Begrijp als bedrijf dat elke medewerker uniek is

De toekomst van HR? En de doortastende rol van digitalisering en diversiteit & inclusie (D&I) daarin? In welke mate zijn deze aan elkaar gelinkt? Welke opportuniteiten, gevaren en to-do’s voor HR horen hierbij? Dat zijn vragen voor Christophe Vanden Eede (Global Head of Talent Management) en Katrien Goossens (Diversity & Inclusion Lead BeNeLux) bij ING.

Vandaag staan diversiteit en inclusie hoog op de agenda, zeker ook bij bedrijven. De verhoogde Belgische aandacht voor deze thematiek komt volgens Katrien Goossens vanuit vier hoeken:

• “Ten eerste vanuit onmiskenbare maatschappelijke veranderingen: de bevolking wordt heterogener.
• Ten tweede is er meer aandacht vanuit wetgeverskant, zowel nationaal als Europees ontstaan er wetten, afspraken en quota.
• Ten derde zijn social corporate responsability en sustainability items waarop bedrijven worden gescoord aan de hand van ESG (Environment, Social, Governance). Een belangrijk topic onder de categorie Social: zijn we een organisatie die niet discrimineert?
• Ten vierde tonen diverse onderzoeken aan dat een divers bedrijf met een inclusieve cultuur betere bedrijfsresultaten aflevert…”

Proloog
Zeg niet inclusie tegen diversiteit (en vice versa)

Moeten we het hebben over diversiteit én inclusie? Kunnen we het niet korter uitdrukken en één woord kiezen? Katrien Goossens schudt duidelijk nee en licht eerst diversiteit toe: “Diversiteit omvat alles van onze identiteit en wat ons tot de unieke persoon maakt die we zijn. In het vakjargon maken we een onderscheid tussen inherent diversity (de kenmerken waarmee we geboren zijn en die we kunnen waarnemen, zoals huidskleur, gender, leeftijd,…) en acquired diversity (de zaken die we verkrijgen door onze unieke levenservaringen, zoals onze waarden, opvoedingssituatie, studies,…). In de praktijk staan bedrijven voor de uitdaging van het vergroten van een bepaalde representatie van groepen, zoals x aantal vrouwen in een managementteam.”

Weegt het aantal dan op het bedrijf? Katrien Goossens antwoordt met het 70-30% principe: “Als je in de minderheid bent, is het moeilijker om je ideeën verkocht te krijgen. Het kantelpunt is 30%, dan krijgt de minderheid een stem. Bij ING streven we naar maximaal 70% van een socio-demografische groep en zijn we alert om polyvalente en diverse teams samen te stellen.”

“Inclusie is de absolute voorwaarde voor diversiteit”, zo gaat ze verder. “Om de mix van verschillende groepen te laten werken, moet je een inclusieve bedrijfscultuur hebben. Inclusie draait om de employee experience, waarbij énkel de ontvanger bepaalt of iets inclusief aanvoelt of niet.

Het gaat erom hoe je als bedrijf een omgeving creëert waarin mensen voelen dat ze ertoe doen. Hoe verbonden voelen medewerkers zich? Voelen ze zich geaccepteerd en gerespecteerd door het team? Voelen ze zich gewaardeerd en erkend door de leidinggevende? Wordt hun unieke talent gezien en wordt men gestimuleerd om deel te nemen aan overleg? En vooral: voelen ze zich thuis omdat ze gezien en gehoord worden om wie ze zijn, en niet omdat ze bepaalde dingen moeten verbergen?”

Aandachtspunt 1
Bias (zelfs met de beste bedoelingen)

Christophe Vanden Eede legt ook de brug tussen D&I en digitalisering: “De ogenschijnlijk ver van elkaar staande vakgebieden versterken en helpen elkaar. Het is een nieuw terrein met veel potentieel en… risico’s.”

Laten we dus inzoomen: artificiële intelligentie (AI) kan op basis van data je beslissingsproces automatiseren door bijvoorbeeld cv’s te anonimiseren met als doelstelling meer objectieve beslissingen te nemen.

Klinkt handig, geruststellend en nobel, maar Christophe Vanden Eede blijft voorzichtig: “Digitaliseren heeft de belofte in zich dat bewuste en onbewuste vooroordelen, bias genaamd, weggewerkt kunnen worden omdat we processen laten draaien met minder menselijke tussenkomst.

De digitale wereld is echter een kopie van de echte wereld. Een algoritme is immers ontworpen door mensen.

Jammer genoeg zijn er legio voorbeelden waarbij degene die de software programmeert er – onbewust en met de beste bedoelingen – voor zorgt dat er een bias in zit. Denk maar aan het pijnlijke voorbeeld van de gezichtsherkenningssoftware die mensen met een donkere huidskleur niet herkende.”

