TADA (ToekomstATELIERdelAvenir) is vandaag een vaste waarde in het Brusselse maatschappelijke landschap. De vzw bouwt aan een inclusieve stad door jongeren uit kwetsbare buurten gedurende drie jaar te laten deelnemen aan weekendscholen. Elke zaterdag ontdekken ze nieuwe werelden dankzij vrijwilligers uit een brede waaier aan sectoren, van advocaten en architecten tot lassers, journalisten, chefs en ontwerpers. Het concept slaat aan: jaarlijks nemen meer dan 800 jongeren deel, ondersteund door duizenden enthousiaste vrijwilligers en een levendig alumninetwerk dat blijft groeien.
“Hoe groter je wordt, des te belangrijker efficiëntie en transparantie worden. Tegelijk wil je als vzw de focus op je missie behouden.”
Pieter De Witte, Managing Director TADA
Maar die impact heeft ook een keerzijde. Achter de schermen veranderde TADA in snel tempo van een kleinschalig initiatief in een complexe, professionele organisatie. Met meer medewerkers, meer projecten, meer partners en meer verantwoordelijkheden ontstond de noodzaak om ook HR naar een hoger niveau te tillen. De organisatie besefte: om de missie duurzaam te laten groeien, moet ook het HR-fundament mee evolueren.
Schaalvergroting creëert nieuwe dynamiek
Toen TADA in 2012 begon met één weekendschool, waren de processen eenvoudig en de communicatielijnen kort. Vandaag telt de organisatie vijf weekendscholen en een alumniplatform dat jongeren ook na hun traject ondersteunt met stages, mentoren en activiteiten. De schaalvergroting creëert een heel nieuwe dynamiek.
“Wat begon als een klein initiatief, is vandaag een lerend netwerk dat elke week honderden jongeren raakt”, aldus Managing Director Pieter De Witte bij TADA.
Die expansie zorgde voor een HR-omgeving die steeds complexer werd:
- een diverse mix van vaste medewerkers, tijdelijke contracten en projectprofielen
- een vrijwilligerspool die continu in- en uitstroomt
- intensieve operationele piekmomenten op zaterdagen
- nood aan coaching, expertiseopbouw en welzijn in een drukke setting
- afstemming tussen vijf teams met elk hun eigen ritme en realiteit
Het werd duidelijk dat TADA een HR-structuur nodig had die niet alleen future-proof is, maar ook stevig verankerd blijft in de mensgerichte waarden van de organisatie. “We merkten dat we veel tijd verloren met repetitieve taken en dat de foutenmarge groter werd,” vervolgt Pieter. “Dat botste met mijn overtuiging dat dingen efficiënt en doordacht moeten gebeuren.”
Groeien vraagt om automatisering
Daarom automatiseerde TADA zijn HR-processen. Daarbij koos de organisatie voor de bedrijfssoftware van Exact. Nieuwe medewerkers doorlopen nu een geautomatiseerde onboarding, van badge-aanvraag tot documentatie. Ook loonadministratie, vakantiebeheer en groeigesprekken verlopen digitaal.
Pieter: “Het mooiste is dat collega’s nu zelf toegang hebben tot hun gegevens. Ze kunnen documenten inkijken en aanpassen via een beveiligde omgeving. Voor het HR-team betekent dat minder repetitief werk en meer tijd om strategisch mee te denken.” De HR-coördinator bevestigt dit: “Onboarding, offboarding, functiewijzigingen, loonbeheer en onze samenwerking met Liantis. Alles loopt vlotter. En we ontdekken nog elke dag nieuwe mogelijkheden.” Exact Officient biedt de juiste combinatie van gebruiksgemak, efficiëntie en veiligheid.
HR in beweging: van ondersteunende functie naar strategische motor
De evolutie van HR binnen TADA rust op drie belangrijke pijlers.
1 – Structuur en professionalisering
Contractbeheer, planning, aanwezigheden en vrijwilligersdata zijn intussen gestroomlijnd en gecentraliseerd. Door workflows te vereenvoudigen, stijgt de betrouwbaarheid en daalt de foutenmarge aanzienlijk. Minder chaos betekent meer tijd voor kwaliteitsvolle weekendscholen.
2 – Cultuur en menselijkheid voorop
TADA’s weekendscholen draaien al jaren op warmte, vertrouwen en betrokkenheid. Om die cultuur te bewaken, investeert HR volop in onboarding, talentontwikkeling, welzijn en leiderschap. Mensgericht HR is geen luxe, maar een voorwaarde voor sociale impact.
3 – Wendbaarheid als kerncompetentie
Vrijwilligers stromen door, projecten evolueren en jongeren ontwikkelen zich razendsnel. Daarom kiest TADA voor een HR-aanpak die flexibel is zonder de basis te verliezen. Structuur waar nodig, ruimte waar mogelijk.
Automatisering: bondgenoot van menselijkheid
In veel non-profits roept automatisering koudwatervrees op. Bij TADA is het net het tegenovergestelde. Technologie wordt er gezien als versterker van menselijkheid. Door repetitieve taken te automatiseren, ontstaat ruimte voor:
- warme ontvangstmomenten voor vrijwilligers
- coaching en ondersteuning van medewerkers
- opvolging van jongeren en alumni
- vlotte samenwerking tussen teams
- strategische HR-projecten, zoals diversiteit en retentie
Het resultaat? Minder administratieve druk, minder fouten en een organisatie die beter gewapend is voor duurzame groei.
Onzichtbaar, maar onmisbaar
“Goede HR is onzichtbaar wanneer alles werkt, maar onmisbaar voor elke duurzame impact”, besluit Pieter. Dankzij het vernieuwde HR-fundament heeft TADA nu meer tijd, energie en focus voor wat echt telt: jongeren ondersteunen in hun groei en hen de toekomst geven die ze verdienen.
Meer over Exact
Benieuwd hoe automatisering ook jouw HR-processen menselijker en efficiënter kan maken?
Ontdek Exact Officient in actie en probeer vandaag nog een gratis demo.
Schrijf je in op de wekelijkse HR-nieuwsbrief
Jouw verhaal lanceren bij #ZigZagHR?
Bespreek met ons de opties om jouw branded content op onze site te zetten.
