Een veilige heropstart begint met goede communicatie

Het is een voorzichtige, maar ook belangrijke periode voor onze economie. Komende dagen en weken zullen steeds meer bedrijven na de lockdown-maatregelen heropstarten en zullen de meeste medewerkers – al dan niet met een bang hart – terug op hun vaste werkplek aan de slag gaan. Om die heropstart veilig te laten verlopen mag het belang van een transparante communicatie niet worden onderschat.
Zowel werkgevers als hun medewerkers hebben hierbij veel vragen. Als werkgever kan je terugvallen op draaiboeken, actieplannen en checklists om de mogelijke risico’s te analyseren en te beperken. De overheid en partners voor preventie en bescherming op het werk hebben die informatie ter beschikking.

Ook medewerkers zitten met vragen. Zij verbleven de voorbije periode ‘in hun kot’, en komen nu opnieuw in hun groep collega’s terecht. Hoe kunnen zij hun werk in alle veiligheid hervatten? En welke maatregelen heeft hun werkgever genomen om mogelijke besmetting met het coronavirus te voorkomen? Het bezorgt hen – soms onbewust – angst en stress.

Duidelijk communiceren in drie fasen

Angst en stress kan je reduceren door duidelijk te communiceren. In de preventiehiërarchie staat communicatie onderaan en wordt er vaak minder of geen aandacht aan besteed. Om nu vlot en veilig op te starten, is communicatie primordiaal. Je moet net nu goed en transparant communiceren over de genomen maatregelen bij de heropstart. Om het stressniveau bij de medewerker te verlagen doe je dit best in drie fasen:

Eerste fase: precommunicatie.

Enkele dagen voor de medewerkers terug op het werk verschijnen, laat je hen weten (via mail of andere interne communicatietools) wat er al ondernomen is, hoe ze zich veilig op de werkvloer zullen kunnen begeven en welke acties er zich de komende dagen en weken nog zullen ontplooien.

Tweede fase: op de startdag.

Organiseer een onthaalmoment – per team en in kleine groep – waarbij de verschillende maatregelen verder worden toegelicht. Doe dit overzichtelijk. Beperk je niet alleen tot een opsomming maar leg uit waarom. Wellicht zal er ‘anders’ moeten gewerkt worden. Verduidelijk tijdens dit moment hoe dat in zijn werk gaat. En neem tijdens dit onthaal zeker voldoende tijd om vragen – en die zijn er ongetwijfeld – te beantwoorden.

Derde fase: herhalen, herhalen.

Op een andere manier gaan werken, is niet eenvoudig omdat de medewerker snel in aangeleerde gewoontes kan hervallen. Daarom is het belangrijk om hen regelmatig aan de maatregelen te herinneren: een goede handhygiëne, hoe ze mondmaskers goed moeten dragen, afstand houden, … Dat kan via mail, intranet, maar ook door posters op te hangen op strategische plaatsen in de onderneming; aan de receptie, het gangpad, bij de kantine en in de sanitaire voorzieningen. Markeringen op de vloer (om afstand te houden) zijn eveneens een zeer nuttige en dankbare tool. In bedrijven uit de industriële sector of met ploegensystemen zijn dergelijke briefings en veiligheidssignalisatie al goed ingeburgerd. Voor kantoorwerk is dit minder evident, maar ook daar zal dat de nieuwe norm worden de komende weken.

Medewerkers nauw betrekken

Hoe laat ik mijn medewerkers de regels goed opvolgen? Dat is een vraag die we vaker krijgen, ook als er geen virus de samenleving beheerst. De beste manier is om de medewerkers nauw te betrekken.

• Duid op het belang van de maatregelen. Stip aan dat het niet alleen voor hun eigen veiligheid is, maar ook voor die van de collega’s en van de familie.
• Interageren. Als werkgever of teamleader is het ook jouw taak om in gesprek te gaan met de betrokkenen. Als werkgever heb je misschien een bepaald actie- en veiligheidsplan opgesteld op basis van de ruimte (kleedruimte, kantine, …) en de activiteiten die in jouw bedrijf worden uitgevoerd. De medewerkers kennen de dagelijkse processen echter het best. Het kan dus perfect zijn dat zij bepaalde situaties als onveilig inschatten en je op basis van hun feedback de veiligheidsplannen moet aanpassen. Wees daarin flexibel en handel snel zodat ze ervaren dat hun feedback ter harte wordt genomen. Lukt het niet direct, communiceer daar eerlijk over.
• Raadpleeg experts. Maak meteen duidelijk waar medewerkers met feedback terecht kunnen. Best is nog steeds via de directe leidinggevende. Maar je kan dit ook kanaliseren via een specifiek opgericht corona-team binnen de onderneming. En als er specifieke vragen zijn waar de directe leidinggevende niet meteen een antwoord op weet, aarzel dan niet om de preventieadviseur (intern of extern) te raadplegen.

Jens Nobels, Attentia