Automatisering als hefboom voor groei en menselijker werken: hoe D’M&S zijn HR-fundament moderniseerde

D’M&S, het Brugse communicatiebureau met meer dan veertig jaar ervaring, staat bekend als een creatieve motor achter talloze merken. Maar wie achter de schermen keek, zag dat de interne organisatie niet even modern was als de innovatieve campagnes die het bureau opleverde. Toen Operations Director en Managing Partner Steven Dujardin in 2018 de opdracht kreeg om alle werkprocessen te moderniseren, bleek één domein cruciaal: HR moest dringend mee evolueren. Wat volgde, was een transformatie die veel verder ging dan digitalisering. Het werd een cultuuromslag waarin automatisering niet alleen efficiëntie bracht, maar ook het werk menselijker maakte.

“De tijd van papieren personeelsfiches in onoverzichtelijke opbergmappen is bij ons definitief voorbij.”
Steven Dujardin, Managing Partner D’M&S

Van creatief bureau naar data gedreven partner

D’M&S is de afgelopen decennia uitgegroeid tot een full service agency met tachtig medewerkers en vestigingen in Brugge, Antwerpen en Brussel. Met diensten van strategie tot digitale campagnes en de lancering van D’M&S Insights, koppelt het bureau creativiteit aan data en technologie. Maar die technologische ambities botsten jarenlang met de interne realiteit: versnipperde documenten, analoge processen en beperkte autonomie voor medewerkers. De nood aan transparantie en efficiëntie werd onmiskenbaar.

“Onze mensen konden niet zelfstandig bij hun contracten, verlofregelingen of ziektedagen. Alles liep via HR, en dat kostte enorm veel tijd.”
Steven Dujardin, Managing Partner D’M&S

De HR-uitdaging: versnippering en inefficiëntie doorbreken

Toen Steven de interne processen onder de loep nam, zag hij vooral chaos:

Personeelsfiches verspreid over mappen, kasten en mailboxen
Onboarding via losse checklists en post its
Medewerkers die voor elk detail bij HR moesten aankloppen
Administratieve taken die repetitief en foutgevoelig waren

Dat stond haaks op de dynamiek van een modern agentschap dat snel wil schakelen. Om als organisatie toekomstbestendig te blijven, moest HR transformeren van een logistieke bottleneck naar een strategische partner.

“Transparantie en autonomie moesten centraal staan. En dat betekende: onze HR-processen drastisch herdenken.”
Steven Dujardin, Managing Partner D’M&S

We kozen voor een modernisering op drie fronten: projectmanagementsoftware, cloudadministratie en HR-automatisering. Voor dat laatste viel onze keuze op Exact, dat grip geeft op processen en data. Binnen HR selecteerden we Exact Officient, gekoppeld aan sociaal secretariaat Besox. Die combinatie was bewust: eenvoud, transparantie en selfservice voor medewerkers. Dankzij de integratie komen HR-data en loonadministratie naadloos samen. “Onze loonverwerking verloopt nu volledig automatisch en foutloos. Medewerkers hebben altijd en overal toegang tot hun HR-dossier, terwijl wij kunnen rekenen op de expertise en ondersteuning van Besox.”

“We vonden dan ook precies wat we nodig hadden: een gebruiksvriendelijke oplossing die onze mensen zelfstandigheid geeft én onze processen verlicht.”
Steven Dujardin, Managing Partner D’M&S

HR-processen die wél vooruitgaan: van onboarding tot groei

Sinds de implementatie van Exact Officient zijn de HR-processen niet alleen sneller, maar ook consistenter en menselijker geworden.

Onboarding zonder chaos

Nieuwe medewerkers doorlopen een geautomatiseerd traject: toegangsbadges, documenten, checklists — alles is gestroomlijnd. De verwelkoming voelt professioneler én warmer, omdat HR-tijd vrij heeft voor persoonlijk contact.

Loon- en afwezigheidsbeheer met één klik

Contracten, verlofdagen, ziekte en loonadministratie verlopen centraal en foutloos. Geen dubbele bestanden meer, geen achterhaalde versies.

Datagedreven groeigesprekken

Medewerkers en leidinggevenden hebben één gedeelde bron van waarheid voor competenties, afspraken en evaluaties.

Selfservice die autonomie brengt

Iedereen kan zijn of haar gegevens inkijken, aanpassen en opvolgen via een veilige omgeving. Dat verhoogt de efficiëntie én het vertrouwen in de organisatie.

HR als strategische partner, niet als brandjesblusser

Waar HR vroeger vooral uitvoerend was, creëert automatisering ruimte voor projecten rond welzijn, cultuur en retentie.

Automatisering maakt het werk menselijker, niet kouder

Wat D’M&S vooral ontdekte, is dat automatisering niet draait om snelheid of kostenbesparing maar om ruimte scheppen voor wat wél menselijk is: er is tijd voor echte gesprekken, aandacht voor het welzijn van collega’s en coaching op maat. Ook verbetert het de samenwerking tussen teams en is de administratieve stress veel minder. “Automatisering neemt geen werk weg, maar verandert het werk in iets waardevoller.”

“Voor ons is automatisering een hefboom voor transparantie, betrokkenheid en toekomstgericht werken.”
Steven Dujardin, Managing Partner D’M&S

De impact: van digitale efficiëntie naar menselijke meerwaarde

Wat begon als een softwareproject, groeide uit tot een cultuurverschuiving:

medewerkers voelen zich meer eigenaar van hun gegevens
communicatie verloopt helder en sneller
fouten en doublures zijn sterk verminderd
het HR-team heeft tijd voor strategisch denken
de organisatie werkt coherent, professioneler en met meer rust

Automatisering is geen tool, het is een mindset

Kortom: automatisering bracht niet alleen efficiëntie, maar vooral volwassenheid. D’M&S bewijst hoe automatisering HR kan transformeren van een administratieve last naar een strategische troef. Door repetitieve taken weg te nemen en medewerkers autonomie te geven, ontstaat er ruimte voor creativiteit, groei en verbinding. Automatisering maakt een organisatie niet onmenselijk. Ze maakt haar juist menselijker.