12 tips voor leiding geven aan remote workers

Heel wat organisaties, managers en teamleiders worstelen met de aansturing van een team van remote werknemers. Dat maakt dat bedrijven ervoor kiezen om geen werknemers aan te nemen die deels of volledig op afstand werken. In de huidige context, waar iedereen het moeilijk heeft om nieuw talent te vinden, verklein je de kansen om de beste mensen aan te trekken aanzienlijk als je enkel in een straal van een paar kilometer rond je kantoor zoekt.

Zet dus je vooroordelen over werken vanop afstand opzij en boor zo een wereldwijde pool aan potentieel interessante kandidaten aan, aldus Dennis Valkema, General Manager BeNeLux bij Deel. “Het succesvol aansturen van een team dat uit medewerkers bestaat die duizenden kilometers van elkaar bevinden, vaak in andere tijdzones, kan perfect”, zegt hij.

Hij zet je op weg met 12 tips die je kunnen helpen je medewerkers vanop afstand te managen:

Heb vertrouwen

Dit is meteen de belangrijkste van alle tips die ik je kan meegeven, maar ook de moeilijkste. Jammer genoeg zijn er nog veel managers die geloven dat er niets gebeurt als ze het niet kunnen zien of dat medewerkers onvoldoende uren werken als ze niet op kantoor komen. Dit is jammer want de meeste van je medewerkers functioneren beter als je ze autonomie en verantwoordelijkheid geeft.

Stop met micro-managen

Micro-managen is niet alleen moeilijk vanop afstand, het is het belangrijkste symptoom van gebrek aan vertrouwen. Stop er dus mee! Je zal zien dat de meeste van je medewerkers creatiever zullen worden als je hen zelf laat nadenken over hoe ze een project of hun taken het best uitvoeren. Het helpt hen groeien en geeft hen meteen het gevoel dat jij in hen gelooft.

Stuur aan op outcome, niet op output

Een vrees die ook bij veel managers leeft is dat mensen die vanop afstand werken onvoldoende uren werken. Het aantal gewerkte uren is echter in de meeste gevallen van ondergeschikt belang. Het resultaat of de outcome is belangrijk. Spreek daarom dus duidelijk op voorhand af welke deliverables je verwacht en binnen welk tijdsbestek. Laat je medewerkers nadien vrij om eraan te werken waar en wanneer ze willen. Zolang hun werk de gewenste kwaliteit heeft en de deadlines worden gerespecteerd is er toch geen probleem, toch?

Stel duidelijke doelen

Een belangrijk aandachtspunt bij het sturen op outcome is ervoor te zorgen dat de gestelde doelen duidelijk zijn. Zorg er dus voor dat je medewerker begrijpt waarom hij iets moet doen of opleveren en hoe dit in het volledige plaatje past. Uiteraard moeten de doelen haalbaar zijn en daarom bepaal je ze best in overleg met je medewerker. Zorg er ook maximaal voor dat ze meetbaar zijn, dat vermijdt discussies achteraf

Maak afspraken over beschikbaarheid

Het grote voordeel, dat voor vele thuiswerkers bij hun statuut hoort, is de flexibiliteit om zelf hun (werk)dag te plannen. Uit diverse studies blijkt dat deze vrijheid veelal voor meer motivatie en engagement zorgt. Hou als manager in je achterhoofd dat iedere medewerker zijn leven er anders uit ziet. Je hebt vast alleenstaanden, koppels met kinderen, medewerkers die voor een ouder of familielid zorgen, enzovoorts. Heb begrip voor elke unieke situatie maar leg ook op voorhand duidelijk vast wanneer je medewerkers beschikbaar moeten zijn en welke vergaderingen en evenementen verplicht te volgen zijn.

Communiceer voldoende

Communicatie is steeds belangrijk, ongeacht of je op kantoor samenwerkt of vanop afstand. Als je je medewerkers niet dagelijks ontmoet is het natuurlijk belangrijk om ervoor te zorgen dat er voldoende communicatiemomenten zijn om ze bij te praten over wat er binnen het bedrijf gebeurt of hoe een project evolueert.

Zorg voor een goede mix tussen team-meetings, one-to-ones en check-ins. Hou er ook rekening mee dat niet iedereen behoefte heeft aan evenveel communicatie. Je hebt mensen die prima functioneren als je een keer per week incheckt of hen enkel contacteert als er iets wijzigt maar je hebt ook mensen die graag overleggen of samen met jou willen sparren om vooruitgang in hun werk te maken.

