Absenteïsme voorkomen in uw organisatie? Meten is weten

In de zomer van vorig jaar waren er in België bijna een half miljoen werknemers langdurig afwezig. Dat aantal stijgt jaarlijks, sinds 2000 is er zelfs een toename van niet minder dan 130%. Naarmate het vervangen van de werknemer door de krapte op de arbeidsmarkt meer middelen vereist, zal niet alleen de kost van absenteïsme stijgen, maar ook preventie wint aan belang. Cédric Velghe, onderzoeker en Managing Partner van The VIGOR Unit (spin-off van de UGent), en Eva Deschans, Product & Partnership Director bij Health Partner, vertellen ons meer over absenteïsme, de rol van preventie en het belang van de vinger aan de pols houden.

Holistische kijk op gezondheid onmisbaar

Het bestrijden van absenteïsme begint met een goede kennis van het begrip welzijn. “Initieel stonden vooral fysiek welzijn en werknemerstevredenheid centraal”, weet Cédric Velghe. “De recente trends en uiteraard ook de coronacrisis waren op dat vlak een belangrijke wake-up call. Zo leeft eindelijk de overtuiging dat mentaal en sociaal welzijn in de brede betekenis van de begrippen minstens zo essentieel zijn. Voorbeelden daarvan zijn zelfontplooiing of het gevoel deel uit te maken van een gemeenschap. Ik stel vast dat veel bedrijven nog te weinig vertrouwd zijn met deze andere facetten van welzijn.”

Hierbij verwijst Eva Deschans onder andere naar het hybride werken, dat de afgelopen maanden uiteraard een snelle opmars kende. Deze tendens legt voor meer werknemers de dunne lijn bloot tussen het professionele en het privéleven – iets wat organisaties beslist niet uit het oog mogen verliezen. “De verleiding is groot om te focussen op de werkcontext, maar het huidige hybride werken heeft pijnlijk duidelijk gemaakt dat we verder moeten durven kijken dan dat”, beaamt Eva Deschans.

“Wilt u het welzijn van uw medewerkers in kaart brengen, dan moet u idealiter ook onderzoek voeren naar hun levensstijl en privéomstandigheden. Onthoud dat wellbeing dus evenzeer wordt bepaald door factoren in de privésfeer, die u als werkgever niet altijd even gemakkelijk kunt beïnvloeden. Een holistische kijk is echter onmisbaar.”

Formele én frequente bevragingen

De theorie klinkt logisch, maar hoe vertaalt u dat als organisatie naar de realiteit? Op welke manier volgt u het welzijn van uw medewerkers op? “Vandaag de dag klinkt het misschien ouderwets, maar ik adviseer nog steeds kwantitatieve bevragingen”, stelt Cédric Velghe. “We weten dat de formele personeelsenquête werkt. Dat is nu eenmaal één van de meest bewezen methodes – uiteraard ook met ontegensprekelijke beperkingen – om een doordacht beeld te vormen van het welzijnsniveau en de bijbehorende risico’s in uw bedrijf.”

“Maar daar komt een belangrijke disclaimer bij kijken: zo’n enquête heeft weinig zin als dat een eenmalig gegeven is”, vult Eva Deschans aan. “Dergelijke bevragingen worden beter op regelmatige basis herhaald, in plaats van een verplicht nummer dat om de zoveel jaar even moet worden afgevinkt. Enkel dan kunt u relevante vergelijkingen maken, trends in kaart brengen of zelfs verbanden leggen met andere KPI’s die belangrijk zijn uw organisatie.”

Preventie op primair en secundair niveau

Zulke bevragingen helpen organisaties vooral om noden op primair en secundair niveau te detecteren. Waar zit het verschil? “Om primaire noden te vervullen, gaat u een reeks initiatieven ondernemen om uw werknemers weg te houden van welzijnsrisico’s”, legt Cédric Velghe uit. “Bijvoorbeeld ergonomische – en veiligheidsinspanningen of maatregelen om een te hoge mentale belasting of emotionele problemen te voorkomen.”