>> To do

Hoe kan je ook die sluipende bias vermijden? De experten raden HR twee dingen aan:

• Laat de zelflerende systemen niet zomaar los op je HR processen zonder dit van dichtbij te monitoren. Volg nauwgezet op of er geen ongewilde bijwerkingen zijn zoals algoritmes die na een tijdje bepaalde dingen voor waar aannemen.
• Doorstaan de tools met bijhorende algoritmes de toets van diversiteit en inclusie? Het is belangrijk met welke provider je in zee gaat. Als je als HR te weinig kaas gegeten hebt van AI, laat je bijstaan door een derde partij. Stel kritische vragen als: hoe divers is het ontwikkelteam van de zelflerende algoritmes? Zoek naar zo concreet mogelijke voorbeelden en durf doorvragen.

Aandachtspunt 2
Hybride werken (positief voor iedereen?)

Nu we werken in een hybride wereld en het niet meer strikt noodzakelijk is om fysiek op de werkvloer aanwezig te zijn, kan je een veel bredere pool van talent aantrekken. Moeilijk te vinden profielen kan je zelfs wereldwijd zoeken. Maar het zorgt er ook voor dat bepaalde groepen misschien minder fysiek aanwezig zijn op kantoor.

“Het is een kwestie van alert zijn”, legt Christophe Vanden Eede uit.

“Traditioneel werken meer vrouwen van thuis en mannen meer op kantoor. Het zou wel eens een pervers gevolg kunnen zijn dat een leidinggevende onbewust aanvoelt dat de mannen meer bijdragen dan de vrouwen?

De uitdaging is om die nuances op te volgen vooraleer bepaalde vooroordelen erin sluipen.”

>> To do

Katrien Goossens schuift inclusive design naar voren. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat vergaderingen inclusief zijn? “Tijdens de pandemie was dit geen probleem, iedereen zat thuis voor zijn scherm, maar nu heb je een groepje op kantoor en anderen die individueel thuis inbellen. Wij maakten binnen ons eigen team bijvoorbeeld de afspraak dat, ook al zit je in dezelfde ruimte, iedereen inbelt met zijn eigen computer. Zo blijft iedereen actief betrokken bij het overleg.”

Een ander voorbeeld: de wekelijkse teamdrinks op café op vrijdagavond. Blijf je op café gaan of kies je voor een plek waar er genoeg alcoholvrije alternatieven zijn, daarbij rekening houdend met collega’s die om gezondheids- of religieuze redenen geen alcohol drinken?

Katrien Goossens pleit niet voor het afschaffen van drinks en team events, want je wil mensen samenbrengen, maar hoe zorg je dat iedereen zich betrokken voelt? “Het bewustzijn hierrond creëren is de grootste uitdaging.”

Aandachtspunt 3
Persoonlijke data (en beperktere privacy)

“Een degelijk D&I-beleid en actieplan start met inzichtelijke data. Hoe specifieker en nauwkeuriger de data, hoe preciezer we kunnen ingrijpen in bepaalde processen. We kunnen in de toekomst de talent market place (door digitalisering) veel meer aanpassen aan de noden van het individu”, merkt Christophe Vanden Eede op. “Daarvoor hebben we soms extra persoonlijke informatie nodig. Dit roept automatisch een aantal vragen op omtrent privacy en ethiek.”

Katrien Goossens voegt toe: “De zichtbare dimensies van diversiteit mogen we GDPR-gewijs opvragen. Maar wat bijvoorbeeld met culturele achtergrond, religieuze voorkeur of neurodiversiteit (ADHD, bipolaire stoornis, burn-out-ervaring, dyslexie,…)? En in hoeverre wil je als werknemer bepaalde gegevens delen met je werkgever?”

“Als we Google Maps openen, zijn we bereid om bepaalde informatie te geven omdat we de meest optimale weg willen van A naar B. Maar geldt hetzelfde voor onze carrière?” vraagt Christophe Vanden Eede.

“Voor mensen die dagelijks geconfronteerd worden met discriminatie, is het mogelijk minder vanzelfsprekend om digitaal gevoelige informatie te geven en dan maar te vertrouwen dat daar correct mee wordt omgesprongen. Als bedrijf is het moeilijk om inclusief te zijn als je niet weet waar mensen tegenaan lopen.”

>> To do

“Wil je meer diversiteit aan de top van je bedrijf? Niet alleen degenen met het grote juiste netwerk? Om dat vanuit talent management te dirigeren, moet je nieuw talent laten groeien. Hoe doe je dat? Door ze in contact te brengen met de juiste content, mensen en ervaringen. En door ze op de meest optimale manier doorheen de organisatie te laten vloeien en hen te vergoeden op basis van hetgeen zij willen, kunnen en nodig hebben én wat de organisatie nodig heeft. Heb je jonge kinderen? Dan kan je meer vakantiedagen opnemen. Heb je net een huis gekocht? Dan kan je kiezen voor meer nettoloon. Vertrouwen in het bedrijf en psychologische veiligheid zijn hierin cruciaal.”

