Nieuwe regels in het kader van opleidingen voor werknemers

Om de productiviteit en competitiviteit van bedrijven te verzekeren en duurzame loopbanen voor werknemers te creëren, is levenslang leren cruciaal. Daarom wil de Belgische overheid een opleidingscultuur stimuleren. In deze bijdrage gaan we in op de nieuwe opleidingsmaatregelen die onderdeel zijn van de ‘Arbeidsdeal’ (wet van 3 oktober 2022 houdende diverse arbeidsbepalingen): het individueel opleidingsrecht en het jaarlijks opleidingsplan. Die regels gelden voor werkgevers en werknemers in de private sector.

Individueel opleidingsrecht

Het individueel opleidingsrecht houdt een recht in voor elke werknemer om per jaar een aantal dagen opleiding te volgen. Het is een recht, maar geen verplichting voor de werknemer. Het aantal opleidingsdagen hangt af van de grootte van de onderneming en de eventuele sectorale bepalingen daaromtrent:

20 of meer werknemers (VTE)

2023: minstens 4 opleidingsdagen per jaar
2024: minstens 5 opleidingsdagen per jaar (voor voltijdse werknemers die het volledige jaar in dienst zijn van de werkgever)

minimum 10 maar minder dan 20 werknemers (VTE)

minstens 1 opleidingsdag per jaar (voor voltijdse werknemers die het volledige jaar in dienst zijn van de werkgever)

minder dan 10 werknemers (VTE)

geen individueel opleidingsrecht

Werknemers die deeltijds werken en/of niet het volledige jaar in dienst zijn, hebben recht op een geprorateerd aantal opleidingsdagen op basis van de volgende formule:

aantal opleidingsdagen voor een voltijdse werknemer
x tewerkstellingspercentage van de werknemer
x aantal maanden dat de werknemer bij de onderneming werd tewerkgesteld
gedeeld door 12 (een begonnen maand telt als volledige maand)

Het opleidingsrecht wordt voor de werknemer geconcretiseerd via een individuele opleidingsrekening waarin het ‘opleidingskrediet’ wordt toegekend. Dat is een (papieren of elektronisch) formulier met een aantal verplichte vermeldingen, dat in het personeelsdossier van de werknemer moet worden bewaard. De werkgever moet zijn werknemers minstens één keer per jaar schriftelijk informeren over het individueel opleidingsrecht.

Op sectoraal niveau mag het aantal individuele opleidingsdagen verminderd worden, maar nooit tot minder dan 2 dagen per jaar. Daarnaast kan een sectorale cao ook de concretisering van het individueel opleidingsrecht op een andere manier regelen. Voor de periode 2023-2024 moeten de sectorale cao’s uiterlijk 30 september 2023 worden neergelegd.

De opleidingen waaraan werknemers kunnen deelnemen, kunnen zowel formeel als informeel zijn.

Formele opleidingen zijn door lesgevers of sprekers ontwikkelde cursussen en stages. Die opleidingen worden georganiseerd door de opleider of opleidingsinstelling en gaan door op een plaats die duidelijk van de werkplek gescheiden is. Ze kunnen ontwikkeld en beheerd worden door de onderneming zelf of door een externe organisatie.
Informele opleidingen zijn de opleidingsactiviteiten, andere dan formele opleidingen, die rechtstreeks betrekking hebben op het werk. Die opleidingen worden gekenmerkt door een hoge graad van zelforganisatie door de individuele werknemer met betrekking tot de tijd, plaats en inhoud (gekozen volgens de individuele behoeften van de medewerker), en met een rechtstreeks verband met het werk en de werkplek. Daaronder kan onder andere ook de deelname aan conferenties of beurzen vallen.

Opleidingen kunnen zowel tijdens als buiten de werkuren worden gevolgd. Indien de werknemer opleidingen volgt buiten de werkuren, wordt het normale loon uitbetaald zonder dat er overloon verschuldigd is.

Op het einde van het jaar wordt het saldo van de niet gebruikte opleidingsdagen overgedragen naar het volgende jaar. Op het einde van een periode van 5 jaar wordt het saldo van het beschikbare opleidingskrediet op 0 gezet.

Jaarlijks opleidingsplan

De Arbeidsdeal verplicht werkgevers met 20 of meer werknemers om vanaf kalenderjaar 2023 een jaarlijks opleidingsplan op te stellen. Daarbij moet bijzondere aandacht worden besteed aan werknemers die behoren tot risicogroepen, werknemers die minstens 50 jaar oud zijn, werknemers van buitenlandse afkomst en werknemers met een handicap.

Er geldt een specifieke procedure voor de invoering van het plan. Eenmaal per kalenderjaar moet de werkgever de inhoud van het opleidingsplan vaststellen (voor een minimumduurtijd van één jaar). Het ontwerp van opleidingsplan moet uiterlijk begin maart van het betrokken jaar voor advies worden voorgelegd aan de ondernemingsraad (of, als die er niet is, aan de vakbondsafvaardiging, en bij gebreke daaraan, aan de werknemers rechtstreeks). Die brengt uiterlijk 15 maart een advies uit. Vervolgens moet de inhoud van het opleidingsplan uiterlijk op 31 maart worden vastgesteld, zodat het van toepassing wordt op 1 april van het betrokken jaar.

Het plan kan zowel formele als informele opleidingen bevatten (zie hierboven). Er is geen verplicht model: de werkgever mag de vorm vrij kiezen. De paritaire (sub)comités kunnen wel sectorale cao’s sluiten die de minimumvoorwaarden vastleggen waaraan een opleidingsplan moet voldoen. In dat geval moeten zij uiterlijk op 30 september een sectorale cao neerleggen die van toepassing zal zijn op de opleidingsplannen van het daaropvolgende jaar.

Het opleidingsplan moet binnen de onderneming worden bewaard en de werknemers en hun vertegenwoordigers moeten er op eenvoudige vraag toegang toe hebben. De regelgeving voorziet ook dat de werkgever binnen de maand na de inwerkingtreding van het opleidingsplan op elektronische wijze een afschrift daarvan aan de door de Koning aangewezen ambtenaar moet overmaken. Er is echter nog geen bevoegd ambtenaar aangeduid en de nadere regels en voorwaarden zijn nog niet vastgesteld. In afwachting van die regels volstaat het dus om het opleidingsplan in de onderneming te bewaren.