Het creëren van betekenisvolle verbinding voor Sabam

Sabam, de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers, plande om te verhuizen van hun hoofdkantoor van 10.000m² in Brussel naar een nieuw aangekochte, aanzienlijk kleinere kantoorruimte – om precies te zijn een vierde van de grootte van hun oorspronkelijke verblijfplaats. Procos Group mocht hen begeleiden bij deze ingrijpende verandering.

De beslissing van Sabam om te verhuizen had twee doelen:

• Ten eerste wilden ze een uitnodigend open huis creëren voor hun leden. Onze taak was om een gastvrij centrum te ontwerpen voor vergaderingen, laptopsessies of gewoon een praatje met een koekje en een cappuccino. We besloten om specifieke verdiepingen en ruimtes hiervoor te reserveren.
• Ten tweede waren ze vastbesloten om thuiswerken volledig te omarmen, door het een integraal onderdeel van de werkomgeving te maken en hun kantoorruimte om te vormen tot een collaboratieve ontmoetingsplaats voor medewerkers. Een plek waar collega’s elkaar kunnen tegenkomen, ideeën kunnen uitwisselen en productieve vergaderingen kunnen hebben met teamleden – naast het werken vanuit huis, natuurlijk.

In nauwe samenwerking met Sabam hebben we deze tweeledige visie uitgewerkt tot wat het vandaag is. Individuele taken worden thuis aangepakt, terwijl het kantoor is veranderd in een levendige, collaboratieve hub voor vergaderingen met teamleden of sparren met collega’s van andere afdelingen. Een stimulerende omgeving die medewerkers aanspoort om de nieuwe manier van werken te omarmen.

Hier lees je hoe we dit hebben gedaan.

Van interviews tot inclusieve beslissingen

We begonnen met het afnemen van interviews, waarbij we een mix van medewerkers uit elke afdeling hebben betrokken. We lanceerden ook een online enquête, gericht op het verkrijgen van een alomvattend begrip van de behoeften van de medewerkers. Met de verzamelde inzichten hebben we concrete voorstellen geformuleerd, zoals bijvoorbeeld een uitgebreide presentatieruimte.

Onze aanpak draaide om een voortdurende reeks presentaties, het pitchen van mogelijkheden en het nemen van beslissingen. Transparantie en open communicatie stonden centraal in dit proces. Het betrekken van Sabam bij ons denkproces was een belangrijke prioriteit, omdat dit ervoor zorgde dat beslissingen werden omarmd en ondersteund door alle betrokken partijen.

Het bevorderen van een bezielde transformatie

Als het ging om het “Soul” gedeelte van dit project, lag onze belangrijkste focus op verandermanagement en het zorgen voor een soepele overgang, gezien de omvang van de veranderingen die gaande waren. Medewerkers hadden gedurende een lange periode vanuit huis gewerkt, wat ons voor een aanzienlijke uitdaging stelde om hen aan te moedigen terug te keren naar kantoor.

De meest significante verschuiving waar we hen echter op moesten voorbereiden, was de geheel nieuwe manier van werken bij Sabam. De dagen van het vastzitten aan vaste plekken in aangewezen teamgebieden waren voorbij. In plaats daarvan zouden medewerkers verspreid over het kantoorgebouw werken, waarbij hun werkplek dagelijks veranderde om overeen te komen met hun to-do lijst.

Dit leidde tot de perceptie dat teamwork niet langer mogelijk zou zijn. In werkelijkheid kon dit echter niet verder van de waarheid zijn. Effectieve samenwerking gaat verder dan simpelweg naast elkaar zitten. Als je het ons vraagt, komt de ware waarde van teamwork naar voren door opzettelijk momenten van betekenisvolle interactie te creëren – een concept dat actief werd aangemoedigd door de nieuwe kantoorindeling.

Met andere woorden, het was aan ons om de medewerkers van Sabam de kneepjes van het vak te laten zien en hen te leren hoe ze de werkruimte op een flexibele manier konden gebruiken, interactie en synergie aanmoedigend. We bundelden onze krachten met het communicatieteam van Sabam en creëerden een overtuigend verhaal, ontworpen om de medewerkers in te lichten over de vele voordelen die hun kant opkwamen.

We introduceerden onze ideeën tijdens virtuele bijeenkomsten en workshops met medewerkersvertegenwoordigers die we “influencers” noemden. In kleine groepen werkten de influencers eraan om iedereen aan boord te krijgen met de grote veranderingen die eraan kwamen – van de uitdagingen die gepaard gaan met hybride werken tot de vraag waar lege koffiekopjes aan het eind van de werkdag moeten worden neergezet.

Ruimtes gecreëerd voor samenwerking

Natuurlijk was het niet alleen de mensen die tijd nodig hadden om zich aan te passen. Wat de Ruimte betreft, moest het gebouw ook worden aangepast aan de nieuwe manier van werken van Sabam. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat we meer vergaderruimtes hebben ontworpen in vergelijking met een standaard kantoorindeling, waardoor een omgeving is gecreëerd waar medewerkers effectief kunnen samenwerken.

We hebben echter ook voldoende individuele werkplekken opgenomen, omdat medewerkers ook zelfstandig moeten kunnen werken. Anders gezegd: we hebben een gevarieerd scala aan werkplekken samengesteld, met een specifieke focus op betekenisvolle samenwerking en mogelijkheden voor spontane vergaderingen.

Op de begane grond hebben we een ruime en veelzijdige presentatieruimte ontworpen. Er is geen vaste opstelling – in plaats daarvan kozen we voor verplaatsbaar meubilair, waardoor Sabam de flexibiliteit heeft om de ruimte naar behoefte te gebruiken. Op de bovenste verdieping hebben we een informele vergaderruimte gecreëerd, met een prachtig uitzicht op Brussel. Dat is nog eens een werkomgeving die de geest stimuleert.

Naast dit assortiment vergadermogelijkheden hebben we een ontvangstbalie ontworpen die niets minder dan indrukwekkend is. De ronde balie is gevuld met boeken en dient als een visueel aantrekkelijk meubelstuk, dat bezoekers welkom heet in het gebouw en de toon zet voor de negen verschillende verdiepingen.

Met het omarmen van de openheid die Sabam wilde overbrengen via hun nieuwe kantoorindeling, besloten we hun uitgebreide archief van platen en boeken tentoon te stellen en op te nemen in de toegankelijke gebieden voor Sabam-leden. We hebben grote kasten gebouwd en deze gevuld met platen, aangevuld met een platenspeler – voor het geval iemand zin heeft in een deuntje.

Van verouderd naar dynamisch

Vroeger betekende binnenlopen bij Sabam binnenlopen in een nogal rigide, ouderwets kantoorgebouw. Nu is het een compleet andere scene – een chique en dynamische omgeving, bruisend van bedrijvigheid, waar mensen elkaar ontmoeten en verbinden en Sabam-leden rondwandelen. Een geheel nieuwe sfeer die een veel waarheidsgetrouwer beeld geeft van waar Sabam echt om draait.

Kortom: missie volbracht!

>> Meer info over deze case

+++

PROCOS Group
Jan Blockxstraat 1
2018 Antwerpen
+32 3 242 94 60
[email protected]