Hoe kan technologie helpen om leren en ontwikkelen dichter bij mensen te brengen? Dat is de centrale vraag bij Qastan, een familiale KMO uit Kortrijk en finalist van de #ZigZagHR ZoHRo Award “Learnatic of the Year”. In onze podcast reeks ‘Brainpickings op de vloer’ gingen we in gesprek met COO Vincent De Caluwé en projectmanager Thomas Capelle over hun visie en aanpak inzake leren en ontwikkelen. Hun verhaal toont hoe digitale innovatie en warme bedrijfscultuur elkaar kunnen versterken.
Van familiebedrijf naar digitale architect
Qastan bestaat intussen meer dan dertig jaar en wordt vandaag geleid door de tweede generatie. Vanuit Kortrijk groeiden ze uit tot een vaste waarde in software- en hardwareoplossingen voor zowel KMO’s als internationale bedrijven.
Wat hen onderscheidt? Hun uitgesproken mensgerichte aanpak. “Technologie is voor ons nooit een doel op zich,” aldus De Caluwé. “Het is een middel om mensen en organisaties vooruit te helpen. Achter elke digitale toepassing staat bij ons een team van gedreven professionals dat samenwerking en kwaliteit centraal zet.”
Die filosofie vormt ook de basis van hun leercultuur.
Qaro: HR-assistent én leerpartner
Een van hun meest innovatieve realisaties is Qaro, een digitaal ontwikkelde HR-assistent. Met behulp van spraak-naar-tekst en AI automatiseert Caro administratieve taken zoals notities en verslaggeving. Dat geeft HR en leidinggevenden meer tijd om te focussen op wat er echt toe doet: luisteren naar mensen, gesprekken voeren en groeiprocessen uitstippelen.
Vincent legt uit: “Caro is niet bedoeld om mensen te vervangen, maar om hen net meer ruimte te geven. Het is een partner die inzichten biedt en zelfs suggesties aanreikt. Zo wordt technologie een hefboom om gedrag positief te beïnvloeden.”
Leren van klanten en uit projecten
Caro kwam er niet in een vacuüm. Het idee ontstond uit eigen nood en werd verfijnd in nauwe samenwerking met klanten. Tijdens gesprekken met HR-professionals ontdekten ze welke uitdagingen vaak terugkeerden: te veel administratie, te weinig tijd voor mensen.
“Door onderweg te sparren met organisaties met heel diverse HR-maturiteit, leerden we niet alleen hun noden kennen, maar ook hun valkuilen. Al die inzichten zijn in Caro verwerkt,” aldus Vincent.
Op die manier werd het ontwikkelproces zelf een leertraject: Qastan leerde van klanten, en klanten leerden van Qastan.
Cultuur van delen en samen leren
Naast technologische innovaties bouwt Qastan bewust aan een warme leercultuur. Een voorbeeld zijn de vrijdagopleidingen. Elke week wordt het laatste uur van de werkweek vrijgehouden om samen te leren én te ontspannen.
Dat kan gaan van een ontwikkelaar die een technische doorbraak deelt, tot een presentatie over markttrends of een demo van een nieuwe tool. Soms hebben de sessies een directe impact, soms indirect, maar altijd dragen ze bij aan kennisopbouw en teamspirit.
Daarnaast zijn er ook cocktail clubs, informele momenten waar leren en socializen hand in hand gaan. Het versterkt niet alleen de expertise, maar ook de onderlinge verbondenheid.
Positieve impact op kandidaten en medewerkers
Qastan integreerde Qaro ook in het sollicitatieproces. Kandidaten maken meteen kennis met de speech-to-text functionaliteit. Wat aanvankelijk wat onwennig klinkt, bleek al snel een ijsbreker.
“De reacties zijn verrassend positief,” zegt Vincent. “Mensen zien dat we innovatief zijn en voelen dat technologie hen ondersteunt in plaats van controleert. Voor HR zelf is het een zegen: gesprekken verlopen natuurlijker omdat we niet meer krampachtig notities moeten nemen.”
Dat soort toepassingen maakt leren tastbaar in alle fasen van de employee journey: van werving en selectie tot ontwikkeling en retentie.
Technologie om mensen sterker te maken
Voor Qastan blijft de essentie altijd dezelfde: technologie inzetten om mensen sterker te maken. Qaro is daarvan een schoolvoorbeeld: een digitale assistent die tijd vrijmaakt voor dialoog, ontwikkeling en samenwerking.
“Het draait uiteindelijk om efficiëntie, vertrouwen en ruimte om te groeien,” besluit De Caluwé. “En dat kan alleen als je technologie met een menselijk gezicht inzet.”
Beluister ook de podcast
Qastan bewijst dat een KMO innovatiekracht kan combineren met warmte en mensgerichtheid. Met Qaro als digitale HR-assistent, wekelijkse leermomenten en een duidelijke focus op de mens achter de technologie, zetten ze een inspirerend voorbeeld neer.
