Het nieuwe kantoor wordt een clubhuis

ERP-softwarebouwer AFAS verhuist binnenkort naar een nieuw kantoor – en dat was al lang voor de coronacrisis gepland. Het wordt een cohousing-project. Neen, geen coworking space, maar wat is het dan wel? En hoe sluit die verhuizing naadloos aan bij de professionele én maatschappelijke pijlers van AFAS? Vragen voor commercieel medewerker en Clubhuis Manager Marie-Lynn Hens en Manager Support & Opleidingen Yves Helsen.

De verhuizing van AFAS komt er op een moment dat de manier waarop we werken en het belang van het kantoor drastisch verandert als gevolg van het hybride werken, de mix van telewerk en kantooractiviteiten. Voor de meeste bedrijven is die verandering pas noodgedwongen op gang gekomen tijdens de coronacrisis. Bij AFAS lagen de plannen voor een nieuw kantoorconcept al vast vooraleer de pandemie losbarstte en daar hadden ze twee redenen voor:

De snelle groei van het bedrijf (sinds 2009 jaarlijks zo’n 15% tot 20%) deed hen al enkele keren verhuizen. Nu trekken ze, zoals nogal wat andere IT-bedrijven, naar Gate 7 in Kontich, beter bekend als Silikontich Valley. Daar creëren ze een centrale plek waar medewerkers kunnen samenkomen, en waar de identiteit en de kernwaarden van AFAS (betrokkenheid, vertrouwen, duurzaamheid en optimisme) tot leven komen.

Het nieuwe kantoor past volledig bij de bedrijfscultuur. Yves Helsen verduidelijkt:

“Bij AFAS krijg je alle vrijheid en vooral 100% vertrouwen. We geloven niet in regels omdat je daarmee vooral veel beperkt. De enige regel die we hebben is: Werk met gezond verstand en in het belang van AFAS.

Natuurlijk zijn er richtlijnen, maar we laten het aan onze collega’s om daar zelf beslissingen in te nemen en gaan daar het gesprek over aan. Betrokkenheid is daarom geen stelling die ergens aan een muur hangt, maar een visie die in ons DNA zit. Onze waarden werden overigens ook door de collega’s zelf gekozen, andermaal een vorm van vertrouwen en betrokkenheid. Het is immers belangrijker dan ooit om de band met je collega’s goed te onderhouden. Daarom wordt het een clubhuis.

Bij AFAS geloven we dan ook niet in 100% thuiswerk. De verbinding met kantoor is nodig en wordt zelfs nog belangrijker. Thuiswerken deden we al, ook in Mechelen waren er al flexplekken. In die zin brengt deze verhuizing geen fundamentele wijziging met zich mee. Wel is er nu nog meer aandacht voor bepaalde aspecten, zoals hoe we onze waarden optimaal realiseren in ons nieuwe pand.”

Cohousing: Breng werken en wonen dichter bijeen

Het nieuwe kantoor is een cohousing-project. En dat is niet hetzelfde als coworking, benadrukt Marie-Lynn Hens, die als Clubhuis Manager instaat voor het welbevinden en het mee stimuleren van activiteiten die de kruisbestuiving tussen AFAS-medewerkers onderling en de andere bewoners van het pand kunnen stimuleren.

“Bij cohousing krijgen de partners de sleutel van het pand en komen ze mee bij AFAS wonen. Ze kunnen gebruik van alle faciliteiten dat het kantoor hen biedt, zoals een evenement organiseren in het theater of een webinar opnemen in onze studio. Maar ook samen op vrijdagnamiddag het weekend inzetten tijdens onze after-work.”

Well-being, well-building, well-doing: Een impact op medewerkers én maatschappij

Aangezien we heel wat tijd op het werk doorbrengen, is het onvermijdelijk dat de architectuur, maar ook de akoestiek, het materiaal, de lucht, het licht en tal van andere elementen een impact hebben op ons welbevinden. Jacob Morgan, auteur van onder andere The Future Leader (2020) en The Employee Experience Advantage (2017), haalt de kantooromgeving zelfs aan als één van de drie elementen die de beleving of employee experience, en bijgevolg ook het mentaal en fysiek welzijn van medewerkers positief of negatief kunnen impacteren.

We kunnen alvast heel wat opsteken van WELL Building, een wereldwijd erkende standaard die focust op de gezondheid op de werkvloer. Het WELL Building Institute beschrijft de criteria waaraan voldaan moet worden op het vlak van lucht, water, voeding, licht, beweging, thermisch comfort, akoestiek, materialen, geest en gemeenschap.

“Met de nieuwste technische stufjes wordt er ook bij AFAS gezorgd voor een aangename werkomgeving”, stipt Marie-Lynn Hens aan. “Er zijn klimaatplafonds, zonnepanelen, ledverlichting, laadpunten voor wagens en fietsen,… En op het dakterras kan je genieten van het uitzicht. Er is eveneens een tuinkamer, waarin we kunnen werken of onze forecast-gesprekken houden. Tussen het groen werken heeft een positieve impact op de creativiteit, maar ook op de concentratie en dus op de productiviteit.”

Of je ook kan floreren in een aftands gebouw? Yves Helsen wikt en weegt: “Cultuur zit in de mensen, niet in de stenen, maar een aangename werkplek die past bij het DNA van het bedrijf helpt natuurlijk.”

+++

Dummy-proof HR

AFAS telt slechts één HR medewerker voor 500 personeelsleden. “Dat kan best, want nagenoeg alle HR processen zijn geautomatiseerd. Bovendien nemen de leidinggevenden en medewerkers zelf heel wat HR taken op zich”, legt Manager Support & Opleidingen Yves Helsen uit. “Zo werd commercieel medewerker en Clubhuis Manager Marie-Lynn Hens destijds aangeworven zonder dat HR daaraan te pas kwam. Alle processen worden automatisch in gang gezet bij de aanwerving. Daar wordt geen enkele mail voor gestuurd. In dienst treden, dat is bij AFAS net als heel wat andere HR processen dummy-proof.”

“Wanneer je je processen echt op orde hebt, dan pas kan je sturen”, meent Helsen. “Wanneer je bezig bent met registreren, kan je nooit bezig zijn met regisseren. En net dat is wat organisaties meer moeten doen.”

+++

Het concept

Bij cohousing heeft elke bewoner of elk bedrijf zijn eigen ruimte, helemaal privé, maar daarnaast zijn er gemeenschappelijke ruimtes. Het gaat, bijvoorbeeld om een tuin, polyvalente ruimtes, een professionele keuken,…

De bonus

Cohousing kan ook aangewend worden om wonen en werken dichter bijeen te brengen. Kantoren en woningen kunnen ook gemeenschappelijke delen benutten.

De reden

Cohousing biedt een oplossing voor stedenbouwkundige en ecologische problemen: je woont dichter bij elkaar en als ook het werk er kan gebeuren, worden de files korter. Bovendien creëer je een levendige buurt.