Heb jij al een klokkenluiderskanaal?

Op 17 december moeten ook alle kmo’s (vanaf 50 tot 249 werknemers) verplicht een actief klokkenluiderskanaal hebben voor werknemers, net als juridische entiteiten met 250 werknemers of meer. Zeven op tien kmo’s met 50-250 werknemers zijn in orde of plannen dat te zijn: 35% heeft al een oplossing en 35% heeft een oplossing gepland.

Deze verplichting is dwingend na de publicatie van de Belgische Klokkenluiderswetgeving in het Staatsblad, een omzetting van de Europese richtlijn die een beveiligd intern meldkanaal oplegt, ter bescherming van klokkenluiders.

Zeven op tien kmo’s zijn er al mee bezig

Anneleen Verstraeten, juridisch adviseur van SD Worx:

“Er resten nog minder dan 30 dagen om zich in orde te stellen, ook op het vlak van sociale dialoog. Deze deadline is dwingend voor alle juridische entiteiten met 50 werknemers of meer want het ontbreken van een intern meldkanaal kan financiële gevolgen hebben. Bovendien kan het niet naleven van de verschillende verplichtingen uit de wetgeving ook leiden tot strafrechtelijke sancties. De wetgeving voorziet in een uitgebreide bescherming van de klokkenluider tegen allerlei vormen van represailles. Veel om bij stil te staan en in orde te brengen. Deze wetgeving zorgt voor het samengaan van open communicatie, sociaal overleg en slimme technologische oplossingen. Wij raden alle organisaties, klein en groot, aan om dit als een opportuniteit te zien: via positieve communicatie kunnen mogelijke problemen snel aangekaart én opgelost worden. Meteen ook nuttig voor kleinere kmo’s die hiertoe niet verplicht zijn.”

Juridische entiteiten met 50 tot 250 werknemers moeten snel actie ondernemen, namelijk om :

• een intern meldingskanaal voorzien alsook de procedure voor en opvolging van interne meldingen uitwerken.
• een meldingsbeheerder aanstellen
• de nodige informatie ter beschikking stellen over de meldingskanalen.
• een register bijhouden over de ontvangen meldingen, en dat conform de GDPR reglementering.

Bedrijven met meer dan 250 werknemers net als alle bedrijven die actief zijn in de financiële sectoren (ongeacht hun aantal werknemers) moesten hiermee al in orde zijn sinds 15 februari. (1)

De Belgische wet gaat een stapje verder dan de Europese regelgeving:

Bij kmo’s gaat het om een procedure van een niet-anonieme melding. Enkel voor entiteiten vanaf 250 werknemers moet ook een anonieme melding mogelijk zijn. Dit is niet verplicht voor kmo’s. Kmo’s mogen het wel voorzien. Op die manier zouden die werknemers misschien toch de voorkeur geven aan het interne meldkanaal, eerder dan meteen rechtstreeks bij de bevoegde overheid te gaan melden. Dit is de zogenaamde externe melding die ook wordt voorzien. Denk hiervoor bijvoorbeeld aan de melding van mogelijke fiscale fraude die meteen bij de fiscus zelf terecht komt.Het kanaal dient minstens voor werknemers. Dit wil zeggen dat het niet verplicht is om het intern meldkanaal open te stellen voor derden zoals freelancers, leveranciers of klanten maar het mag.

Werknemers in België kunnen ook fiscale & sociale fraude melden, naast inbreuken met betrekking tot overheidsopdrachten, financiële diensten, witwaspreventie, volksgezondheid, gegevensbescherming.

Continu kwaliteitsstreven bij alle afdelingen van de Gosselin Group

De Gosselin Group bundelt verschillende entiteiten gespecialiseerd in (internationale) verhuizingen en logistiek. Het bedrijf, dat ontstond in 1930 in Antwerpen, is snelgroeiend.

Connie Reesink, Quality Manager van de Gosselin Group getuigt:

“Het voordeel van dit nieuwe platform voor meldingen is dat het vlot online toegankelijk is voor al onze medewerkers; niet alleen via de computer maar ook via de mobiele telefoon. Het is een kant-en-klaar oplossing die GDPR-compliant is en heel laagdrempelig. Het past perfect binnen onze ethical conduct-policy, waarbij we nu al werken met een telefoonnummer voor meldingen. Voortaan kunnen meldingen volledig anoniem gebeuren, indien gewenst door medewerkers maar ook door subcontractors of eindklanten.”

De kwaliteitsverantwoordelijke vervolgt: “We stellen dit meldingsplatform ook open in de verschillende landen. We zijn twintig jaar geleden gestart met onze ethische code en werken deze regelmatig bij om te voldoen aan de hoogste industriële en overheidsnormen. Het is in deze positieve spirit dat we deze verplichting als een extra troef uitrollen. Omdat kwaliteit zo belangrijk is in onze business vind je het ook op onze website. Ook intern gaan we er extra aandacht aan besteden en vormt de vernieuwde procedure van melding een onderdeel van onze jaarlijkse trainingsvereisten.”

Historiek en basis van deze wetgeving

Europa vroeg alle landen om tegen 17 december 2021 de Europese klokkenluidersrichtlijn in nationale wetgeving om te zetten. De richtlijn vereist dat organisaties een meldingsprocedure opzetten en bescherming bieden aan klokkenluiders voor inbreuken op de EU-wetgeving genoemd in de Richtlijn. Denk aan inbreuken met betrekking tot overheidsopdrachten, financiële diensten, witwaspreventie, volksgezondheid, gegevensbescherming.