Frequente feedback, meer autonomie, transparante doelstellingen en voldoende opleiding zijn daar volgens Cédric Velghe treffende voorbeelden van. Toch stelt hij vast dat er te weinig wordt ingezet op primaire interventies. “Dat hoeft niet te verbazen, aangezien zoiets wel wat aanpassingen aan de werkcontext en organisatieprocessen vergt. Een training of een evenement op poten zetten is veel makkelijker”, verklaart hij.

“De opzet van secundaire preventie bestaat erin om personeel dat al bepaalde klachten vertoont op individueel niveau te helpen”, voegt Cédric Velghe eraan toe. “Deze medewerkers vragen om een afzonderlijke en meer persoonlijke aanpak. Met advies over voeding, sport en mentale hygiëne kunt u bijdragen aan hun gezonde levens- en werkstijl. In dit opzicht is het ook zinvol dat werknemers persoonlijke feedback ontvangen over het invullen van een enquête. We merken dat werknemers dan extra gemotiveerd zijn om vragenlijsten van hun werkgevers in te vullen, omdat ze weten dat ze er iets concreet voor terugkrijgen.”

In welke mate volstaan kwantitatieve metingen?

Een kwantitatieve analyse is een mooie start, maar wordt volgens Eva Deschans best verrijkt met kwalitatief onderzoek. Dat kan de cijfermatige data meer context geven. “Focusgroepen zijn bijvoorbeeld een geweldig initiatief op dat vlak”, illustreert ze.

“Dat zijn kwalitatieve groepsinterviews met een representatieve selectie van uw medewerkers. Daarmee kunt u bepaalde resultaten toetsen aan de praktijk, en zo verder onderzoek doen. En samen een waaier van pragmatische voorstellen vastleggen. De ervaring leert ons trouwens dat medewerkers vaak zeer open zijn en zelf ook met heel wat ideeën komen. Het gevoel van betrokkenheid voor hen is veelal doorslaggevend.”

Daarnaast kunt u de enquête-data ook nog koppelen met andere data van de organisatie. Denk aan de link met de absenteïsmecijfers, maar even goed met het personeelsverloop. Op die manier kunt u statistisch toetsen welke de mogelijke oorzaken zijn van het absenteïsme of het verloop. “Nog een stap verder is het creëren van predictieve modellen die schatten hoe het absenteïsme de komende maanden zal evolueren”, concludeert Cédric Velghe.

Van data naar actie

De data-gedreven onderbouwing is dus van onmetelijk belang. “Dat ligt ook aan de basis van onze filosofie”, laat Eva Deschans weten. “Onze My WellRi – een wetenschappelijk onderbouwde en kwantitatieve analyse waarmee u als bedrijf het persoonlijk en professioneel welzijn in kaart brengt – is daar een mooi voorbeeld van. Voor deze holistische welzijnsaudit werkten we trouwens nauw samen met The VIGOR Unit. We geloven allebei dat zulke evidence based tools onmisbaar zijn om het welzijn in een organisatie op een accurate manier te analyseren. De vragen zijn opgesteld volgens de wettelijke vereisten voor de analyse van psychosociale risico’s. Toch gaan we verder dan dit kader om alle, belangrijke factoren te kunnen monitoren. Dan denk ik aan veerkracht of hoe de werknemer zijn of haar vrije tijd invult.”

“Maar dan is het natuurlijk nog een kwestie van aan de slag te gaan met de data van de bevragingen”, beseft Eva Deschans. “Recurrente metingen zijn in die zin dus slechts het begin. Even essentieel: betrek uw medewerkers bij de resultaten en maak samen de nodige beslissingen aan de hand van een actieplan. Anders krijgen ze het idee dat de enquête tijdverlies was. En dat kan natuurlijk nefast zijn voor het hele welzijnsbeleid en voor toekomstige initiatieven.”

>> Meer weten over kwantitatieve en kwalitatieve metingen om de noden van uw medewerkers in kaart te brengen? Ga naar www.aghealthpartner.be