. Zo niet, vervangen we het met een meer efficiënte maatregel.
HR kan de leiding nemen in het stimuleren van leiders binnen een organisatie om deze vervaldatum te implementeren.
(4) Een praktische tip om snel inefficiënte procedures te ontdekken:
Vraag 5 van jouw werknemers (start misschien met jouw HR peers) om een lijst te maken met 5 procedures in hun werk die ze extreem inefficiënt vinden. Verzamel deze antwoorden en bundel ze. Ik weet bijna zeker dat er 1 of 2 procedures zijn die nu op ‘pauze’ staan, wat betekent dat u tijd kunt investeren om alternatieven te ontdekken.
Cyriel Kortleven > http://cyrielkortleven.com/
Schrijf je in op de wekelijkse HR-nieuwsbrief