Analyseer communicatiegedrag

Als je elkaar slechts enkele malen per week via een videocall ziet, is het moeilijk om lichaamstaal te lezen. Er zijn ook minder informele momentjes om te peilen naar hoe een medewerker zich voelt. Het is daarom belangrijk om het communicatiegedrag van je medewerkers in de gaten te houden. Houdt een extravert plots zijn mond in een videoconferentie of stuurt een zeer autonome medewerker je plots massa’s berichtjes, dan is het wellicht goed om even in gesprek te gaan met de betrokkenen en dit benoemen zodat je potentiële frustraties kan vermijden of naar oplossingen voor eventuele problemen kan zoeken. Is er toch niets aan de hand, dan heb je alvast getoond dat je aandacht hebt voor de persoon achter je medewerker.

Regelmatige check-ins

Zorg voor regelmatige check-ins. Deze zorgen er immers voor dat je medewerkers voelen dat je betrokken bent bij hun werk. Net zo belangrijk is echter om het ook af en toe niet te hebben over het werk maar aandacht te hebben voor de persoon. Wat speelt er in zijn gezin, hoe gaat het met de hobby, enzovoorts? Je toont zo opnieuw dat je medewerkers geen nummers zijn en dat je ook interesse hebt in de persoon.

Maak afspraken rond de communicatiekanalen

Bespreek ook op voorhand met je team hoe je omgaat met de verschillende communicatiekanalen zoals videocalls, mails, chats, direct messages en zo voort. Een videocall is geschikt om dingen grondig door te praten. Een chat of direct message leent zich dan weer beter om korte vragen te stellen. Welke afspraken je maakt, is helemaal aan jou en je team, maar eens ze er zijn, respecteer ze dan.

Creëer mogelijkheden tot sociale interactie

Remote werken heeft vele voordelen, maar er zijn ook nadelen natuurlijk. Zo bestaat het gevaar dat medewerkers zich eenzaam gaan voelen of dat er weinig of geen teamspirit is. Dit kan je tegengaan door ervoor te zorgen dat er voldoende sociale interactie is met collega’s. Idealiter gaat het om een mix van formele en informele momenten. Plan dus periodiek een team-meeting waar je iedereen bijpraat over de evolutie binnen het bedrijf en waar elk teamlid de kans krijgt te vertellen waar hij mee bezig is. Zo weet meteen heel het team wat er reilt en zeilt en wat de status van de lopende projecten is.

Net zo belangrijk voor de sociale cohesie zijn de kleine informele momentjes. Waarom zou je bijvoorbeeld niet een aantal keer per week de mogelijkheid bieden om samen een virtuele koffie te drinken? Wie zin en tijd heeft, klikt op het linkje. Ook leuke teamevents zijn perfect mogelijk vanop afstand. Wat dacht je van een quiz bijvoorbeeld of een virtuele borrel op vrijdagmiddag?

Heb respect voor de werk/privé-balans

Voor remote werkers vervaagt vaak de grens tussen werk- en privétijd. Dit is een belangrijke oorzaak van burn-out bij afstandswerkers. Het werken binnen verschillende tijdzones maakt het soms nog complexer.

Het is erg belangrijk dat je hiervoor aandacht hebt als manager en dat je met iedereen duidelijke afspraken maakt rond de verwachtingen inzake beschikbaarheid en reactietijd. Zorg dat je voldoende mogelijkheden geeft aan je mensen om te deconnecteren en 100% bezig te zijn met hun gezin en vrijetijdsbestedingen.

Hou rekening met cultuur- en godsdienstverschillen

Heb je een internationaal team, dan is de kans groot dat je medewerkers verschillende culturele achtergronden hebben of een ander geloof. Hou hier rekening mee. Je wenst geen prettige kerst aan iemand van het joodse geloof en je vraagt niet wat het favoriete varkensvlees is aan een moslim. Deze voorbeelden zijn een beetje extreem maar je begrijpt wat ik bedoel. Je medewerkers zullen het appreciëren dat je rekening houdt met hun achtergrond. Het is opnieuw een uitstekende manier om te tonen dat je ze niet ziet als nummers maar als mensen. Geef hen ook de vrijheid om hun eigen feestdagen en tradities te vieren, ook al vallen deze niet samen met de officiële momenten.

Onthoud dat het aansturen van een op afstand werkend team constante aanpassing en flexibiliteit vereist. Door deze tips toe te passen, kun je de betrokkenheid, productiviteit en tevredenheid van je team vergroten, ongeacht waar ze zich bevinden.