Voor Christophe Vanden Eede is ook dat inclusie en diversiteit. Hiermee kunnen bedrijven het verschil maken: “Het gevoel geven aan je medewerker dat je als bedrijf begrijpt dat de persoon uniek is, een eigen nood heeft en je als bedrijf daaraan aanpassen.”

Aandachtspunt 4
Breed aanbod aan digitale tools (met bewuste keuzes)

Elk HR proces kan je digitaliseren en tegenwoordig is er voor alles een tool. Christophe Vanden Eede waarschuwt: “Je kan onmogelijk de hele oceaan tegelijk koken.” Waarop focus je als HR dan eerst?

“HR moet het antwoord geven op de problemen waar de business voor staat en vanuit de bedrijfsstrategie vertrekken. De hamvraag: wat is er voor jouw organisatie het belangrijkste? Sommige HR tools hebben alle toeters en bellen, maar zijn niet geconnecteerd met andere HR processen. Andere tools connecteren met alle HR processen, maar zijn eerder eenheidsworst en hebben minder features. Maak dus bewuste keuzes. Start je met diversiteit of toch met acties voor een positieve bedrijfscultuur?” De volgende stappen kunnen helpen in het maken van een keuze.

>> To do

“Mensen denken gauw dat ze weten waarover diversiteit en inclusie gaat. Maar het is cruciaal dat ze fundamenteel begrijpen wat het is, waarom het belangrijk is, hoe het bijdraagt aan de bedrijfsstrategie en wat de blokkades zijn”, merkt Katrien Goossens op.

“D&I is een veranderingsproces. Awareness creëren start met de top van het bedrijf, anders sijpelt het niet door. Een gigantische verantwoordelijkheid ligt bij de leidinggevenden. Zorg er dus voor dat je management goed geïnformeerd is en dat er een wil is om van D&I een prioriteit te maken: weten ze wat D&I is? Weten ze wanneer en hoe ze moeten ingrijpen?

Als HR moet je in kaart brengen wat je als bedrijf verwacht van je leidinggevenden. Selecteer vervolgens de juiste mensen met een gezonde dosis empathie en nieuwsgierigheid. Geef trainingen voor het vergroten van kennis van D&I. Volg het gedrag op door coaching en stuur vervolgens bij.”

Christophe Vanden Eede vult aan: “Indien mogelijk, pas de organisatiestructuur rond de leidinggevenden aan: is hun eerste focus het opleveren van productielijnen? Of kunnen we hun ook tijd geven om bezig te zijn met het ontwikkelen van medewerkers en het detecteren van burn-out, bijvoorbeeld? Kunnen we evolueren naar meer gedeeld leiderschap en de verantwoordelijkheden verspreiden over het team?”

Eenmaal het management mee is, is de eerste horde genomen. Maar wat met de rest van het bedrijf? Katrien Goossens zegt verrassend:

“Vermijd zoveel mogelijk de termen diversiteit en inclusie – die hebben soms onbewust een eerder negatieve connotatie, door quota of wij versus zij-denken – maar focus op het gedachtegoed dat erachter ligt.

Het gaat over een veilige cultuur creëren waarin fouten niet afgestraft worden. Maak het normaal en concreet door voorbeelden, cases en specifieke situaties. Weet bijvoorbeeld ook welke grapjes al dan niet door de beugel kunnen, maak mensen zich daarvan bewust.”

Inclusie gaat dus over welke cultuur er binnen je organisatie heerst. Wat voor gedrag stellen je leidinggevenden? Welke teamafspraken bestaan er? Op welke manier wordt er met elkaar omgegaan? Welk gedrag wordt er getolereerd? Traditioneel gezien kan je dit meten door een medewerkerstevredenheidsbevraging of het inzetten van focusgroepen.

Klaar om te starten met diversiteit? Verzamel data zoals leeftijd, geslacht, nationaliteit,… Bekijk de verschillende groepen binnen je personeelsbestand: wie is er vertegenwoordigd in die groepen, is er een dominante groep? Of is er een goede reflectie van de maatschappij?

“Stel jezelf de vraag welke (HR) processen aangepast moeten worden om bijvoorbeeld de target van x percentage vrouwen te behalen”, adviseert Katrien Goossens.

“Hou in je achterhoofd dat de zichtbaarheidsfactor, het feit dat mensen in minderheidsgroepen een rolmodel zien, cruciaal is: If you can see it, you can be it.”